Contrôle des coûts de l’entreprise
Qu’est-ce que la carte affaires ?
À chaque fois que vos collaborateurs doivent payer une dépense professionnelle dans le cadre d'un voyage d'affaires, cela engage un processus administratif qui peut être chronophage et coûteux en matière de traitement des frais. En effet, il faut vérifier la conformité de la dépense, la faire valider en interne, procéder à son enregistrement, puis à son remboursement et à son archivage. Autant d'étapes qui pourraient être évitées avec une carte d'affaires. Mais est-ce une solution si pratique qu'elle en a l'air ? On vous explique.
- Carte d'affaires : définition
- Les avantages de la carte d'affaires
- Les inconvénients de la carte d'affaires
- Carte d'affaires et note de frais : comment s'y retrouver ?
Carte affaires : définition
Que l'on parle de carte affaires, de carte bancaire d'affaires, de carte corporate ou de carte entreprise, le principe est toujours le même. C'est un moyen de paiement mis à disposition de certains salariés qui permet de procéder au règlement facilité de leurs frais professionnels. Les commerciaux de l’entreprise n’auront aucun mal à maîtriser la gestion de leurs notes de frais avec l’aide d’un tel dispositif. La carte est alors rattachée au compte bancaire de l'entreprise et évite à son détenteur de devoir effectuer des avances personnelles.
En général, la carte affaires est gérée par le service financier, le comptable ou la DAF (direction administrative et financière) de la pme. Chaque entreprise dispose d'un référent unique qui négocie avec son institution bancaire le nombre de cartes en circulation, les contrats afférents, les limitations éventuelles, les règles et autres modalités liées à leur utilisation, etc.
Les avantages de la carte affaires
Spontanément, les dirigeants des entreprises sont souvent un peu réticentes à mettre en circulation des cartes affaires auprès de certains de leurs collaborateurs. Pourtant, les avantages sont bien réels.
Réduire ou supprimer les notes de frais
Parce qu'une seule note de frais mobilise plusieurs acteurs au sein de l’entreprise, sa gestion est coûteuse en temps, en énergie, en ressources et en budget. Avec une carte affaires, les salariés réalisent en toute autonomie leurs dépenses professionnelles, et n’ont alors pas besoin de demander de remboursement à partir du moment où la dépense est validée.
Mettre fin aux avances de frais professionnels
Lorsqu'un déplacement professionnel engendre des dépenses conséquentes, l'employeur peut accorder une avance pour limiter l'impact sur les finances personnelles des salariés. Pour cela, il faut estimer le montant du déplacement, vérifier les reçus et factures, ajuster les dépenses après le retour, et procéder à un nouveau remboursement ou à une demande de rétrocession du trop-perçu. La carte affaires évite ces tâches administratives pour plus d'agilité et d'efficacité.
Payer en ligne et à l'étranger
Grâce à la carte affaires, vos collaborateurs peuvent effectuer des paiements sur internet pour réserver leurs logements ou titres de transport par exemple. Pas besoin de mobiliser le service comptable ou un manager pour payer un déplacement.
Grâce à la carte affaires, vos collaborateurs peuvent effectuer des paiements sur internet pour réserver leurs hôtels ou titres de transport par exemple. Pas besoin de mobiliser le service comptable ou un manager pour payer un déplacement.Il est tout à fait possible de régler les entreprises TMC avec ce type de carte.
Faciliter les contrôles
Les cartes affaires sont directement reliées au compte bancaire de la pme qui peut suivre et contrôler, en temps réel, les dépenses effectuées par ses collaborateurs. Une sécurité supplémentaire pour surveiller l'usage qui en est fait.
Payer les dépenses récurrentes
Tous vos services utilisent des logiciels métiers dont le fonctionnement en SaaS impose des abonnements mensuels ou annuels avec des paiements récurrents. Une carte bancaire affaires permet de faciliter ces transactions avec vos fournisseurs.
Garder le contrôle
La direction responsable de la gestion des cartes affaires peut modifier le plafond de chaque carte de paiement et auditer les dépenses par personne, service ou besoin. Elle dispose ainsi de toutes les données facilitant l'analyse, le contrôle et la création de tableaux de bord.
Profiter de services tiers
Les banques octroient certains avantages avec la possession de cartes affaires. Ces avantages peuvent toucher le domaine des assurances. C'est notamment le cas des assurances supplémentaires pour les voitures de location, les vols annulés ou les bagages perdus. Les assurances demeurent essentielles dans l’activité d’une entreprise. Ces prestations peuvent aussi comprendre une solution d'assistance, ou des points de fidélité qui se cumulent et qui peuvent se monétiser.
Les inconvénients de la carte affaires
Aussi simple et facile d'usage qu'est la carte affaires, elle n'est toutefois pas une solution magique. Avant de se lancer, il est toujours bon de connaître aussi les inconvénients potentiels d'une telle solution.
Un formalisme toujours présent
Même lorsque le salarié utilise une carte affaires, il doit tout de même garder le reçu et justifier le bien-fondé de la dépense. Si votre organisation dispose d'un outil de gestion des frais professionnels, ce n'est pas un problème en soi, car il est possible de faciliter ce travail avec une application mobile. Si vous n'en avez pas, en revanche, il faut être particulièrement rigoureux sur la gestion des justificatifs et des dépenses.
Un cauchemar pour les services mal organisés
Si aucun processus n'est en place, les équipes de la DAF doivent pointer les dépenses et courir après les factures et justificatifs des équipes opérationnelles. Une perte de temps considérable qui nuit à l'efficacité de votre entreprise.
Des risques de fraude
Qui dit moyen de paiement, dit aussi risques de fraude. Un salarié peut ainsi faire passer des dépenses personnelles sur la carte affaires ou se faire pirater sa carte dans le cadre d'un achat en ligne. D'où la nécessité de passer du temps à former et accompagner vos équipes, et de mettre à jour votre politique interne.
Des frais bancaires qui peuvent se cumuler
Chaque carte affaires doit être achetée et l'entreprise doit payer sa banque pour l'émission et le renouvellement des cartes. Il faut donc s'assurer d'avoir un volume minimum de transactions pour ne pas équiper de cartes des salariés qui en auraient un usage limité.
Une gestion complexe des cartes
En cas de départ d’un salarié ou de l’arrivée d’un autre, il est essentiel d'avoir un paramétrage très clair afin de faire tous les suivis nécessaires.
Quelles sont les différences entre carte affaires et carte entreprise
Qu'il s'agisse de cartes entreprise ou de cartes affaires, elles abordent toutes deux la question des dépenses professionnelles engagées par les employés lors de leurs missions. En fournissant ces moyens de paiement à leurs salariés, les entreprises visent à simplifier et sécuriser l'ensemble du processus de gestion des notes de frais.
Ces cartes bancaires se distinguent principalement par la source des fonds qui les approvisionnent.
La carte affaires, généralement prise en charge par l'entreprise, prélève les fonds sur le compte du salarié. Ce dernier doit alors soumettre des notes de frais. Tout comme les indemnités kilométriques, celles-ci doivent suivre un processus de validation et de remboursement. Cette carte permet de faciliter la gestion de la comptabilité en distinguant les moyens de paiement pour les dépenses personnelles et professionnelles.
La carte entreprise, quant à elle, prélève directement les fonds sur le compte bancaire de l'entreprise. Ainsi, que ce soit en débit immédiat ou en débit différé, l'entreprise prend en charge ses propres dépenses. Cela n'affecte pas la trésorerie des employés en déplacement et simplifie la gestion quotidienne. Néanmoins, le salarié doit toujours fournir des justificatifs et des reçus pour valider les dépenses.
La carte affaires facilite également le suivi des dépenses professionnelles et permet une meilleure gestion des notes de frais. Elle offre également des services supplémentaires, tels que l'assurance voyage ou l'accès à des salons d'aéroport, qui peuvent ne pas être inclus dans une carte entreprise standard.
Comment la carte affaires fonctionne-t-elle ?
La carte affaires fonctionne de la même manière qu'une carte bancaire classique, permettant aux salariés d'effectuer des achats en ligne, en magasin ou à l'étranger, mais aussi de payer un prestataire. Toutefois, les transactions effectuées avec cette carte sont directement liées à un compte bancaire particulier, ce qui simplifie grandement la gestion des dépenses et des notes de frais.
Voici quelques éléments clés du fonctionnement d'une carte affaires :
- Attribution de la carte : l'entreprise fournit la carte affaires au salarié concerné, en lui attribuant une limite de dépenses mensuelles ou ponctuelles.
- Utilisation de la carte : le salarié utilise la carte pour régler ses dépenses professionnelles, telles que les repas, l'hébergement, les transports et les fournitures de bureau.
- Suivi des dépenses : les transactions effectuées avec la carte affaires sont enregistrées et catégorisées automatiquement, facilitant ainsi le suivi et le contrôle des dépenses.
- Remboursement : les dépenses engagées avec la carte affaires sont directement imputées au compte du salarié.
- Contrôle et accord : la direction administrative et financière peut facilement vérifier et valider les dépenses effectuées avec la carte affaires, grâce à une gamme d’outils de reporting et de gestion des dépenses.
Comment compléter les cartes affaires ou professionnelles ?
Ces cartes sont un excellent outil pour gérer les dépenses professionnelles, mais elle peut être complétée par d'autres solutions pour optimiser la gestion des frais et simplifier les processus administratifs :
- Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais : un logiciel dédié peut faciliter le suivi et le contrôle des dépenses, en automatisant certaines tâches, telles que la saisie des données, la catégorisation des dépenses et l’approbation des notes de frais.
- Mettre en place une politique de dépenses claire : une politique de dépenses bien définie permettra aux salariés de comprendre ce qui est autorisé et ce qui ne l'est pas en termes de dépenses professionnelles. Cette politique doit inclure des directives sur les types de dépenses acceptables, les limites de remboursement et les procédures de soumission et d'approbation des notes de frais.
- Former vos utilisateurs : assurez-vous que les collaborateurs comprennent comment utiliser leur carte de manière appropriée et responsable. Expliquez-leur les règles de la politique de dépenses de l'entreprise et les procédures à suivre pour soumettre leurs notes de frais, le cas échéant.
- Intégrer la carte avec d'autres outils de gestion : vous pouvez intégrer vos cartes avec d'autres logiciels de gestion utilisés par l'entreprise, tels que les systèmes de comptabilité, de gestion des ressources humaines ou de gestion des voyages. Cette intégration facilitera le suivi, l'analyse et le contrôle des dépenses professionnelles.
- Effectuer des audits réguliers : pour garantir la conformité aux règles de l'entreprise et aux régulations fiscales, effectuez des audits réguliers des dépenses effectuées avec les cartes. Cela permettra d'identifier et de corriger d'éventuelles erreurs, abus ou fraudes.
- Évaluer et ajuster les limites de dépenses : surveillez régulièrement l'utilisation des cartes et ajustez les limites de dépenses en fonction des besoins et des performances de l'entreprise. Cela permettra de mieux contrôler les coûts et d'éviter les abus.
En intégrant les cartes affaires et professionnelles dans la catégorie des moyens physiques de gestion, avec d'autres outils et pratiques dans le domaine, les entreprises peuvent optimiser la gestion des dépenses professionnelles, réduire les coûts et simplifier les processus administratifs. Ceci permettra non seulement de gagner du temps et de l'argent, peu importe l’évolution des besoins, mais aussi d'améliorer la satisfaction et la productivité des employés. Les budgets de l’entreprise seront également mieux contrôlés.
Carte affaires et note de frais : comment s'y retrouver ?
Une dépense professionnelle, quelle que soit la manière dont elle est payée, doit toujours être justifiée, justifiable et validée. Pour structurer votre approche, il est essentiel de mettre à jour votre politique interne pour savoir ce qui peut être payé avec la carte affaires et ce qui est interdit. Il est parfois impossible d'équiper tous les salariés en déplacements avec une carte d'affaires. Il est donc important d'avoir un processus clair pour la gestion des notes de frais. Cela inclut notamment les paiements, l’agrément et la ventilation comptable des achats afin de tenir une comptabilité à jour et vérifier la conformité des paiements avec la politique interne pour éviter les abus.
La carte affaires est un outil d’une grande importance, destiné aux directions et aux grands voyageurs. Elle est notamment très utile pour les grands déplacements, les dépenses conséquentes, et les voyages d'affaires à l'international, mais ne compensera pas l'absence d'outil de gestion des frais professionnels. En effet, si vous gérez les notes de frais de vos équipes sur Excel, la carte d'affaires ne fera qu'ajouter une couche de complexité supplémentaire !
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