Contrôle des coûts de l’entreprise
Quels sont les postes d’entreprise les plus coûteux ?
En matière de gestion d'entreprise, la question des finances est toujours cruciale. Tous les DAF responsables doivent trouver le fragile équilibre entre dépenses et recettes pour pérenniser l'activité de leur organisation. Pour cela, il est important de cartographier l'ensemble de ses dépenses afin d'y trouver des leviers potentiels d'amélioration. La réduction des coûts reste d'ailleurs l’un des principaux leviers de rentabilité, en particulier lorsque le futur est incertain. Mais avant cela, il faut pouvoir identifier les postes les plus coûteux afin d'y faire face avec la stratégie adaptée.
Les principaux postes de charges de l'entreprise
Les charges d'exploitation
Ce sont toutes les dépenses qui sont liées à l'activité et à la vie de l'entreprise. C'est souvent le poste de charge le plus important, car il intègre toutes les dépenses majeures comme les achats de matières premières, de marchandises et de prestations de service qui sont nécessaires à l'activité de l'entreprise. Dans ce domaine, l’investissement dans les nouvelles technologies et dispositifs peut-être un levier majeur pour améliorer la productivité et répondre aux enjeux de la crise.
Dans les charges d'exploitation sont aussi intégrés les salaires versés, les impôts et taxes et les provisions pour dépréciation, entre autres exemples.
D'un point de vue comptable, les charges d'exploitation sont réparties dans les comptes de classe 60 à 65 (et 681 pour les dotations aux amortissements et provisions d'exploitation).
Les charges financières
Ce sont les dépenses qui sont liées aux coûts rendus nécessaires pour financer son activité. C'est, par exemple, le cas des remboursements d’emprunt, du paiement des intérêts, des dettes bancaires, mais aussi des pertes de change lorsqu'une entreprise travaille avec des devises étrangères à l'international. Pour les PME, la gestion de ces charges représente un enjeu majeur, car elle nécessite des systèmes de suivi et de contrôle adaptés aux spécificités de leur domaine d’activité.
Les charges financières se structurent dans le plan comptable au niveau des comptes de classe 66 et 686.
Les charges exceptionnelles
Ce sont des dépenses qui ne sont pas associées avec l'activité normale d'exploitation de l'entreprise. Dans différents domaines, l’employeur peut être confronté à des situations où des coûts exceptionnels émergent soudainement, nécessitant une gestion prudente et réactive. Ce sont, par exemple, des frais engagés dans le cadre d'un remplacement imprévu d'un actif lié à la production de l'entreprise, des frais exceptionnels liés à un licenciement, ou encore des créances irrécouvrables et des rappels d'impôts.
Ce sont des coûts qui figurent dans les comptes de classe 67 et 687.
Les charges liées au bénéfice
Lorsqu'une entreprise dégage un revenu, elle doit intégrer des charges supplémentaires liées aux impôts sur les bénéfices et à la participation des salariés. Cette catégorie se retrouve dans les comptes de classe 69. Y figurent l'impôt sur les sociétés, les charges liées à la participation des salariés aux résultats de l’entreprise, et d’autres comptes de charges divers (intégration fiscale,report en arrière des déficits, suppléments d’impôt sur les sociétés liés aux distributions, etc.).
Comment garder ses dépenses sous contrôle
Une fois les dépenses identifiées, c'est de la responsabilité de l'entreprise de pouvoir les garder sous contrôle. Pour cela, il existe trois grandes stratégies possibles.
Rationaliser vos achats
Pour optimiser vos achats, il vous faut déjà avoir toutes les données utiles : qui sont vos fournisseurs ? Comment sont répartis vos achats ? Quelles sont les dépenses effectuées par service, business-unit ou salarié ? Comment sont catégorisés vos achats ?
Ces questions sont importantes, car elles vous permettront de construire un tableau de bord global afin de rationaliser vos achats. Cela passe par une mise en concurrence plus structurée des fournisseurs, une redéfinition des besoins, la recherche de nouvelles sources d’approvisionnement, ou encore la digitalisation de votre organisation pour travailler plus efficacement.
L’adoption des bonnes pratiques d’une stratégie d’achat est essentielle pour maximiser l’efficacité et la rentabilité. Renforcer la relation avec les acteurs clés, investir dans l’innovation et se concentrer sur l’évolution du marché sont des éléments cruciaux pour maintenir la compétitivité. Cela inclut l’analyse approfondie des coûts et la négociation des contrats sur le long terme. L’évaluation régulière des performances des fournisseurs est également cruciale pour s’assurer de leur alignement avec les objectifs de l’entreprise.
Automatiser vos processus internes pour limiter les frais
Le e-procurement est à la fois un outil et une méthode pour dématérialiser les transactions commerciales et optimiser le processus achat. Un système d'e-procurement peut donc changer la vie des acheteurs en digitalisant leur travail et en apportant souplesse, agilité et visibilité financière. Avec un système en ligne qui facilite l'automatisation de vos processus, vous pouvez accéder à la liste des fournisseurs autorisés par l'entreprise, sélectionner les services et effectuer une demande en ligne, puis valider et envoyer une commande en intégrant le circuit d'approbation comme prévu dans la politique interne.
Repenser vos voyages d’affaires et déplacements professionnels
Rendez-vous avec des clients, rencontres avec des fournisseurs, participations à des salons et événements… les motifs de déplacements sont nombreux pour les salariés des différentes organisations. Or, à chaque déplacement, en plus des coûts liés aux voyages, s'ajoutent les frais de gestion et le temps lié aux traitements des notes de frais. Les enjeux du business travel dépassent donc les simples considérations financières. Ils englobent également les impacts sur la durabilité, l’efficacité opérationnelle et le bien-être des employés. Dans ce contexte, l’innovation dans les processus et les évolutions technologiques jouent un rôle crucial. Pour gérer vos dépenses plus efficacement, la digitalisation de vos notes de frais et de votre processus de réservation, de validation et de remboursement facilitera la vie de vos salariés tout en leur faisant gagner beaucoup de temps. Cette approche est particulièrement pertinente dans divers secteurs et s’adapte aux spécificités de chaque métier. Pour votre DAF, c'est aussi un moyen efficace d'avoir à sa disposition des tableaux de bord et des données en temps réel. Cela permet de mieux gérer les flux de trésorerie et de prendre les bonnes décisions au bon moment, en collaboration avec les autres acteurs de l’entreprise.
Pour optimiser les finances de son organisation, il ne faut pas uniquement chercher à supprimer des dépenses. Il faut aussi regarder du côté des dépenses cachées. La transformation digitale change la manière de travailler. Une tâche qui prenait auparavant des heures à faire à la main peut être totalement ou partiellement automatisée par un logiciel. Disposer des bons outils aux bons endroits permet ainsi d'être beaucoup plus efficace, et au final, d'économiser beaucoup d'argent.
