Quel journal pour les notes de frais ?

Dans toutes les entreprises, l'écriture et la saisie des opérations comptables passent par un document appelé « journal ». Ce dernier comporte tous les mouvements de trésorerie qui doivent être détaillés et inscrits jour après jour par ordre chronologique. Or, si certaines TPE peuvent se contenter d'un seul journal, on devrait en réalité plutôt parler des journaux comptables. En effet, chacun d'entre eux est adapté à une situation en particulier et la gestion des notes de frais n'y fait pas exception. Explications.

Quel journal utilisé pour sa comptabilité ?

Les entreprises doivent produire leur comptabilité sur un exercice en particulier. Cette période peut débuter à tout moment, tout au long de l'année, et elle regroupe l'ensemble des mouvements financiers liés à l'activité de l'entreprise. Ceci inclut les indemnités kilométriques et les fournitures administratives. Selon l'organisation de celle-ci, il existe plusieurs types de journaux comptables, chacun adapté pour suivre précisément les écritures comptables liées à différents postes comme les fournisseurs, les dirigeants ou les gérants minoritaires. Dans ce contexte, il est également important de considérer la responsabilité de l’employeur en cas d’accident lors d’un voyage professionnel. La gestion adéquate des notes de frais liées à ces déplacements doit inclure les mesures de sécurité et les assurances correspondantes. Cela assure la protection des collaborateurs et la conformité réglementaire lors de ces missions professionnelles. Le remboursement forfaitaire des frais de déplacement, basé sur des barèmes prédéfinis, est souvent traité dans le journal des opérations diverses ou dans celui des charges périodiques en fonction des pratiques de l’expert comptable de l’entreprise. Si ces derniers peuvent être nombreux dans les grands groupes internationaux à l'organisation complexe et parfois avec de multiples filiales, en France et à l'étranger, la plupart des entreprises comptent généralement une dizaine de journaux comptables. Ces derniers sont directement intégrés et créés par le logiciel utilisé par le service comptable selon la nature des opérations.

Quelle que soit sa finalité, chaque journal doit au moins contenir les informations suivantes pour chaque opération :

• La date de la transaction.
• L’intitulé et le numéro des comptes.
• Le type de mouvement (crédit ou débit).
• Le montant de la transaction.
• Le libellé de la transaction (nature ou sujet).

Les opérations des journaux comptables auxiliaires comme celui des achats, des ventes, de la banque ou de la caisse sont ensuite consolidées au sein d'un journal central. Il peut y avoir autant de journaux auxiliaires que nécessaire. Quelques exemples :

• Le journal des achats.
• Le journal des frais généraux.
• Le journal de vente.
• Le journal de banque .
• Le journal de caisse.
• Le journal des abonnements.
• Le journal des charges périodiques.
• Le journal des charges sociales.
• Le journal de déclaration de TVA.
• Le journal des opérations diverses.
• Le journal des salaires et charges.

Tous ces journaux ne sont, bien sûr, pas obligatoires et vous êtes libre de créer ceux qui sont pertinents pour votre activité. Les TPE et certaines PME ont tendance à simplifier leur comptabilité au maximum. C'est ainsi que les écritures de la déclaration de TVA et celles liées aux rémunérations de salariés sont inscrites dans le journal des opérations diverses.

Comment intégrer ses notes de frais dans son journal ?

La présence de plusieurs journaux comptables s'explique par la volonté de catégoriser et de faire ressortir certaines données à des fins d'analyse, notamment liées à l’activité professionnelle. C'est particulièrement le cas pour les notes de frais associées aux déplacements professionnels, où il est également crucial de définir clairement les justificatifs que ses collaborateurs doivent fournir. Il n'existe pas une manière unique d'intégrer ses notes de frais dans un journal en particulier. Toutefois, la plupart des mouvements passent soit comme une facture fournisseur, soit par le journal des opérations diverses. Parfois, cela se fait en contrepartie d’opérations spécifiques liées aux entrepreneurs et aux réceptions.

Pour enregistrer efficacement ses notes de frais en comptabilité, il est essentiel de choisir le registre le plus adapté à la nature de chaque dépense. Cette démarche garantit que chaque note de frais, y compris les remboursements forfaitaires ou les coûts liés à des fournitures, est correctement catégorisée et traitée dans les processus comptables. Cela est crucial pour répondre aux exigences de l’URSSAF et simplifier la comptabilisation des analyses financières et la préparation des états financiers.

Si l'intégration des notes de frais est un mécanisme qui est bien connu et maîtrisé par les logiciels comptables, la manière dont celles-ci sont traitées peut considérablement ralentir les processus internes liés aux transactions (soumission, validation, paiement, demande de remboursement, approbation, traitement et exécution). Il n'est pas rare de voir encore des services comptables travailler à la main sur des formulaires au format papier afin d'intégrer les écritures dans un logiciel spécifique.

C'est la raison pour laquelle la digitalisation de vos notes de frais constitue un gain de temps, d'argent et d'énergie considérable. Vous pouvez d'ailleurs calculer le retour sur investissement et l'argent économisé grâce à notre simulateur.

Selon la solution de frais professionnels retenus, il est important que celle-ci puisse bien s'interfacer avec votre logiciel comptable. Cela permet, par exemple, d'automatiser la communication entre l'outil de notes de frais et votre comptabilité. L'application peut intégrer dans le journal approprié les bonnes transactions, avec des interventions humaines minimales. Cela assure une précision accrue dans le suivi des coûts engendrés par l’activité professionnelle de l’employeur. En complément de la gestion comptable des notes de frais, il est également crucial de connaître les droits et obligations associées aux déplacements professionnels. Protéger ses collaborateurs en déplacement est une responsabilité essentielle de l’employeur. Lors de leurs déplacements professionnels, ce dernier doit assurer leur sécurité et bien-être hors du bureau. Une bonne pratique pour s'assurer de la conformité de vos notes de frais et de votre journal comptable est aussi de fournir clairement les directives et attentes à travers l’émission d’un ordre de mission. Ce document spécifie les détails du déplacement professionnel, incluant les destinations autorisées, la durée du voyage et les dépenses couvertes, telles que les tickets de transport et d’hébergement.

Si une gestion rigoureuse des journaux comptables est essentielle, en particulier pour les notes de frais qui peuvent être très nombreuses, cette même rigueur doit également transparaître dans la gestion des frais professionnels.

En effet, au-delà de la conformité avec l'administration fiscale, il est important que ce travail puisse être un levier d'optimisation et non un coût technique et organisationnel. De la gestion du flux de validation à la réservation en ligne, en passant par l'archivage numérique sécurisé dans le cloud et l'intégration dans le registre approprié, la digitalisation des notes de frais est un vrai bond en avant pour les organisations n'ayant pas encore passé le cap.

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