Frais de déplacement
Notes de frais : quelles sont les limites ?
Contrôler ses dépenses, c'est la priorité de tous les directeurs administratifs et financiers. C'est la raison pour laquelle la gestion des achats constitue un domaine dans lequel il est important de renforcer les contrôles et de maîtriser les processus internes. La gestion des notes de frais n'y fait donc pas exception. Imposer des limites aux notes de frais permet d'apporter de la clarté dans les dépenses acceptables, de mettre à jour sa politique de voyage interne, et surtout de s'assurer d'être en conformité avec la réglementation en vigueur.
Que peut-on passer en notes de frais ?
Toutes les dépenses qui font l'objet d'une note de frais doivent être engagées en lien avec les besoins de l'employeur. Ce dernier doit d'ailleurs valider dans sa politique de note de frais ce qui est acceptable ou non, à la fois en termes de dépenses et de montant. La validation des dépenses englobe les modalités de remboursement, qu’elles soient calculées selon un barème précis ou sur une base forfaitaire pour s’assurer qu’elles servent l’intérêt de l’entreprise. Il est essentiel de comprendre ce qu’il est possible de faire passer en note de frais afin de garantir la conformité avec les politiques internes et les réglementations fiscales.
En plus de comprendre les dépenses admissibles, il est important pour les employés et l’employeur de savoir combien de temps conserver un reçu de notes de frais. Les modalités de conservation appropriée des justificatifs sont essentielles pour justifier les dépenses lors des vérifications internes ou fiscales. Cette pratique assure que toutes les parties respectent les directives légales et fiscales en matière de documentation des dépenses professionnelles.
Les dépenses les plus courantes sont les frais de transport (voiture, avion, train, bateau, transports en commun, etc.) incluant le kilométrage avec une déduction forfaitaire ou un remboursement forfaitaire, les dépenses d'hébergement (hôtels, appart'hôtel, location de courte durée de type AirBnB), et les frais de bouches. Dans certains cas, on peut y ajouter les dépenses liées à des événements particuliers comme l'accès à une conférence professionnelle, certaines communications, invitation à des événements ou frais liés à une mission spécifique (fourniture de bureau, logiciels , etc.).
Pour qu'une note de frais soit acceptable par l'entreprise et par l'URSSAF, elle doit avoir une raison professionnelle claire et sans ambiguïté, et ne pas constituer un montant déraisonnable. Les coûts doivent être justifiés et peuvent bénéficier d’une exonération fiscale sous certaines conditions. Il vaut donc mieux éviter les hôtels de luxe et les repas gastronomiques pour des dépenses fréquentes.
Quelles sont les limites des dépenses professionnelles ?
Il existe deux grands types de remboursement possible pour les frais professionnels : le forfait et les frais réels.
Les notes de frais au forfait
Lorsque le salarié est fréquemment en déplacement, il peut être plus avantageux et plus facile de lui confier un budget qui couvre les dépenses à engager. Pour l'entreprise comme pour le salarié, c'est une solution simple : aucun justificatif n'est requis et aucune procédure interne n'est nécessaire pour se faire rembourser.
Ce que fait le collaborateur de ce forfait reste à sa discrétion. Puisqu'il n'a pas à justifier ses dépenses, il pourrait, par exemple, puiser dans sa trésorerie personnelle pour un repas au restaurant d'une gamme supérieure. Puisque les dépenses au-delà de ce forfait ne peuvent pas faire l'objet d'un remboursement, c'est une certaine forme de liberté pour le collaborateur.
En outre, il est important de prévoir et de gérer les imprévus lors des déplacements de ses collaborateurs en voyage d’affaires. La politique de notes de frais doit inclure des directives claires pour gérer les dépenses imprévues, y compris celles relatives au trajet et à d’autres aspects des déplacements professionnels. Cela assure que les collaborateurs sont bien informés sur la manière de procéder en cas de situations inattendues.
Le montant de ce forfait est déterminé par les autorités compétentes. Toutes les dépenses soumises à remboursement qui excèdent les seuils définis par l'administration sont soumises à des charges supplémentaires. Ces plafonds sont mis à jour régulièrement et voici les derniers en date (mise à jour du 1er janvier 2020). À noter qu'il existe également d'autres plafonds selon certains cas particuliers (travail de nuit, travail sur des sites distants, déplacement en outre-mer, etc.).
- Frais de bouche pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant : 19 €.
- Logement et petit-déjeuner pour les départements de Paris (75), des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94) : 68,10 €.
- Logement et petit-déjeuner pour tous les autres départements : 50,50 €.
La limite de remboursement est librement choisie par l'entreprise, et rien ne l'oblige à appliquer strictement les plafonds définis par les normes fiscales. Toutefois, le montant excédentaire sera soumis à ces charges supplémentaires. Si une entreprise impose un plafond de 150 € par nuit d'hôtel à Paris, par exemple, 81,90 € seront alors taxables.
Les frais réels
Avec ce modèle, chaque dépense effectuée à titre professionnel est remboursée par l’entreprise, y compris les notes de frais d’hôtel. Ce remboursement des frais professionnels peut prendre la forme d’une allocation forfaitaire ou être basé sur le barème des dépenses réelles en fonction de la politique de l’entreprise. C'est un système qui nécessite une grande organisation et beaucoup de travail si votre organisation n'est pas équipée d'un outil de gestion de frais professionnels.
Il est crucial pour les employés de connaître les délais de remboursement des notes de frais, qui doivent être clairement définis par la politique de la société. Cette dernière peut inclure des modalités spécifiques pour le traitement des allocations forfaitaires, notamment la validation des tickets de trajet et d’autres dépenses selon un barème prédéfini.
Les frais réels sont exemptés de charges supplémentaires, tant que la dépense est réalisée pour un motif professionnel, avec un montant raisonnable et si un justificatif en bonne et due forme est émis. Sans justificatif ou avec un mauvais justificatif (reçu de carte bancaire, devis ou email), la dépense pourrait ne pas être remboursée.
Avec les frais réels, l'employeur décide lui-même d'un plafond selon les catégories de dépenses. S'il fixe un montant de 150 € par nuit d'hôtel et que le salarié en dépense 175, le solde sera à la charge du salarié. Il est essentiel d’intégrer les spécificités des indemnités de grand déplacement BTP dans la politique de notes de frais, notamment en adoptant un barème forfaitaire pour les trajets. Ce processus garantit que les employés concernés sont correctement indemnisés selon les standards du secteur. Ce montant doit toutefois être justifiable et rester dans les limites du raisonnable pour éviter la requalification de la dépense en avantage en nature soumis aux cotisations sociales. Il est essentiel de clarifier les conditions qui peuvent rendre une dépense, particulièrement liée aux déplacements professionnels, considérée comme des avantages en nature. Cette démarche garantit la conformité fiscale et évite les surprises lors des audits, qu’ils soient internes ou externes.
Définir des limites dans la gestion des notes de frais est important pour une entreprise, car cela donne un cadre et une structure. Les salariés en déplacement savent à quoi s'attendre et le DAF évite les mauvaises surprises. Avec une plateforme dédiée, il est même possible de fixer ces limites au moment de créer les notes de frais. Le système calcule alors automatiquement, selon les dépenses, les limites applicables et les éventuelles dépenses qui ne seront pas remboursées en cas de dépassements.
