Frais de déplacement
Notes de frais : les limites de remboursement
Au sein des entreprises, la gestion des notes de frais peut parfois tourner au casse-tête si les choses ne sont pas suffisamment cadrées. C'est justement le rôle de la politique interne qui clarifie et explique les modalités de remboursement des notes de frais. Parmi ces règles, le fait d'imposer une limite de remboursement est important car cela permet de réduire les risques de fraude, de mieux contrôler ses dépenses et d'être en conformité avec les règles de l'administration fiscale. Voyons ensemble comment faire.
Dans quelle situation imposer des limites de remboursement ?
À moins d'avoir une petite entreprise où la confiance est claire et les règles comprises et appliquées, intégrer des limites de remboursement dans une politique de voyage permet de clarifier les processus liés aux déplacements pour éviter tout dérapage. L’utilisation d’allocations forfaitaires peut simplifier la gestion de la mobilité professionnelle. Cela offre un remboursement forfaitaire qui correspond aux besoins réels des collaborateurs tout en restant dans l’intérêt de l’entreprise.
Pour réduire les risques de fraudes
Imposer une limite de remboursement permet de conserver des pratiques raisonnables en matière de dépenses. Cela évite les dépenses somptuaires, comme les hôtels 5 étoiles ou les grands restaurants gastronomiques. C'est aussi un moyen de resserrer les contrôles internes pour éviter les fraudes liées aux dépenses inutiles. En cas de contrôle, chaque note de frais doit être justifiée et si la quantité de repas, de nuitées, ou les montants dépensés sont en déconnexion avec le motif ou la mission, l'administration fiscale peut requalifier la dépense en avantage en nature. Cette approche contribue également à l’exonération de certaines dépenses. Ces dernières doivent être clairement définies comme des allocations forfaitaires pour des besoins spécifiques, tels que les tickets ou une invitation à des événements professionnels.
Ne pas imposer de limites aux dépenses, c'est laisser le champ libre aux petites magouilles des fraudeurs et aux arrangements entre amis.
Pour mieux contrôler ses dépenses
Fixer un plafond permet aussi d'éviter les mauvaises surprises au moment de la demande de remboursement. Sans limite, l'organisation est dans l'incapacité d'estimer les montants liés aux frais de déplacement. Le montant maximal permet donc de mieux gérer sa trésorerie, et d'anticiper les flux financiers à venir selon le nombre de personnes en déplacement. Il est crucial de sensibiliser les collaborateurs aux conséquences de leurs erreurs sur les notes de frais. Des erreurs peuvent non seulement retarder le processus de remboursement, mais aussi entraîner des non-conformités avec les politiques internes et les directives fiscales. Cette approche facilite également la validation des frais par l’employeur, assurant que toutes les dépenses sont documentées conformément aux politiques de l’entreprise. En parallèle, il est important d’aborder les déplacements professionnels sous l’angle de l’impact écologique. Les entreprises sont encouragées à privilégier les moyens de transports moins polluants pour réduire leur empreinte carbone, alignant ainsi les pratiques de remboursement avec les objectifs de développement durable. Cette orientation vers une mobilité durable renforce l’engagement des entreprises en faveur d’une réduction des impacts environnementaux liés aux déplacements professionnels.
Pour être en conformité avec l'URSSAF
Il existe deux manières de se faire rembourser les dépenses des voyages professionnels : au frais réel ou au forfait.
Avec les frais réels, l'entreprise rembourse le montant dépensé par le salarié au centime près. Mais cette dépense doit être conforme à la politique interne et à la limite de remboursement imposée par l'entreprise. Tant que ces dépenses sont justifiées par la mission professionnelle et restent raisonnables, elles seront exonérées de charges sociales. Toutefois, elles nécessitent de préparer des demandes de remboursement qui peuvent être chronophages et fastidieuses sans logiciel adapté. Il est également conseillé de faire apparaître les notes de frais de ses collaborateurs sur leur bulletin de salaire pour assurer une transparence totale et faciliter le suivi des remboursements. Cela inclut la déduction des dépenses liées aux déplacements professionnels, après validation par l’employeur, pour garantir la conformité avec les directives fiscales et sociales. En outre, l’attribution d’une voiture de fonction à un salarié constitue un avantage en nature qui doit être correctement évalué et déclaré, conformément aux directives de l’URSSAF.
Les frais remboursés au forfait, sont exonérés de charges sociales dans la limite des seuils établis par l’administration fiscale. Avec le forfait, l'entreprise donne un montant global au salarié selon les déplacements prévus. Libre ensuite à lui de l'utiliser ou non.
Les limites de remboursement
Les frais au forfait
Toutes les dépenses soumises à remboursement qui excèdent les seuils définis par l'administration fiscale sont soumises aux prélèvements sociaux. Les limites des notes de frais dans ce contexte permettent de garantir une gestion efficace des budgets alloués pour les déplacements professionnels. Ces plafonds, qui peuvent inclure une déduction forfaitaire pour certains types de dépenses, sont mis à jour régulièrement et voici les derniers en date (mise à jour du 1er janvier 2019) :
- Frais de bouche pour le salarié contraint de prendre son repas au restaurant : 18,80 €. À noter qu'il existe également d'autres plafond selon certains cas particuliers (travail de nuit, travail sur des sites distants, etc.).
- Logement et petit-déjeuner pour les départements de Paris (75), des Hauts-de-Seine (92), de la Seine-Saint-Denis (93) et du Val-de-Marne (94) : 67,40 €.
- Logement et petit-déjeuner pour tous les autres départements : 50 €.
La limite de remboursement est librement choisie par l'entreprise, et rien ne l'oblige à appliquer strictement les plafonds fixés par les directives fiscales. Concernant tout trajet professionnel, il est important d’aligner les remboursements avec les politiques internes. Pour les dépenses en restauration, adopter un modèle de note de frais de restaurant standardisé peut simplifier le processus de soumission et de remboursement. Cette approche facilite également la validation des frais par l’employeur, assurant que toutes les dépenses sont documentées conformément aux politiques de l’entreprise. Toutefois, le montant excédentaire sera soumis aux cotisations sociales. Si une entreprise impose un plafond de 100 € par nuit d'hôtel à Paris, par exemple, 32,60 € seront alors taxables.
Les frais réels
Ils sont exemptés de charges supplémentaires, tant que la dépense est réalisée pour un motif professionnel, avec un montant raisonnable et si un justificatif en bonne et dûe forme est émis. L'employeur peut toutefois décider d'un plafond selon les catégories de dépenses. S'il fixe un montant de 100 € par nuit d'hôtel et que le salarié en dépense 150, l'entreprise ne remboursera que le montant maximal. Chaque salarié est donc libre de vouloir dépenser plus s'il le souhaite.
Le cas particulier du barème kilométrique
Le remboursement des frais kilométriques ne concerne que les trajets réalisés dans un cadre professionnel. Les trajets domicile-travail en sont donc exclus. Les autorités compétentes imposent aussi une limite qui est un prix destiné à couvrir toutes les charges liées à l'usage de la voiture, offrant une déduction forfaitaire à des fins professionnelles. Ce montant prend en compte deux variables : la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue. Pour l’année 2023, le barème des frais kilométriques a été mis à jour, reflétant les ajustements nécessaires pour rester en phase avec les coûts opérationnels actuels.
| Puissance administrative (en CV) | 3 CV et moins | 4 CV | 5 CV | 6 CV | 7 CV et plus | |||||
| Distance (d) jusqu'à 5 000 km | d x 0,41 | d x 0,493 | d x 0,543 | d x 0,568 | d x 0,595 | |||||
| Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km | (d x 0,245) + 824 | (d x 0,277) + 1 082 | (d x 0,305) + 1 188 | (d x 0,32) + 1 244 | (d x 0,337) + 1 288 | |||||
| Distance (d) au-delà de 20 000 km | d x 0,286 | d x 0,332 | d x 0,364 | d x 0,382 | d x 0,401 |
L'entreprise ne peut ici pas interférer avec le barème établi par les directives fiscales en étant plus généreuse ou en limitant le montant versé.
Fixer des limites de remboursement aux notes de frais est un enjeu important pour les entreprises. Toutefois, selon la façon dont la gestion des notes de frais est organisée, cela peut aussi apporter de la confusion lorsqu'il faut calculer à la main ou dans un fichier Excel la partie à rembourser. C'est pourquoi les plateformes de gestion des notes de frais intègrent ce paramètre nativement pour prévenir le salarié au moment de sa réservation, et pour assurer un remboursement clair avec une communication limpide. L'entreprise comme le salarié savent ainsi précisément quels seront les montants éligibles et remboursés.
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