Frais de déplacement
Notes de frais : comment intégrer AirBnB à vos déplacements professionnels
Si l'hôtel fut pendant longtemps l'unique option d'hébergement pour les professionnels en déplacement, le développement des plateformes collaboratives a contribué à la création de nouveaux modèles. Alors que ces sites s’adressent principalement aux particuliers en voyage, le lancement d'une version pour les professionnels a considérablement changé les règles du jeu. Grâce à son expérience intuitive et cross-device, il n'a jamais été aussi facile de réserver un hébergement sur ces plateformes pour un voyage d’affaires. Un changement générationnel et organisationnel que doivent intégrer les entreprises dans la gestion des politiques de notes de frais.
Pourquoi réserver son déplacement professionnel via AirBnB ?
Cette plateforme , comme les autres plateformes de réservation collaboratives, constitue une alternative crédible pour les déplacements professionnels. Une option qui présente de nombreux avantages, tant pour les employeurs que pour les employés. Elle offre des économies significatives sur les coûts d’hébergement pour l’entrepreneur et les propriétaires d’entreprises.
Pour les employeurs
Travailler avec ces services en ligne, y compris l’open booking, constitue une façon d'élargir les options et prestations disponibles au moment de procéder à une réservation. En tenant compte de la réglementation et du barème applicable, les entreprises peuvent optimiser leurs dépenses. Dans le cadre d'un déplacement en groupe, si vos collaborateurs se sentent à l'aise, ils peuvent réserver un logement entier afin que chacun dispose de son propre espace personnel (chambre et salle de bain), tout en partageant les espaces communs. C'est non seulement une option plus économique, mais c'est également le moyen de créer et de resserrer les liens entre les membres de vos équipes. Une option qui ne conviendra pas forcément à tout le monde, mais que les collaborateurs les plus jeunes peuvent apprécier.
Ce service propose aussi des options pour réserver des logements atypiques à la journée ou pour quelques jours afin d'organiser une mise au vert, un séminaire stratégique ou pour s'isoler afin de travailler sur un projet important. C'est un cadre qui est moins formel et standardisé qu'un hôtel classique, et qui facilite la collaboration, le travail en équipe et l'innovation. D'un lieu peu conventionnel peuvent surgir des idées à forte valeur ajoutée en rupture avec la norme. D'où l'importance de bien choisir son cadre de travail hors entreprise.
Pour les collaborateurs
Les nouvelles générations utilisent régulièrement les plateformes d'intermédiation comme Uber ou de réservation d’hébergement en ligne. C'est une démarche normale et naturelle qu'elles espèrent retrouver dans le monde du travail. Pour les entreprises, c'est d'ailleurs un levier promotionnel dans le cadre de leur stratégie de marque employeur. Plus l'expérience client sera fluide, plus les usages en seront facilités. Cela permet de transformer un déplacement classique avec une chambre d'hôtel basique en une nouvelle expérience de voyage professionnel pour un prix souvent équivalent. Un petit plus qui peut changer la manière de travailler et la motivation de vos salariés. De plus, l’intégration d’outils modernes de gestion facilite le traitement des notes de frais liés à des services tels qu’Uber, rendant la gestion financière plus transparente et efficace pour les managers. Ces outils permettent également à l’employeur de clarifier les modalités de déduction des dépenses éligibles selon les directives de l’URSSAF. Vous pourrez ainsi enregistrer toutes ces informations dans un journal de notes de frais.
Des notes de frais gérées automatiquement
Grâce à ce type de portail, toutes les données sont stockées et sécurisées sur une seule plateforme, facilitant ainsi la gestion des déplacements professionnels à l’étranger. Cela inclut les transports et les modalités de trajet. Les salariés en déplacement n'ont plus à s'inquiéter de perdre ou d'oublier un reçu. Les entreprises disposent d'un accès spécifique avec un récapitulatif des nuitées réservées sur des plateformes d’hébergement en ligne. Les frais de voyage, les dates de séjour et les réservations sont toutes regroupées au sein d'un tableau de bord global. Cela représente un gain de temps important en termes de gestion, mais pas uniquement. C'est aussi une manière de faciliter la gestion des transports et le duty of care des employeurs, assurant ainsi une protection accrue de leurs collaborateurs en déplacement.
Il existe des outils de gestion des déplacements professionnels qui intègrent ces sites d’hébergement en ligne directement au sein des plateformes de réservation interne. Un salarié qui prépare son déplacement peut ainsi avoir plus de choix au moment d'organiser son voyage. Ces outils offrent également la possibilité de définir clairement les détails et les modalités de remboursement, permettant ainsi aux entreprises de préciser en combien de temps un collaborateur sera remboursé après son déplacement. Une option qui ouvre de nouvelles perspectives et qui s'intègre pleinement au sein des flux de communication et de validation des dépenses professionnelles. La gestion des différents moyens de paiement est facilitée et il est possible d'ajouter une carte bancaire corporate afin de centraliser les dépenses. Le service comptable peut ainsi mieux anticiper les flux de trésorerie et récupérer plus facilement la TVA qui y est associée. Une démarche gagnant-gagnant, tant pour vos salariés que pour vos services internes.
Intégrer les options d’hébergement collaboratif au sein de votre politique de notes de frais n'a pas pour objectif de remplacer les hôtels par des hébergements offerts par des particuliers. Ces établissements traditionnels offrent de nombreux avantages en termes de services qui ont toujours la faveur des professionnels en déplacement. Ces plateformes apportent néanmoins une fraîcheur nouvelle dans les choix d'hébergement, avec des prestations qui peuvent, dans certains cas, s'avérer être moins chères et plus personnalisées qu'un hôtel. Un choix libre laissé au collaborateur qui peut ainsi personnaliser son voyage tout en profitant des avantages d'un système de réservations centralisées et intégrées sur tous les terminaux pour une expérience aboutie. Pour les PME, il est essentiel de souligner l’importance de bien gérer ces options pour éviter les erreurs classiques dans les notes de frais. Cela est possible en prenant compte des modalités spécifiques de trajet des directives de l’URSSAF.
Si cet article vous a plu, je vous invite à télécharger notre livre blanc “Guide Gartner des solutions de gestion des frais et déplacements pros”.
