Frais de déplacement
Loi dématérialisation des notes de frais : ce qu’il faut savoir
Et s'il était possible de se passer totalement du papier pour gérer ses notes de frais ?
Ce qui est un rêve pour de nombreux salariés - et entreprises, notamment les PME - est désormais une réalité depuis l'entrée en vigueur d'un nouvel arrêté paru au journal officiel le 23 mai 2019. Ce changement ouvre la voie à une digitalisation toujours plus intégrée des notes de frais qui pourront désormais être gérables à 100 % en ligne. Un gain de temps important et un confort d'utilisation, qui n'est toutefois pas sans règles ni cadre. Les exigences en matière de validation et de conformité sont désormais adaptées à ce nouveau mode de gestion. Refaisons le point ensemble sur la loi concernant la numérisation des notes de frais.
Que dit la loi exactement ?
À partir du 1er juillet 2019, il n'est plus nécessaire de conserver les justificatifs, reçus et autres notes de frais en format papier. Il est possible de les numériser afin de dématérialiser son processus de notes de frais et de gestion des frais professionnels, suivant les modalités par l'arrêté. Toutefois, il reste essentiel de conserver un reçu de notes de frais, sous forme numérisée, pour justifier les dépenses et assurer une traçabilité complète.
Ce changement est rendu possible par l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et des documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du Code de la Sécurité Sociale ». En plus de la numérisation, l’arrêté souligne l’importance de l’archivage à valeur probante, garantissant l’intégrité et la fiabilité des documents numérisés sur le long terme. Parmi ces exigences, l’utilisation d’une signature électronique est souvent recommandée pour renforcer la valeur juridique des documents numérisés.
Il faut toutefois être vigilant, car si cette conversion enlève bon nombre de contraintes pour les entreprises et leurs collaborateurs, encore faut-il respecter certaines règles précises :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Pour s’assurer que sa copie numérique est fiable, si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information. En outre, l’utilisation d’une signature électronique ou d’un cachet numérique peut ajouter une couche supplémentaire d’authenticité, en laissant une empreinte numérique unique sur chaque document.
- Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
À noter que la numérisation peut être réalisée par l'entreprise directement ou par un prestataire tiers, tant que les règles sont respectées. Des contrôles qualité doivent être menés afin d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures numérisées, y compris celles liées à la facturation électronique, durant toute la durée de conservation.
Le non-respect de ces règles imposera la présentation du document en version papier. Si ce n'est pas possible, la loi précise que « cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et des contributions sociales. »
Enfin, cette loi n'est pas rétroactive. Les dépenses professionnelles datant d'avant le 1er juillet doivent encore conserver les justificatifs papier.
Que change la loi pour les salariés ?
En théorie, beaucoup de choses, mais dans la pratique, tout dépend de la manière dont les notes de frais sont gérées par l'entreprise pour laquelle ils travaillent. En effet, si la loi reconnaît enfin qu'un justificatif numérique a la même valeur qu'un justificatif papier, elle n'impose rien pour autant. Toutefois, ce qui va changer avec la dématérialisation des notes de frais, c’est une transition vers une gestion plus efficace et moderne des dépenses. Cela est notamment dû à l’utilisation de logiciels spécialisés qui simplifient les modalités de traitement des tickets et des dépenses, tout en respectant les directives de l’URSSAF.
En clair, les entreprises qui utilisaient un système papier classique, même avec un tableau Excel ou un formulaire à compléter en ligne, peuvent continuer de travailler comme avant.
Pour autant, est-ce souhaitable ? Pas vraiment. La possibilité de dématérialiser ses notes de frais offre une seconde souplesse et une efficacité accrue dans la gestion quotidienne des dépenses professionnelles. En adoptant des logiciels spécialisés, les entreprises peuvent réaliser des économies substantielles sur les coûts de gestion administrative.
Les avantages de la dématérialisation des notes de frais
Passer d'une gestion des notes de frais papier à une gestion numérique, c'est comme passer du courrier postal à l'email. C'est plus rapide, plus réactif, plus facile et cela nécessite beaucoup moins de ressources. En contraste, les inconvénients des notes de frais papier sont nombreux. Ils incluent une gestion plus lente, un risque accru d’erreurs et de perte de documents. De plus, ils présentent une grande difficulté dans le suivi et l’archivage des justificatifs. Le passage au format numérique permet d’éviter ces écueils en utilisant des outils tels que le cachet serveur et la signature électronique pour assurer l’authenticité et l’empreinte numérique des documents. La numérisation des notes de frais n'a que des avantages pour les entreprises :
- C'est un gain de temps pour les salariés qui consacrent moins de temps à la gestion des notes de frais et plus de temps à des tâches plus productives et à plus forte valeur ajoutée.
- C'est un levier de croissance pour les entreprises qui peuvent avoir plus de visibilité sur leur trésorerie, et créer des tableaux de bord financiers en temps réel.
- C'est l'assurance d'une conformité renforcée en cas de contrôle URSSAF, car les règles de la politique interne s'appliquent aux outils de gestion des notes de frais, les validations internes sont plus rapides et mieux documentées, et les risques de fraude sont limités. La loi sur l’URSSAF et la dématérialisation des notes de frais joue un rôle crucial dans cette évolution, en fournissant un cadre légal et des directives claires pour la numérisation des documents financiers. En passant au format numérique, les entreprises peuvent utiliser des cachets serveur pour authentifier les documents, renforçant ainsi la sécurité des données stockées sur les serveurs.
- C'est un gain financier dans le traitement des données administratives et comptables, à la fois en temps humain, mais aussi en coût opérationnel.
La loi sur la numérisation des notes de frais ouvre la voie à une modernisation des processus internes afin de construire des modèles plus agiles. Avec une plateforme dédiée, intégrant également la facturation électronique en format électronique, terminé la gestion chronophage et angoissante des notes de frais. Désormais, elles peuvent se gérer de n'importe quel endroit du monde à partir d'un simple smartphone et de façon totalement dématérialisée.
