Les moyens de paiement, un enjeu économique pour les entreprises

Multiples sont les moyens de paiement mis à la disposition des entreprises : carte corporate, carte logée, carte virtuelle, paiement en compte, etc. Pour les sociétés, l’enjeu est double. D’une part, il faut pouvoir réconcilier les dépenses en amont et les dépenses effectives, de façon à obtenir une bonne visibilité et optimiser la gestion des dépenses. D’autre part, il faut faire en sorte de simplifier la vie du collaborateur. Quelles sont les tendances actuelles et les réponses à ces enjeux ? Eclairage avec Axys Odyssey et AirPlus.

Aujourd’hui, le panorama des moyens de paiement professionnels est assez vaste. A l’occasion d’une Business Class consacrée à ce sujet, Amélie Berruex, directrice générale d’Axys Odyssey, cabinet de conseil spécialisé en process et outils Travel & Expense, présente un état de l’art de ces solutions :

• La carte logée est une carte de paiement virtuel au nom de l’entreprise et référencée dans les systèmes des agences de voyage. Utilisée en amont d’un déplacement, elle permet d’intégrer la data directement dans les outils de comptabilité, et ainsi d’avoir une bonne visibilité sur les dépenses engagées.
   
• La carte corporate, très présente dans les pays anglosaxons, est une carte de paiement avec débit société, qui fournit des données de paiement, mais un niveau faible d’information sur le type de dépense. En matière de gestion comptable, c’est plus complexe pour l’entreprise. 
   
• La carte virtuelle est particulièrement utilisée dans les hôtels. C’est une carte avec un numéro unique permettant de débiter un compte entreprise pour une seule transaction.
   
• La “Purchasing Card” est une carte qui permet d’effectuer des achats de petites fournitures. Grâce aux données enrichies, elle fait un zoom sur certains types de dépenses et elle est paramétrable, ce qui représente moins de risques au niveau des dépenses.

En dehors de ces moyens de paiement, l’avance de frais des collaborateurs est encore une pratique très répandue. “Il existe de nombreux cas de figure d’avances de frais, liés soit à la culture de l’entreprise, soit à son secteur d’activité. C’est pourtant un process coûteux pour l’entreprise, puisque le coût de traitement interne de l’avance de frais représente près de 100 euros par dépense”, souligne Amélie Berruex.

Un levier de visibilité et de confort

Dernier moyen qui reste encore marginal aujourd’hui, le paiement mobile. Pour l’instant, celui-ci ne s’intègre pas dans les process des entreprises, mais cela devrait changer à l’avenir.

“Il y a deux niveaux d’enjeux aujourd’hui. D’une part, la société doit réconcilier les dépenses “en amont”, prévues au budget, et les dépenses effectives. C’est ce qui permet une meilleure gestion et une meilleure visibilité de la trésorerie. D’autre part, certains modes de paiement sont plus avantageux et confortables pour les collaborateurs, car ils contiennent des assurances, génèrent une flexibilité en cas d’imprévu, sauf si le plafond du montant est fixé, et font gagner en temps et confort. Les modes de paiement restent encore aujourd’hui opaques pour les collaborateurs par rapport aux réels enjeux de l’entreprise et ses relais de croissance. Ces derniers pensent avant tout à leur confort, c’est logique. Pour autant, c’est important de les responsabiliser vis-à-vis du budget et de leurs propres dépenses, et ne pas être dans le contrôle permanent. C’est en leur donnant de la flexibilité qu’ils pourront mener leur mission au mieux”, développe Hélène Goumard, Travel & Risk Manager Consultant de SAP Concur.

Ne pas négliger le choix d’un moyen de paiement

Responsabilisation et confort des salariés, visibilité et facilité de gestion pour les entreprises. Telles sont les principaux besoins des deux parties. Chez AirPlus, qui propose des solutions de paiement pour les déplacements professionnels en France et à l’international, on fait en sorte de réconcilier ces besoins.

“Les entreprises sont aujourd’hui très soucieuses d’offrir à leurs salariés des conditions optimales, à la fois de vue de recruter, mais aussi de retenir les talents. Il leur faut offrir flexibilité, facilité, et confort. Et le mode de paiement influe sur ce bien-être et la qualité du déplacement professionnel. C’est pourquoi chez AirPlus, nous travaillons de manière très rapprochée avec des acteurs de la fintech pour être au plus proche des besoins des entreprises et des voyageurs", déclare Stéphanie Sauerwein, Partnership Manager France chez AirPlus. Les moyens de paiement doivent être le plus transparents possibles ; et sont fondamentaux pour toutes les parties, même si c’est souvent une commodité prise en compte en fin de process et toujours considérée comme essentielle.

En matière de reporting, les flux sont réconciliés avec les notes de frais des collaborateurs, soit via un reçu à valeur probante, soit via la facture d’un fournisseur. En utilisant une solution globale de gestion des frais professionnels, l’entreprise évite ainsi au maximum les fraudes et fait appliquer les règles de conformité en lien avec sa politique de dépenses.

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