Les 6 erreurs à ne pas commettre durant les voyages d’affaires de vos collaborateurs

À l'ère du digital et de l'ultra mobilité, les voyages d'affaires sont censés être fluides, simples et rapides. En trois clics, on réserve un voyage sur un smartphone et tout est automatiquement programmé et validé. Pourtant, cette situation est encore très loin d'être le cas dans toutes les entreprises, et même lorsque ça l'est, personne n'est à l'abri de commettre des erreurs qui peuvent nuire à l'efficacité d'un déplacement. Pour vous aider, voici les 6 erreurs à ne pas commettre durant les voyages d’affaires de vos collaborateurs.

Planifier un déplacement trop ambitieux

Le temps c'est de l'argent. La maxime est bien connue, et il semble normal de vouloir optimiser son temps lors d'un déplacement, que ce soit en France ou à l'étranger. Pourtant, il faut aussi être réaliste, sans quoi l’effort que vous allez désespérément faire pour vous tenir à votre itinéraire trop ambitieux va vous user mentalement et physiquement.

Il faut garder des marges de manœuvre en cas de problèmes (retard de train, client non disponible, invitation à déjeuner inattendue, etc.). Si vous partez à l'étranger, gardez aussi du temps pour gérer le retour et le décalage horaire. Reprendre le travail le lundi matin à huit heures en étant rentré la veille de Pékin ou de New York est peut-être un peu excessif. De plus, pour les managers et dirigeants, il est nécessaire de maîtriser l’optimisation des déplacements en prenant des décisions éclairées en amont. Savoir comment traiter une note de frais Uber, un service fréquemment utilisé pour les transferts rapides et pratiques, est une composante importante de cette optimisation.

Laisser les reçus et factures s'accumuler dans la valise

La gestion des frais de déplacement nécessite une bonne organisation. Si votre entreprise n'est pas équipée d'un outil centralisé, il est facile de stocker les reçus dans une valise, une enveloppe ou un dossier avec tous les risques que cela comporte (perte, oubli, vol, etc.). Cela inclut également la nécessité de se faire rembourser ses notes de frais d’avion, qui peut devenir compliquée si les reçus ne sont pas correctement gérés. La maîtrise des coûts associés à ces déplacements est essentielle pour éviter que des dépenses excessives n’affectent le budget alloué aux voyages d’affaires.

La solution est pourtant simple, mais elle nécessite d'être développée au niveau corporate : une application de gestion des voyages. Celle-ci permet de gérer ses notes de frais au fur et à mesure de son déplacement à partir de son smartphone : une simple photo, et le reçu se trouve aussitôt enregistré en ligne de dépense et synchronisé de manière sécurisée avec le serveur de l'application. Cette innovation représente un véritable gain de temps et d'énergie pour tout le monde, tout en répondant à l’évolution des enjeux et aux défis posés par les crises actuelles.

Ignorer la politique interne

Toutes les entreprises devraient normalement disposer d'une politique de voyage interne. C'est un document, souvent élaboré avec l’implication active des managers, qui encadre, régit et explicite toutes les procédures liées aux déplacements professionnels. Des plafonds pris en charge par l'entreprise, aux choix des prestataires, en passant par les modalités de remboursement et les processus internes, la politique est le guide qui doit cadrer chaque déplacement. L'ignorer, c'est se retrouver dans la situation où des frais professionnels ne pourront pas être remboursés en raison de leur non-conformité, ou d'un dépassement de plafond susceptible d'affecter la trésorerie personnelle du salarié.

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Laisser les proches se joindre à un voyage sans validation

Le bleisure est une tendance importante - en particulier auprès des nouvelles générations - qui consiste à prolonger un déplacement professionnel en séjour d'agrément personnel. C'est ainsi qu'un conjoint, voire une famille complète, peut venir rejoindre un salarié qui assiste à un colloque pour profiter du week-end. Culturellement, c'est quelque chose qui a encore un peu de mal à être accepté dans les entreprises les plus traditionnelles, même si la tendance change doucement, en raison des nombreux avantages en termes d'image, de motivation et d'engagement. Cette pratique nécessite de gérer avec attention les relations entre les collaborateurs et la salle des finances, en anticipant les conséquences potentielles, comme des accidents de facturation. Si un séjour en bleisure s'organise, il faut s'assurer d'avoir l'autorisation de sa hiérarchie, et de bien séparer les dépenses personnelles des frais professionnels. L'entreprise ne pourra jamais payer le repas au restaurant du conjoint ou les billets de train des enfants, par exemple. De même, il est essentiel pour les acteurs impliqués dans la planification des déplacements professionnels de mettre en place des mesures de prévention. Cela permet d’éviter que les collaborateurs ne passent des dépenses personnelles durant leur voyage, afin de maintenir une gestion financière claire et équitable. Cette approche contribue également à optimiser la productivité en réduisant les ambiguïtés et les conflits potentiels.

Considérer le facteur prix comme le seul levier de choix

Le prix est ce qu'on paie pour un produit ou un service. La valeur, c'est ce qu'on en retire. En la matière, le low cost n'est pas toujours la meilleure idée. Pourtant, si cela peut faire économiser quelques dizaines ou centaines d'euros, c'est en apparence une bonne initiative. Toutefois, il faut aussi regarder les services associés : enregistrement des bagages, choix des chambres, politique d'annulation ou de modification, services d'assurance ou d'assistance, etc. De plus, il est important de considérer l’écoresponsabilité des déplacements professionnels, en privilégiant des options de voyage plus durables lorsque cela est possible afin de réduire l’impact environnemental.

Dans le milieu professionnel, le retour sur investissement d'un déplacement se mesure avant tout à la valeur qu'il peut générer pour l'entreprise (rencontres de sous-traitants, signatures de contrats, formations, promotions, ventes, réunions, etc.). Et pour y parvenir, il est souvent nécessaire que le collaborateur puisse avoir l'esprit libre de toute considération logistique et organisationnelle. S'il doit rater son train ou son avion pour arracher une nouvelle vente, sa flexibilité et sa liberté passent avant tout.

Ignorer les coûts cachés des déplacements

Devoir partir trois heures plus tôt en raison d'un billet d'avion un peu moins cher ; passer deux heures à retrouver, organiser et soumettre ses notes de frais ; en attendre le remboursement en tentant de gérer au mieux sa trésorerie ; vérifier, contrôler et agréger les données des notes de frais ; organiser les archives et rechercher les justificatifs en cas de contrôle… ce sont autant de situations qui ne sont généralement pas prises en compte dans l'établissement des frais de voyage. Il est important de bien comprendre ce qu’il est possible de faire passer en note de frais durant les voyages d’affaires. Cela inclut typiquement les frais de transports, d’hébergement et les repas. Pour les dirigeants, cette compréhension aide à éviter des dépenses inattendues et garantit une gestion financière efficace. Savoir optimiser ses dépenses en voyage d’affaires est également crucial, en choisissant judicieusement les options de voyage pour maximiser la valeur tout en minimisant les frais. Cela contribue directement à la productivité, en permettant aux collaborateurs de se concentrer sur leurs réunions et objectifs professionnels plutôt que sur des questions logistiques.

Pourtant, ce sont des dépenses en temps, en stress et en énergie. Vos collaborateurs seront moins performants et efficaces s'ils doivent perdre du temps, voire faire des heures supplémentaires, sur ce type de tâches à faible valeur ajoutée.

Organiser un déplacement professionnel ne s'improvise pas. Il faut de la méthode, des processus clairs et une vision partagée. Autant de fonctionnalités qui devraient normalement se retrouver dans les outils d'assistance et d'organisation que les entreprises peuvent mettre à la disposition de leurs salariés.

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