Les 6 erreurs classiques à ne pas commettre sur ses notes de frais

Faire une note de frais est une procédure banale pour les collaborateurs qui se déplacent régulièrement. Toutefois, c'est également l'un des premiers éléments qui est vérifié par l'URSSAF en cas de contrôle. Autant dire que la conformité des notes de frais doit être une priorité absolue. Cela inclut la correcte documentation des dépenses, comme la conservation des tickets et factures émis par les fournisseurs. Pourtant, des erreurs peuvent survenir. Qu'elles soient intentionnelles ou non, humaines ou techniques, il est toujours utile de savoir les identifier pour éviter qu'elles n'aient un impact conséquent sur l'organisation de l'entreprise. Des sanctions peuvent être appliquées en cas de non-conformité.

Erreur #1 - Une note sans justificatif

Il peut avoir été oublié, perdu ou ne jamais avoir été émis dans le cas d'un automate pour les stations-service ou les stationnements souterrains. Si les bonnes raisons sont nombreuses de ne pas fournir de justificatifs avec une note de frais, c'est toutefois un risque que les entreprises ne peuvent et ne veulent pas prendre. La plupart imposent des règles strictes : aucun remboursement ne pourra avoir lieu sans justificatif. D'autres sont un peu plus flexibles selon les circonstances. Mais si le débat est ouvert sur la gestion des notes de frais sans justificatif, il est important de noter que ce dernier reste une pièce importante non seulement pour la société, mais aussi pour l'administration fiscale. En outre, la gestion des notes de frais de ses collaborateurs à l’international exige une attention particulière. Pour faciliter cette tâche, l’automatisation et la dématérialisation via des logiciels spécialisés représentent des atouts majeurs, en particulier pour les PME. La précision et la clarté des justificatifs sont cruciales pour assurer le respect des différentes réglementations fiscales et de remboursement des frais professionnels propres à chaque pays.

Erreur #2 - Le justificatif erroné

Si le justificatif est indispensable pour être remboursé d'une dépense professionnelle, celui-ci doit toutefois être conforme et justifié. Un reçu de carte bancaire ne peut, par exemple, être considéré comme un justificatif valide. C'est la même chose pour une facture, à moins que les mentions « payée le » avec les détails du paiement et le cachet de l'entreprise soient clairement indiquées.

Dans le cadre d'un repas au restaurant, le justificatif doit fournir tous les détails, en particulier si un collaborateur invite un client à déjeuner. Cela inclut le montant HT, la TVA, le total TTC, le nom du restaurateur, la date, le nom et la fonction de la personne invitée. De plus, il est nécessaire d’éviter certaines erreurs courantes lors de la digitalisation des notes de frais. L’utilisation de logiciels d’automatisation et de dématérialisation peut grandement réduire ces erreurs et les coûts associés. Ces erreurs incluent la perte de justificatifs lors de la numérisation et l’oubli de vérifier l’exactitude des informations numérisées.

Erreur #3 - le non-respect de la politique interne

Chaque dépense doit s'inscrire dans un cadre particulier qui est régi par la politique sur les notes de frais. Ce texte donne tous les détails sur les montants, les procédures et les étapes de traitement dans le cadre d'un remboursement. Cela inclut le respect des barèmes établis pour les différents types de dépenses, comme les frais de déplacement ou toute invitation professionnelle, et la conservation adéquate du ticket justificatif. Tous les collaborateurs ne peuvent donc pas engager des dépenses si elles ne sont pas en adéquation avec la politique interne de notes de frais.

Erreur #4 - La dépense sans validation préalable

En entreprise, un salarié ne peut généralement pas engager une dépense par lui-même. Qu'il s'agisse d'un billet d'avion, de train ou un hôtel, les frais de voyages doivent être approuvés. C'est une méthode qui permet d'avoir un minimum de visibilité sur les dépenses à venir et cela permet aussi de limiter la fraude et les frais déraisonnables. La connaissance approfondie des modalités et des coûts liés à chaque type de dépense est essentielle pour comprendre le processus d’autorisation d’un engagement de frais. Comprendre le processus pour autoriser un engagement de frais est donc crucial pour assurer une gestion efficace et conforme des dépenses.

Une bonne pratique consiste donc à s'équiper d'une plateforme capable de transmettre automatiquement des demandes d'approbation aux managers afin de centraliser l'information dans une seule et même plateforme. L’utilisation de logiciels spécialisés dans la gestion de notes de frais permet de réduire les coûts et de clarifier les modalités de soumission des dépenses. Avec l’augmentation du travail à distance, il devient essentiel de gérer efficacement les notes de frais en télétravail. Il est important de s’assurer que les employés à distance disposent des outils et des procédures adéquats pour soumettre leurs dépenses de manière conforme et efficace.

Erreur #5 - Inviter ses proches à un repas professionnel

Que ce soit en France ou à l'étranger, il peut être tentant d'inviter ses proches à venir rejoindre un salarié, surtout à l'approche d'un week-end prolongé. Si cela n'est pas interdit, il est recommandé de communiquer cette information à la direction ou au service des ressources humaines. D'autre part, il faut bien faire la distinction entre les frais d'hébergement et de restauration qui relèvent de la mission professionnelle et ceux qui seront payés à titre personnel. L'erreur consiste à facturer à son employeur une dépense globale où les frais personnels et professionnels s'agglomèrent. Dans certaines situations, il est important de prendre en considération les modalités de responsabilité en cas d’accident lors d’un voyage professionnel. Les conséquences d’un accident, notamment lors d’un trajet dans le cadre professionnel, doivent également être soigneusement évaluées.

Cette démarche fonctionne aussi dans un cadre de "bleisure" où le collaborateur prolonge un séjour à titre personnel après une mission professionnelle. Là aussi, la stricte séparation entre les lignes de dépense est indispensable pour éviter un redressement en cas de contrôle.

Erreur #6 - Trop tarder à soumettre une note de frais

La question sur les délais des notes de frais est un sujet où les décisions de justice ont parfois tendance à se contredire. Toutefois, la règle générale est empreinte de bon sens : plus les notes de frais seront soumises rapidement, plus les risques d'oublis et de non-conformité seront limités. Garder ses notes de frais dans son tiroir pendant trois mois avant de les soumettre est une démarche qui n'est guère productive. Non seulement le temps à y consacrer sera important - en particulier en l'absence d'un outil dédié - mais en plus, la société manque de visibilité sur les variations de trésorerie à venir. Sans compter que le salarié doit puiser dans ses fonds personnels pour avancer une dépense professionnelle. En la matière, l'instantanéité est la meilleure option : vous payez une dépense, vous l'intégrez sur votre smartphone et c'est terminé ! De plus, il est important de bien gérer les notes de frais de son équipe commerciale, en veillant à ce que toutes les dépenses, y compris les trajets et les coûts associés, soient dûment enregistrées et soumises dans les délais impartis. 

La gestion des notes de frais est un travail complexe dans la plupart des organisations. Pour s'assurer que ces erreurs ne soient plus qu'un mauvais souvenir, la mise en place d'une solution numérique et centralisée des frais de voyage constitue une bonne pratique. C'est une démarche qui optimisera vos processus, facilitera la gestion des notes de frais et assurera une meilleure conformité de ces dernières en cas de contrôle ou d'audit.

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