Le suivi kilométrique automatique devient une réalité !

D'après une récente étude SAP Concur, plus de la moitié des managers (56 %) déclarent ne demander de justificatifs de frais kilométriques que rarement, voire jamais, lors du processus de validation. Seuls 13 % vérifient souvent l'exactitude des déclarations et 30 % de temps en temps.
 

Le problème de déclaration et de suivi des frais kilométriques concerne toute l'entreprise. Le but est de réduire les dépenses et d’améliorer la conformité, sans pour autant multiplier les tâches administratives. Jusqu'à présent, il était extrêmement difficile de trouver un outil capable de relever les trois défis à la fois, la plupart se limitant généralement à en relever deux sur les trois Les choses ont changé.

SAP Concur lance Drive — une technologie GPS intégrée à l'application Concur pour smartphone. Elle met fin au casse-tête des dépenses kilométriques et offre une solution pour les relevés kilométriques personnels.

Visibilité pour les contrôleurs financiers

En matière de gestion des dépenses kilométriques, même les contrôleurs financiers se sentent dépassés. Les relevés kilométriques étant établis par les employés, il s'agit de la seule catégorie de dépenses pour laquelle on ne dispose pas toujours de justificatifs de remboursement — ce qui est perturbant. 29% des approuveurs ayant autorité pour valider les frais kilométriques déclarent croire en l'exactitude des frais kilométriques déclarés. Seulement 53 % se disent assez confiants, tandis que 17 % s'estiment moyennement ou peu confiants. Dans l'idéal, il faudrait rembourser exactement les kilomètres parcourus — et réduire éventuellement ce poste de dépense.

Avec la technologie GPS intégrée dans l'application Drive, les indemnités kilométriques demandées par les employés sont justifiées, carte à l'appui. Vous limitez ainsi la triche et les erreurs. Les dépenses kilométriques constituent en effet le poste le plus sujet à la fraude. Cette technologie offre non seulement des justificatifs pour le remboursement des frais kilométriques, mais aussi une visibilité sur les dépenses en temps quasi réel — à tout moment, vous pouvez obtenir un aperçu des dépenses kilométriques.

Tranquillité d'esprit en matière d'audit et de conformité

Les données de SAP Concur révèlent que, l'an passé, le voyageur d'affaires européen a déclaré en moyenne 3 183 km et que 222 millions d'euros ont été versés au titre des frais kilométriques au Royaume-Uni. Malgré tout, seulement 27 % analysent souvent les déclarations kilométriques, 39 % de temps en temps et 26 % (1 sur 4) rarement.  Avec deux tiers (65 %) des managers déclarant que leurs employés peuvent soumettre jusqu'à 50 notes de frais kilométriques par semaine, non seulement les entreprises remboursent potentiellement trop, mais elles s'exposent également à la fraude.

Le fait que les employés relèvent eux-mêmes les kilomètres parcourus constitue un vide abyssal dans votre politique en la matière, et il est impératif de le combler. On n’est jamais trop prudent : selon certaines estimations, près de 90 % des employés déclarant des frais kilométriques ont déjà soumis une note erronée par le passé. Or, si votre personnel n'a pas le temps de vérifier ces notes en détail, les organismes d'audits prendront, eux, la peine de les examiner à la loupe.

En vous indiquant les distances réelles parcourues et les itinéraires empruntés, Drive offre la transparence dont vous avez besoin pour renforcer la conformité au sein de votre entreprise. Et en cas d’audit, vous serez nettement plus serein.

Adoption aisée pour les employés

En qualité de chef d'entreprise, vous vous souciez de l'exactitude des notes de frais kilométriques de vos employés et de la conformité de vos systèmes. Mais si la solution est fastidieuse, chronophage et peu pratique, vous passerez votre chemin. Il n'est pas question en plus de multiplier les tâches administratives. De toute façon, si la solution est trop contraignante, personne ne l'utilisera. Par contre, si l'outil vous simplifie la vie, vous serez le premier à vous en servir.

Drive est une solution qui a été conçue pour résoudre des problèmes concrets. Elle s'appuie sur des capteurs intelligents pour suivre automatiquement les déplacements effectués pendant les heures de travail. Après un déplacement, l'utilisateur reçoit une notification l’invitant à générer une ligne de dépense à partir du journal des distances parcourues, ce qui s’effectue en un clic. Si le déplacement était personnel, l'utilisateur peut facilement le supprimer. De plus, Drive ne tire pas sur la batterie du téléphone : il est optimisé pour moins la solliciter lorsque l'application est exécutée en arrière-plan — contrairement aux autres applications de géolocalisation qui nécessitent d'activer continuellement la fonction GPS.

Pour en savoir plus sur Drive

En résumé, Drive est un outil pratique, intelligent et simple d'emploi pour gérer les indemnités kilométriques. C’est typiquement le genre d’application que vous êtes en droit d’attendre de SAP Concur.

Pour en savoir plus sur Concur Drive, téléchargez la brochure Gagnez en visibilité sur vos frais kilométriques et bénéficiez d’un reporting précis.