Indemnité de trajet dans le BTP en 2024 : guide pratique

Le secteur du BTP est connu pour son caractère itinérant. Les salariés sont régulièrement amenés à se déplacer d’un chantier à un autre, parfois loin de leur domicile. Cette mobilité nécessite une compensation financière sous forme d’indemnité de trajet, une mesure essentielle pour couvrir les frais engagés. Explications dans notre guide pratique 2024 pour s'assurer d'être parfaitement conforme sur les indemnités de trajet dans le BTP.

Faire la différence entre petit et grand déplacement

Dans le BTP, il est crucial de bien comprendre la différence entre un petit déplacement et un grand déplacement, car ces deux situations entraînent des compensations différentes pour les salariés. 

Le grand déplacement dans le BTP

Un grand déplacement est défini par deux critères principaux : l’impossibilité pour le salarié de regagner son domicile quotidiennement, et la distance entre son lieu de travail et son domicile.

Si le salarié ne peut pas retourner chez lui en raison de ses horaires de travail ou de l’absence de transports adéquats, il est alors considéré en grand déplacement. Ce cas se produit notamment lorsque les horaires ou la localisation du chantier ne permettent pas de faire l’aller-retour quotidien. De plus, deux conditions doivent être remplies pour que l'on considère un salarié en grand déplacement :

• La distance entre le domicile du salarié et son lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km.
• Le trajet ne peut pas être effectué en moins d’une heure et demie en transport en commun.

Ces critères sont essentiels pour déterminer si l’employeur doit verser une indemnité de grand déplacement. Lorsque c'est le cas, le salarié engage des frais supplémentaires pour se nourrir, se loger, et se déplacer. L’employeur doit alors prendre en charge :

• Les frais de transport (billets de train, essence, péages, etc.)
• Les frais de nourriture (petits-déjeuners, déjeuners, dîners)
• Les frais d’hébergement (hôtels, locations temporaires)

Le petit déplacement

À l’inverse des grands déplacements, les petits déplacements concernent les salariés qui peuvent regagner leur domicile chaque soir. Ici, les indemnités de transport et de trajet sont calculées en fonction d’un système de zones concentriques autour du siège social, de l'agence ou du bureau régional de l’entreprise. Chaque zone est délimitée par une distance de 10 km. Ce système permet d’établir des barèmes précis pour la compensation des trajets, avec des montants ajustés en fonction de la distance parcourue. Le barème des petits déplacements est mis à jour chaque année par l'URSSAF.

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Les trois manières de régler un trajet pour les salariés du BTP

Dans le cadre des déplacements professionnels, les entreprises du BTP peuvent choisir parmi plusieurs modalités de remboursement pour compenser les frais engagés par leurs salariés.

Le remboursement sur justificatif

Cette méthode, souvent appelée « frais réels », consiste à rembourser au centime près les dépenses effectuées par le salarié lors de son déplacement. Pour ce faire, il doit présenter des justificatifs valides (tickets de caisse, factures, etc.) à son employeur, qui se charge ensuite du remboursement. Bien que cette méthode soit précise, elle nécessite une gestion administrative rigoureuse, tant pour l’employeur que pour le salarié.

Le remboursement forfaitaire

Utilisé dans le cadre des grands déplacements, le remboursement forfaitaire repose sur un montant prédéfini par l'URSSAF et mis à jour chaque année. Ce forfait est exonéré de cotisations sociales tant qu'il ne dépasse pas certains plafonds. Contrairement au remboursement sur justificatif, cette méthode permet au salarié de recevoir une avance sur ses frais, ce qui lui offre une plus grande flexibilité dans la gestion de son budget. Le montant versé dépend du nombre de jours et de nuits passés en déplacement, et le salarié peut choisir comment dépenser cet argent (hôtel, repas, transport). Une fois le forfait versé, l’employeur n’a plus de regard sur l’utilisation de cette somme par le salarié.

Le paiement direct des frais engagés

Certaines entreprises du BTP optent pour le paiement direct des frais engagés par le salarié en déplacement. Pour cela, l’employeur peut fournir à ses salariés une carte bancaire professionnelle, destinée à régler les dépenses liées aux déplacements. Si cette méthode est pratique, elle peut néanmoins comporter des risques, comme la possibilité d’abus ou de fraudes. Il est donc essentiel que l’entreprise mette en place des règles claires et des systèmes de contrôle pour éviter tout problème.

En tant qu'employeur dans le BTP, il est important de maîtriser les subtilités des indemnités de trajet. Pour optimiser votre temps de gestion, éviter les erreurs et garantir votre conformité aux règles fiscales, la mise en place d'un outil de gestion des frais professionnels comme SAP Concur est indispensable. Votre direction administrative et financière gagnera du temps et vos salariés pourront gérer leurs notes de frais en quelques clics depuis leur smartphone.

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