C'est le moment pour le voyage d'affaires de faire peau neuve, car les disruptions pèsent sur les collaborateurs comme sur les budgets. Selon l'édition de cette année de l'enquête mondiale de SAP Concur sur les voyages d'affaires, 88 % des voyageurs d'affaires dans le monde affirment avoir dû parer à l'imprévu au cours des 12 derniers mois en raison de difficultés inattendues telles que passer plus de temps sur la route (38 %) ou engager des frais supplémentaires (36 %). L'intelligence artificielle (IA) se tient toutefois prête à aider les voyageurs à faire face à l'imprévu.

Même si SAP Concur utilise l'IA dans les solutions de voyages et notes de frais (T&E) depuis une décennie, nous ajoutons rapidement des fonctionnalités fondées sur l'IA générative pour tirer le meilleur parti de cette technologie émergente. Les entreprises faisant appel à des outils de gestion de voyages et notes de frais intégrés peuvent s'attendre à en retirer des gains importants : l'IA améliorera l'expérience du voyage d'affaires en soi, mais aussi de nombreux processus autour, de la finance aux achats.

Notre enquête révèle que 64 % des gestionnaires de déplacements professionnels aimeraient que l'IA soit utilisée pour automatiser au moins une partie de leurs responsabilités. Dans le même temps, 95 % des voyageurs d'affaires envisageraient de recourir à une automatisation optimisée par l'IA pour les soutenir dans leurs tâches, notamment en matière de visa et de documentation (37 %), de saisie et de reporting des notes de frais (37 %), de recherche d'options de voyage durables (37 %), etc.

Voici comment les entreprises peuvent appliquer l'IA pour rationaliser les voyages et notes de frais, maintenant et dans un avenir proche.

Amélioration des expériences de réservation

L'IA, à mesure qu'elle intervient dans le processus lié aux voyages, améliore les insights, affine les suggestions et rationalise le processus Plan-To-Expense. La technologie continuera à se développer et l'IA aidera alors les collaborateurs à récupérer du temps généralement consacré aux tâches administratives et soutiendra une réduction efficace des coûts dans les entreprises.

Si l'intérêt pour l'IA est fort, en particulier lorsqu'elle résout les problématiques spécifiques à la réservation de voyages, les entreprises devront s'assurer de déployer des outils d'IA de manière responsable. Dans l'ensemble, 89 % des voyageurs d'affaires se disent prêts à utiliser les options de réservation optimisées par l'IA s'ils y sont formés ou si certaines garanties sont données. Plus d'un voyageur sur cinq (22 %) estime que les recommandations de voyages optimisées par l'IA devraient être intégrées dans l'outil de réservation de leur entreprise.

Si 19 % des voyageurs d'affaires affirment vouloir une liste d'options de réservation établie par l'IA d'après leurs préférences et leurs besoins, beaucoup (34 %) préfèrent encore planifier et réserver leurs voyages eux-mêmes.

De nos jours, l'IA suscite un certain malaise générationnel, qui va à l'encontre des stéréotypes. 95 % des voyageurs d'affaires de la génération Z et 92 % des voyageurs de la génération des milléniaux disent ne pas être à l'aise avec l'utilisation des outils de réservation optimisés par l'IA, contre 83 % chez la génération X et 68 % chez les baby-boomers. Ce malaise pourrait se dissiper avec une formation organisée par l'entreprise et l'assurance que les outils sont fiables, non biaisés.

Suivi et analyse en temps réel

Compte tenu du grand volume de données fournies, les outils de gestion des voyages et notes de frais intégrés se prêtent idéalement à l'utilisation de l'IA, laquelle est capable de reconnaître des schémas non visibles pour l'œil humain. La patience des dirigeants ainsi que les bons outils seront toutefois nécessaires pour maximiser la valeur des progrès de l'IA.

Dans notre enquête, 42 % des gestionnaires de déplacements professionnels citent les directives de réduction des coûts de voyage de l'entreprise au milieu des défis actuels parmi les facteurs clés qui compliqueront leur travail au cours des 12 prochains mois. 32 % avancent la réduction des coûts de voyage comme priorité de leur entreprise dans le domaine des voyages d'affaires. Sans outils de reporting puissants soutenus par l'IA et intégrés dans leur solution de voyages et notes de frais, ils auront des difficultés à satisfaire les dirigeants et à maîtriser les coûts.

En tirant parti de l'analytique prédictive, l'IA peut optimiser la conformité et les dépenses de voyage afin de réduire les coûts au maximum tout en améliorant la productivité et l'expérience utilisateur. Par exemple, grâce à Request Assistant dans Concur Request, les voyageurs d'affaires ont la possibilité d'estimer le coût de voyages d'affaires d'après des données avant d'engager toute dépense, ce qui accélère les approbations et évite le hors budget. Les solutions d'audit optimisées par l'IA telles que Concur Detect par Oversight s'avèrent aussi utiles pour identifier la fraude et les abus répétés à partir de schémas dans les données sur les dépenses, protégeant ainsi l'entreprise et son capital.

Conformité et développement des politiques

Alors que chaque euro dépensé compte, l'IA offre des solutions pratiques aux défis que pose la conformité des voyages et notes de frais. Après tout, la conformité n'est pas juste une histoire de règles. Il s'agit d'élaborer des processus cohérents, fluides et efficaces. Fortes de l'IA, de l'automatisation et des données, les entreprises sont à même de réduire les dépenses non conformes, d'atténuer les risques et d'améliorer l'expérience collaborateur dans son ensemble, à certaines conditions.

35 % des voyageurs d'affaires sont prêts à envisager l'automatisation optimisée par l'IA en vue d'une meilleure conformité avec la politique de leur entreprise en matière de voyages. Cependant, pour être à l'aise avec l'utilisation des options de réservation de voyages d'affaires optimisées par l'IA, près de la moitié des voyageurs d'affaires (48 %) veulent avoir l'assurance que leurs données à caractère personnel seront protégées. Près d'un tiers (32 %) souhaitent que leur entreprise leur garantisse qu'ils ne subiront pas de conséquences si les réservations suggérées par l'IA ne sont pas conformes à la politique de l'entreprise.

La sécurité des données est une priorité absolue pour SAP Concur et les solutions intégrées telles que Concur Travel, Concur Expense et Concur Request (y compris la fonctionnalité Request Assistant) soutiennent la conformité grâce à l'IA et l'automatisation tout en apaisant les inquiétudes au sujet des répercussions. Elles offrent aux voyageurs d'affaires une expérience de réservation et de soumission des notes de frais plus rationalisée. Dans le même temps, les gestionnaires de déplacements professionnels et les équipes Finance peuvent facilement valider et traiter les notes de frais. Une solution gagnant-gagnant !

Téléchargez notre livre blanc pour les gestionnaires de voyages pour en savoir plus sur les résultats de l'enquête annuelle SAP Concur Global Business Travel Survey.

L'enquête mondiale SAP Concur sur les voyageurs d'affaires a été menée par Wakefield Research entre le 5 et le 26 avril 2024 auprès de 3 750 voyageurs d'affaires sur 24 marchés : États-Unis, Canada, Royaume-Uni, Allemagne, France, Benelux (Belgique, Pays-Bas, Luxembourg), Suède, Danemark, Norvège, Finlande, Italie, Espagne, ANZ (Australie, Nouvelle-Zélande), Moyen-Orient (Émirats arabes unis, Arabie saoudite), Japon, Corée, Inde, Mexique, Brésil, SEA (Singapour, Malaisie), Afrique du Sud, Portugal, Suisse et Autriche.

L'enquête mondiale SAP Concur sur les gestionnaires de déplacements professionnels a été menée par Wakefield Research entre le 5 et le 26 avril 2024, auprès de 600 gestionnaires de déplacements professionnels, définis comme ceux qui dirigent ou gèrent des programmes de voyages pour les entreprises, sur 6 marchés : Allemagne, Canada, Japon, ANZ (Australie et Nouvelle-Zélande), Royaume-Uni et États-Unis.