Et si la gestion de vos notes de frais vous rapportait de l'argent ?

La gestion des notes de frais est une tâche indispensable dans toutes les entreprises. Au-delà d'être chronophage - et parfois aussi rébarbative et peu stimulante pour les managers et les équipes du service comptabilité - c'est aussi une mission qui coûte de l'argent. Alors que la recherche d'agilité et d'efficacité concerne tous les services des entreprises, pourquoi ne pas faire la même chose avec vos notes de frais pour gagner en productivité ?

Combien vous coûtent vos notes de frais ?

Il y a le coût réel du remboursement à effectuer à vos équipes, bien sûr. Mais pas seulement. Il faut, en effet, prendre en compte d'autres variables afin d'en avoir une vision holistique. Car dépenser de l'argent pour rembourser vos collaborateurs peut coûter cher.

Tout d'abord, il faut intégrer le temps attaché à la création des notes de frais par le salarié. En moyenne une vingtaine de minutes, selon le nombre de dépenses attachées. Pour les commerciaux qui sont constamment sur la route, cela peut-être beaucoup plus, allant même jusqu'à mobiliser des demi-journées ou des journées complètes.

Ensuite, il y a le temps du manager qui vérifie et valide la note soumise. Cinq à dix minutes par note de frais semblent acceptables dans l'hypothèse où tout va bien. Mais cela peut être beaucoup plus en cas de problème, de question ou de demande de clarification. Des aller-retour avec le salarié qui prennent un temps précieux dans la gestion opérationnelle quotidienne.

Enfin, c'est au tour de l'équipe finance qui doit s'assurer de la conformité des dépenses et qui traite, filtre et actionne la note de frais en interne. Un temps qui dépend des outils utilisés, et qui peut être très long si les processus sont manuels et peu standardisés. Sans compter que dans le cas de notes de frais sujettes à caution (coûts dépensant les plafonds autorisés, dépenses inhabituelles, reçu manquant, justificatif en langue étrangère, etc.), le temps à consacrer peut facilement doubler ou tripler.

En plus du temps humain, il faut intégrer les frais liés à la fraude. Un coût loin d'être anecdotique puisqu'il concerne, en moyenne, 17% des notes de frais pour un montant moyen de 43 euros par personne selon une étude. La fraude dans les notes de frais, ce sont des dépenses non éligibles, frauduleuses ou au montant gonflé par malice ou par inadvertance, et qui passent en remboursement malgré les filtres de validation internes. Au final, c'est de la trésorerie qui sort des caisses de l'entreprise sans raison valable.

Toutes ces données mises bout à bout peuvent donc être conséquentes pour l'entreprise, car ce sont des coûts indirects, cachés, dont il est difficile de réaliser l'impact et la portée. Une simple note de frais peut donc coûter 30 à 40% de plus que son coût réel de remboursement. Rapporté à l'année et au nombre de collaborateurs… la note peut vite monter !

Notes de frais : comment calculer son ROI ?

Calculer son retour sur investissement est une bonne pratique, mais la démarche peut être complexe si on ne dispose pas des insights appropriés. C'est la raison pour laquelle, notre équipe a construit un modèle clé en main pour calculer le temps et l'argent investi dans la gestion des notes de frais.

Le but : vous aider à disposer d'une vue à 360 degrés de votre situation actuelle, afin de pouvoir la comparer avec l'utilisation d'un outil dédié.

À partir de quelques données simples (nombre de collaborateurs, nombre de notes de frais soumises, etc.), il est facile de mesurer le retour sur investissement d'une plateforme de gestion des frais de déplacement. C'est un indicateur précieux pour mesurer l'agilité de votre organisation : un montant élevé indiquera des économies très importantes potentiellement réalisables avec un outil adapté. Un premier chiffre qui pourra ensuite être affiné selon votre réalité quotidienne.

Le temps économisé peut ainsi être réinvesti sur des tâches plus productives ou à plus forte valeur ajoutée. Un luxe dans certaines périodes, comme celles de fin d'année, où les notes de frais ont tendance à s'accumuler pour les services finance. C'est, par exemple, le cas de la semaine précédant Noël, traditionnellement la semaine la plus occupée pour la gestion des frais de déplacement.

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