Frais de déplacement
En combien de temps rembourser un collaborateur ?
Lorsqu'un collaborateur doit avancer des fonds sur sa trésorerie personnelle pour un déplacement professionnel, il est normal que celui-ci soit remboursé dans un délai raisonnable. Le problème, c'est que ce délai dépend de nombreux facteurs, dont certains ne sont d'ailleurs pas toujours de la responsabilité de l'employeur.
Cela peut être un problème de conformité dans les reçus fournis (facture manquante ou suspecte), un délai important du côté du salarié, qui peut être lié à l’absence ou à des changements dans sa résidence (ce qui peut impliquer un travail supplémentaire en raison du changement d'année fiscale par exemple), ou encore des processus internes très longs et peu efficients. L’automatisation de la saisie des notes de frais sur Excel et la réduction des étapes de confirmation intermédiaires peuvent aider à résoudre ces problèmes. De plus, la convention collective applicable peut également influencer les règles de remboursement. Pour autant, il existe des règles qui encadrent ce délai « raisonnable », même si les décisions de la Cour de cassation font varier ce cadre selon les cas. Explications.
Délai de remboursement des frais professionnels : la règle générale
À partir du moment où les frais professionnels sont légitimes, approuvés et conformes aux règles internes de l'entreprise, la direction a l'obligation de rembourser ses employés dans les meilleurs délais. Concrètement, celui-ci est généralement de 30 à 90 jours selon les organisations. Au-delà, le délai risque d'être difficilement défendable devant le salarié (ou devant le tribunal en cas de procédure judiciaire). En effet, si la loi impose le remboursement, elle ne donne pas de délai précis. C'est donc le bon sens qui doit prévaloir et ce délai est propre à chaque entreprise. Dans le cadre de cette politique, il est crucial de choisir judicieusement entre notes de frais et tickets restaurant. Cette décision dépend de la nature des dépenses, notamment en ce qui concerne les cotisations sociales liées aux différents types de remboursements. Il est important de prendre en compte les directives de l’URSSAF lors du calcul de ces cotisations pour assurer la conformité et la convenance pour les employés.
Il est d'ailleurs toujours plus raisonnable de le clarifier au sein d'une politique de note de frais en indiquant les dates limites de soumission des notes de frais et les modalités liées. Par exemple, la note de frais peut être soumise au plus tard le dernier vendredi du mois en cours pour un remboursement à la fin du mois suivant. Cette politique doit également prendre en compte le barème des transports et les conventions collectives applicables ainsi que le calcul des cotisations sociales conformément aux directives de l’URSSAF. Il est essentiel de considérer les mesures nécessaires pour protéger ses collaborateurs en déplacement en tenant compte de la mobilité, des coûts associés et de la gestion efficace des trajets. Cela garantit une gestion complète et responsable des frais professionnels.
Pour l’administration de l’entreprise, l'utilisation d'un outil de gestion de frais professionnels est d'une grande aide. Il sait ainsi à tout moment quelles sont les notes de frais en cours de création, en attente de validation, validées, en cours de remboursement, etc. Les modalités de versement des remboursements, notamment le barème des transports et les déductions liées aux tickets restaurant, sont clairement établies. Une pratique courante est également de faire apparaître les notes de frais des collaborateurs sur leur bulletin de salaire, ce qui facilite le suivi et assure la transparence des remboursements. Chaque étape est documentée et validée de manière numérique par les managers intermédiaires, et les reçus sont numérisés depuis l'appareil photo d'un simple smartphone. Tout est alors automatique et cela simplifie considérablement le flux entrant.
Mais il existe des situations qui peuvent aussi mettre les employeurs dans l'embarras. En particulier quand resurgissent de (très) vieilles notes de frais.
La prescription des frais professionnels : un débat évolutif
Que ce soit par oubli ou par négligence, il arrive que des salariés soumettent leurs notes de frais longtemps après l’événement concerné. Lorsque ce délai est de quelques mois, en général, cela ne pose pas trop de problèmes. Mais que faire des notes de frais qui ressortent deux, trois ou cinq ans après ? Pour le savoir, il faut regarder du côté du droit.
Le principe général est celui d'une décision de la Cour de cassation du 14 décembre 2006 : les frais professionnels se prescrivent après une période de trois ans. Cela signifie que l'employeur aurait le droit de refuser le remboursement d'une note de frais oubliée trop longtemps, en particulier si elle inclut des coûts ou des cotisations sociales non conformes du barème établi. Les modalités de versement de ces frais, y compris pour les tickets de transports, sont donc cruciales pour éviter tout malentendu ou retard dans le traitement.
Puis, en mai 2009, une nouvelle décision confirme que la prescription quinquennale s'applique pour le remboursement des notes de frais, et ce, en dépit de l'existence d'une note de service imposant un délai pour faire ses notes de frais. En clair : la politique interne n'a pas force de loi et, quel que soit le délai indiqué, un salarié dispose de 5 ans pour soumettre ses demandes de remboursement. Comprendre les modalités applicables aux notes de frais est essentiel dans ce contexte. Ceci a un impact direct sur la gestion des délais et des prescriptions. Les aspects à considérer incluent le barème des transports, les cotisations sociales associées aux frais professionnels et les directives de l’URSSAF pertinentes.
Mais cela ne s'arrête pas là, car cet arrêt a été remis en cause en septembre 2009. La Cour de cassation a alors jugé que l’autorité compétente n'était pas dans l'obligation de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'avait pas respecté le délai imposé. En clair : la politique interne à force de loi et cette autorité a le droit de ne pas rembourser un salarié qui soumettrait ses notes de frais après l'expiration de la période décidée.
En 2013, nouveau changement : la justice impose une nouvelle prescription quinquennale qui ne considère pas le contenu de la politique interne de l'entreprise.
Ce qu'il faut en retenir
Le droit est capricieux et évolutif, et rien ne remplacera jamais les conseils d'un avocat ou d'un expert juridique.
En général, plus l'entreprise est structurée et organisée de manière efficiente, plus la gestion de ses notes de frais sera optimisée. Cela passe notamment par un bon partage de l'information, une expérience utilisateur intuitive et une centralisation des demandes.
Enfin, en dépit des changements, il est toujours utile et protecteur de créer et de partager une politique interne, afin de clarifier toutes les règles qui s'appliquent dans l'entreprise. Cela inclut également la gestion des notes de frais de taxi, qui peuvent souvent représenter une part significative des dépenses en déplacements professionnels. À partir du moment où il est possible d'agréger les données des utilisateurs, l'employeur peut comparer les ordres de mission, les autorisations de déplacement, ou les réservations, avec l'état actuel des demandes de remboursement. Il ne restera plus qu'à relancer les retardataires pour éviter tout problème.
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