Frais de déplacement
Déplacements professionnels : avez-vous encore besoin d'une agence de voyages d’affaires ?
Il y a dix ou quinze ans, cette question ne se posait pas. Il était évident que les professionnels du tourisme d'affaires étaient les seuls interlocuteurs indispensables pour accompagner toute entreprise dans un voyage professionnel. Seulement, en peu de temps sont apparus une myriade d'acteurs nouvelles générations portés par un web en pleine ébullition.
Pour répondre à cette question, nous allons donc vous faire une réponse de Normand : oui et non à la fois. Mais pour aller au-delà du « ça dépend », il faut surtout connaître les raisons de cette hésitation, car une agence de voyages d'affaires peut être autant une perte de temps et d'argent, que l'assurance d'un déplacement réussi.
Non, vous n'avez plus besoin d'une agence de voyages d'affaires
Aujourd'hui, il n'a jamais été aussi facile de commander directement en ligne. Et ce qui vaut pour les objets de la vie courante et les logiciels, vaut aussi pour les billets d'avions, de trains et les nuitées d'hôtels. En s'affranchissant de tout intermédiaire, l'organisation d'un voyage d'affaires devient facile, directe et souvent moins chère. Les sites de vente de voyages mettent l'accent sur l'expérience utilisateur en dédramatisant l'achat qui peut parfois être intimidant.
Le web regorge d'informations pratiques pour organiser ses déplacements. Sans compter qu'il existe de nombreux comparateurs de prix et des algorithmes qui maîtrisent les modèles du yield management pour acheter au bon moment. Que vous soyez à la recherche de conseils, de bonnes pratiques ou de bons plans, tout est accessible à celui qui sait chercher.
D'autre part, il est désormais possible de connecter des fournisseurs tiers avec une plateforme de gestion de frais de déplacement. Ainsi les prestataires sélectionnés correspondent nécessairement à ceux identifiés dans la politique interne. Il n'y a plus besoin de perdre son temps à chercher le meilleur rapport qualité-prix, vous l'avez à votre disposition en quelques clics.
Oui, vous avez toujours besoin d'une agence de voyage d'affaires
Voyons l'autre côté du miroir à présent. Dans le cas de déplacements récurrents, et en particulier sur les gros volumes, l'agence peut obtenir de meilleurs prix qu'un travel manager ou qu'un assistant commercial qui passeraient en direct avec une plateforme web. Elle peut également intervenir pour gérer des demandes particulières selon les exigences des voyageurs professionnels. Si la demande est précise, le conseil sera toujours précieux.
Les agences de voyage d'affaires disposent de consultants et d'experts qui connaissent le terrain. Ils pourront vous accompagner sur le choix des vols, des voyages, etc. Ils savent où aller, à quel moment et dans quelles conditions. Un site web - en particulier lorsqu'ils sont envahis de faux avis - ne remplacera jamais l'expertise et l'expérience humaines.
Enfin, une agence humanise la relation avec le ou les voyageurs. On parle à une personne et pas à un programme informatique. En cas de problème, c'est un humain qui connaît le dossier et qui nous répond. Un interlocuteur dédié sera bien plus performant qu'un plateau de télémarketing délocalisé à l'autre bout du monde.
Comment choisir ?
La règle est simple : si c'est facile et rapide, vous pouvez tout gérer vous-même. En revanche, si au moins l'une des situations ci-dessous survient dans l'organisation de votre voyage, il est plutôt recommandé de déléguer tout ou partie à une agence de voyages d'affaires :
- Si vos ressources sont trop limitées, pas qualifiées ou ne disposant pas d'expertises internes.
- Si le voyage est complexe, long, ou comprend de multiples destinations, incluant plusieurs moyens de transport, de demandes de visa, etc.
- Si vous partez dans des pays ou des zones à risque, tels que les endroits définis par le Ministère des Affaires étrangères.
- Si vous avez une urgence importance (un déplacement imprévu qui doit se faire dans les prochains jours) et/ou si votre voyage implique des membres de votre comité de direction ou votre conseil d'administration (ou toute autre personne avec une influence considérable ou un pouvoir important).
- Si le budget du voyage est confortable, ou si les attentes sont déraisonnables (beaucoup de personnalisation, voyage luxueux, comprenant une dimension de bleisure avec des enfants, etc.).
- Si vous ne connaissez ni le pays ni la langue parlée sur place, et si l'anglais n'est pas une option satisfaisante.
La question des agences de voyages d'affaires est épineuse, car toutes n'ont pas embrassé au même rythme la transformation digitale et les changements de comportements qui ont redessiné le paysage économique. Au-delà de savoir s'il faut choisir une agence, la question est aussi de savoir quelle agence choisir ? Conseils pertinents, efficacité et rapidité du service, et relation privilégiée sont, sans aucun doute, des critères de choix importants.
