Déplacement professionnel : faut-il choisir les indemnités kilométriques ou la voiture de fonction ?

Pour les collaborateurs qui sont en déplacement, il est utile de s'interroger sur la meilleure solution à retenir concernant le moyen de locomotion. Faut-il privilégier une voiture de fonction, avec les avantages qui vont avec, en tenant compte de l’émission de CO2 lors de l’acquisition de ces véhicules ? Ou bien choisir des remboursements pour chaque kilomètre parcouru à but professionnel, une option souvent plus favorable par rapport à l’utilisation des transports publics ? Cette question n'est pas toujours simple à trancher, car elle dépasse le cadre purement économique et concerne aussi votre politique RH. Explications.

1. Les avantages des indemnités kilométriques
2. Les avantages de la voiture de fonction
3. Dans quel cas choisir les indemnités kilométriques ?
4. Dans quel cas choisir la voiture de fonction ?

Les avantages des indemnités kilométriques

Les remboursements pour l’usage de véhicule personnel consistent à compenser vos salariés pour les coûts liés à un déplacement lorsqu'ils utilisent une voiture personnelle, y compris des véhicules électriques, pour une mission professionnelle. Les indemnités sont calculées selon des critères de l'URSSAF, régulièrement mis à jour, et qui comprend les frais d'essence, mais aussi l'amortissement du véhicule, sa maintenance et son fonctionnement. Ces critères prennent en compte les chevaux fiscaux du véhicule utilisé dans le cadre de l’activité professionnelle. L’élaboration d’une note de frais détaillée et conforme est essentielle pour assurer une gestion transparente et précise des remboursements. Cette démarche doit également tenir compte des cotisations sociales liées à l’usage professionnel du véhicule. Lorsque vos collaborateurs utilisent un véhicule personnel pour des trajets professionnels, le calcul est assez simple (et souvent automatisé avec le bon outil) avec des critères qui s’imposent à tous. À noter que ce barème est régulièrement mis à jour pour tenir compte de l'augmentation du coût de la vie. De plus, savoir faire une note de frais kilométrique est crucial dans ce contexte, car cela permet une gestion précise et transparente des remboursements, y compris la déduction forfaitaire pour des raisons fiscales.

De plus, grâce à ces remboursements, votre entreprise n'a pas à acheter ou à louer un véhicule de fonction. C'est une économie supplémentaire, et aussi une logistique en moins à gérer pour vos équipes (maintenance du véhicule, révision, assurances, processus internes en cas de panne ou d'accident, etc.). Un autre aspect important à considérer est la méthode de remboursement des salariés : choisir entre le frais réel ou un forfait. Cette décision impacte la manière dont les dépenses sont remboursées, notamment pour les trajets professionnels. Elle peut également avoir des implications fiscales pour l’entreprise et les salariés, y compris la possibilité d’une déduction forfaitaire selon le barème fiscal ou le barème kilométrique.

Enfin, dernier avantage à considérer : ces remboursements ne sont pas des frais soumis à l’impôt et aux charges sociales.

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Les avantages de la voiture de fonction

La voiture de fonction est un véhicule qui est mis à la disposition d’un salarié ou d'un dirigeant à titre professionnel, pouvant l’utiliser à des fins professionnelles comme personnelles. C'est souvent le cas pour les dirigeants, mais aussi pour les collaborateurs dont la mission requiert de nombreux déplacements, comme les commerciaux itinérants par exemple, ou ceux qui nécessitent l’utilisation de véhicules utilitaires. La voiture de fonction peut même être un levier de fidélisation des salariés, et aussi un avantage qui peut attirer de nouveaux candidats en cas d'hésitation entre deux postes équivalents. C'est aussi un symbole du prestige social en lien avec un métier pour les personnes qui y sont attachées.

À noter que si le véhicule de fonction est strictement réservé à des besoins liés à l’emploi, il ne constitue pas un avantage en nature. En outre, il est essentiel pour les utilisateurs d’une voiture de fonction de savoir comment enregistrer leurs notes de frais en comptabilité afin d’assurer une gestion précise et conforme des dépenses liées à l’utilisation du véhicule. Cette démarche est d’autant plus importante pour le calcul des cotisations sociales et pour bénéficier éventuellement d’une déduction forfaitaire liée à ces frais professionnels.

Dans quel cas choisir les indemnités kilométriques ?

Pour faire le bon choix, il faut prendre en compte :

• la fréquence des déplacements ;
• le nombre de salariés qui se déplacent ;
• la distance annuelle parcourue.

En général, pour des déplacements occasionnels, souvent de l'ordre de moins de 3 000 kilomètres par an, le remboursement pour l’utilisation de voiture personnelle constitue la meilleure option, tant d'un point de vue organisationnel que financier. Il est aussi pertinent de choisir cette option si vous disposez d'un logiciel de gestion des frais professionnels pour vous faciliter le travail, et limiter la perte de temps liée au calcul et au suivi des frais kilométriques. Il est important de savoir gérer les notes de frais de ses prestataires pour assurer une comptabilité précise et conforme. Cette gestion inclut les aspects liés aux cotisations sociales et à la déduction pour l’activité professionnelle.

D'autre part, rien ne vous empêche de choisir une option intermédiaire en ayant une flotte de véhicules professionnels que vous pouvez mettre à la disposition de vos salariés en déplacement, en particulier pour les longs trajets. Les frais liés aux péages, au stationnement et au carburant pourront ainsi être remboursés aux frais réels, alors que l'usage, l'amortissement et la maintenance du véhicule restent la responsabilité de l'employeur avec des voitures uniquement utilisables pour des raisons professionnelles. Dans ce contexte, il est important de rester vigilant pour prévenir la fraude aux frais kilométriques. Une telle pratique peut entraîner des conséquences sérieuses tant pour les employés que pour l’entreprise, notamment en ce qui concerne les cotisations sociales et la possibilité d’une déduction forfaitaire.

Dans quel cas choisir la voiture de fonction ?

À l'inverse du remboursement pour l’utilisation de voiture personnelle, la voiture de fonction est utile pour les salariés qui se déplacent souvent et qui parcourent de longues distances. C'est un avantage conséquent, notamment lorsque les collaborateurs sont souvent sur la route et résident loin du bureau ou du siège social. En mettant une voiture à leur disposition, l'entreprise facilite leur quotidien et simplifie sa gestion opérationnelle des frais de déplacement. La voiture de fonction est aussi un avantage en nature pour attirer les meilleurs talents (dont le montant évalué en euros est soumis aux charges sociales et à l'imposition sur revenus). Pour ceux qui utilisent une voiture de fonction, il est important de comprendre le processus de remboursement des notes de frais de voiture. Cela permet d’optimiser la gestion des coûts liés aux déplacements professionnels.

Pour vos déplacements professionnels, il est important de faire les bons choix en termes de moyens de transport, mais aussi concernant les outils à choisir pour gérer les frais professionnels afférents. Une plateforme métier peut ainsi faciliter la gestion des notes de frais, et même calculer les frais kilométriques automatiquement. De quoi éviter les risques de fraude et faciliter les tâches des salariés en déplacements, ainsi que le travail de votre direction administrative et financière en matière de gestion des frais professionnels.

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