Dématérialisation des factures : obligations pour 2026

Envoyer une facture ou une note de frais par courrier postal sera bientôt de l'histoire ancienne en raison du développement de la dématérialisation des factures et des notes de frais en France via des logiciels. Ce changement de paradigme qui concernera à terme toutes les entreprises et les organisations est un enjeu majeur porté par une réforme visant à transformer les processus commerciaux et fiscaux pour moderniser et digitaliser la gestion des flux et des processus de facturation. Dans un contexte où beaucoup d'annonces se sont succédées autour du sujet - incluant un report récent de la réforme, c'est l'occasion de faire un point sur l'état du sujet.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est un processus qui vise à remplacer les factures papier traditionnelles par des versions électroniques. En France, ce mouvement est encouragé par l'administration fiscale et les pouvoirs publics, qui voit dans cette transition une manière d'améliorer la traçabilité des transactions et de lutter contre la fraude fiscale afin de :

• Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de création, d’envoi et de traitement des factures.
• Sécuriser les relations commerciales.
• Faciliter les déclarations de TVA par le pré-remplissage.
• Lutter contre la fraude fiscale et diminuer l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés.
• Anticiper l'évolution de l’activité des entreprises afin de favoriser un pilotage fin des actions des pouvoirs publics en matière de politique économique.

Ce changement concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et domiciliées en France. Le déploiement de la dématérialisation des factures s'effectue en différentes phases. Ainsi, depuis le 1^er janvier 2021, les entreprises doivent obligatoirement transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique. Pour ce faire, ils utilisent le portail Chorus Pro.

Facturation électronique : êtes-vous prêts à dématérialiser ?

Que sait-on de cette réforme et à quoi doit-on se préparer ? Découvrez des éléments de réponse dans cette webconférence

Je me prépare à la réforme

Quel intérêt à dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation des factures est bien plus qu'une simple tendance technologique. Elle représente une véritable révolution dans la manière dont les entreprises gèrent leurs transactions et leurs relations commerciales et ses avantages sont nombreux :

• Optimisation des coûts : la dématérialisation permet de réaliser d'importantes économies. En éliminant les coûts d'impression, d'envoi postal et de stockage physique, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses opérationnelles. De plus, la réduction des erreurs manuelles entraîne moins de litiges et de retards de paiement, ce qui peut conduire à une amélioration de la trésorerie des organisations.
• Amélioration de l'efficacité opérationnelle : les factures électroniques peuvent être traitées beaucoup plus rapidement que leurs homologues papier. Cela accélère non seulement le cycle de facturation, mais facilite également la recherche et la récupération de documents, rendant les audits et les contrôles internes plus fluides.
• Sécurité et conformité : les factures électroniques sont stockées dans des environnements sécurisés, protégés contre les risques de perte, de vol ou de détérioration. De plus, les systèmes de dématérialisation offrent souvent des fonctionnalités avancées, telles que le cryptage, l'authentification et les journaux d'audit, garantissant l'intégrité et l'authenticité des données.
• Réduction de l'impact environnemental : en passant au numérique, les entreprises contribuent à la réduction de la consommation de papier, ce qui a un impact positif sur l'environnement. Moins de papier signifie moins de déforestation, moins de déchets et une empreinte carbone réduite.
• Amélioration des relations clients et fournisseurs : la dématérialisation des factures facilite la communication et la collaboration entre les parties prenantes. Les clients et les fournisseurs peuvent accéder instantanément aux factures, ce qui améliore la transparence et renforce la confiance.
• Adaptabilité et évolutivité : les solutions de dématérialisation sont conçues pour s'adapter aux besoins changeants des entreprises. Qu'il s'agisse d'intégrer de nouvelles fonctionnalités ou de s'adapter à des volumes croissants de factures, ces systèmes peuvent évoluer en fonction des besoins.

Le gouvernement estime que la généralisation de la facturation électronique représentera à terme pour les petites et moyennes entreprises un gain de 4,5 milliards d’euros par an. Elle est aussi un levier de simplification et de modernisation des relations entre l’administration fiscale et les entreprises.

Que prévoit la réglementation pour les factures numériques appliquée en 2024 ?

Il existe deux options pour les entreprises qui dématérialisent leurs factures pour adapter leurs systèmes et infrastructures techniques afin de créer, envoyer et recevoir des factures électroniques conformes aux règles fiscales :

• Utiliser le portail public de facturation (PPF) : déployé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) et régi par l’administration fiscale, c'est un portail que peuvent utiliser les entreprises pour déposer, gérer et consulter leurs factures électroniques. Ce portail est accessible gratuitement pour tous les assujettis à la TVA, qu’ils relèvent du public ou du privé.
   
• Utiliser une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : c'est un portail fourni par un éditeur de logiciel tiers qui permet aux entreprises de déposer leurs factures, contrôler et vérifier leur conformité, et préparer le reporting destiné à l'administration fiscale. La PDP doit être immatriculée par l’administration fiscale, pour une durée de trois ans renouvelables. Seule une plateforme partenaire sera habilitée à assurer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière de facturation électronique et de e-reporting.

Le calendrier, déterminé dans l'article 3 de l'ordonnance du 15 septembre 2021, prévoyait un déploiement à partir 1^er juillet 2024 en 3 étapes :

• En 2024, en réception pour l’ensemble des assujettis, et en transmission pour les grandes entreprises.
• En 2025, en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire.
• En 2026, en transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Dématérialisation des factures : comment être conforme aux obligations légales ?

Toutes les factures dématérialisées doivent être lisibles, émises, transmises et reçues sous une forme dématérialisée, signée numériquement grâce à des solutions de signature électronique dématérialisées. Au-delà de cette base commune à la plupart des transactions financières, il existe aussi des spécificités légales liées à la dématérialisation des factures.

Conservation et archivage

Les factures établies ou reçues sur support informatique doivent être conservées sous cette forme pendant un délai d'au moins 6 ans. Ce délai court à compter de la date à laquelle la facture a été établie. À noter que les conditions d'émission, de cachet et de stockage des factures électroniques seront précisées par décret.

Les nouvelles mentions obligatoires

Les récents changements dans la mise en place de la dématérialisation des factures s'accompagnent de nouvelles mentions à ajouter, comme :

• le numéro SIREN ;
• l'adresse de livraison des biens, lorsqu'elle est différente de l'adresse du client ;
• l'information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;
• le paiement de la taxe d'après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.

Les formats acceptés

L’administration fiscale accepte plusieurs 3 formats pour les factures électroniques :

• Le format Cross Industry Invoice (CII) : il s’agit d’un format ouvert, qui a pour objectif de rationaliser tous les processus de facturation, dans tous les pays et dans tous les secteurs.
• Le format Universal Business Language (UBL) : c'est un format ouvert, développé par l'Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), basé sur XML.
• Le format Factur-X : développé spécialement pour les entreprises françaises, il a été conçu en étroite collaboration avec la Direction Générale des Impôts et des experts français. Il s’agit d’un format de facture électronique mixte qui comprend un fichier PDF combiné à un fichier de données embarqué XML. Ce format permet une interopérabilité complète lors des transactions avec d’autres pays du monde et un niveau de protection très élevé.

Comment mettre en place la facturation électronique ?

La transition vers la facturation électrique est un processus qui nécessite une planification minutieuse et une mise en œuvre stratégique. Voici une approche étape par étape pour mettre en place efficacement la facturation électronique au sein de votre entreprise :

1. Évaluation des besoins et diagnostic : avant toute chose, il est crucial de comprendre vos besoins actuels en matière de facturation. Combien de factures émettez-vous et recevez-vous chaque mois ? Quels sont vos délais de paiement moyens ? Quels sont les coûts associés à votre processus actuel ? Cette évaluation initiale vous aidera à définir vos objectifs et à mesurer les bénéfices de la transition.
2. Sélection d'une solution adaptée : il existe de nombreuses solutions de facturation électronique sur le marché, allant des logiciels autonomes aux plateformes intégrées. Il faut donc définir si vous optez pour une solution privée et payante (une plateforme de dématérialisation partenaire ou PDP), ou le portail public de facturation qui est gratuit (PPF). Votre choix dépendra de la taille de votre entreprise, de votre volume de facturation, de votre budget et de vos besoins spécifiques.
3. Formation et sensibilisation : la réussite de la mise en place de la facturation électronique dépend en grande partie de l'adhésion de vos équipes. Organisez des sessions de formation pour les familiariser avec le nouveau système. Expliquez les avantages de la facturation électronique et comment elle facilitera leur travail au quotidien. De la même manière, il convient de faire le point sur toutes vos transactions financières, comme la gestion de vos notes de frais pour les déplacements professionnels de vos équipes.
4. Intégration technique à vos systèmes existants, tels que votre logiciel comptable ou votre ERP. Cela peut nécessiter l'intervention d'experts techniques ou de consultants spécialisés.
5. Mise en place de procédures internes pour la création, l'envoi, la réception et l'archivage des factures électroniques. Ces procédures doivent garantir la conformité réglementaire et assurer la sécurité des données.
6. Tests et ajustements : avant de lancer pleinement la facturation électronique, effectuez des tests pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Cela vous permettra d'identifier et de corriger d'éventuels problèmes avant qu'ils n'affectent vos opérations.
7. Communication avec vos partenaires commerciaux : informez vos clients, fournisseurs et autres partenaires de votre passage à la facturation électronique. Fournissez-leur les informations nécessaires pour faciliter les échanges et assurez-vous qu'ils sont également prêts pour cette transition.
8. Évaluation et amélioration continue : une fois la facturation électronique mise en place, évaluez régulièrement son efficacité. Recueillez les retours de vos équipes, analysez les données et apportez les ajustements nécessaires pour optimiser le processus.

La mise en place de la dématérialisation des factures fait partie des bonnes pratiques afin d'accélérer la digitalisation des entreprises. Ainsi, ce qui fonctionne avec les factures peut aussi fonctionner avec vos frais professionnels et vos notes de frais, afin de faciliter la gestion des flux de données et d'informations pour une trésorerie sous contrôle. En obligeant toutes les entreprises à passer à la dématérialisation des factures, les pouvoirs publics donnent ainsi l'impulsion nécessaire pour faciliter le quotidien des professionnels des directions administratives et financières.

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