Défraiement : quelles sont les obligations de l'employeur

Défrayer un salarié - c’est-à-dire  rembourser les frais professionnels engagés sur la trésorerie personnelle du collaborateur - est une pratique courante pour les entreprises. Or, celle-ci est une démarche aux nombreuses subtilités législatives et réglementaires. Cela inclut souvent l’allocation forfaitaire pour l’utilisation des véhicules électriques dans le cadre professionnel ou le remboursement forfaitaire pour certaines dépenses. En cas de contrôle, il vaut mieux être parfaitement au clair avec la loi, notamment en ce qui concerne les cotisations sociales et la déduction forfaitaire liée à ces dépenses. Selon l'organisation de l'entreprise, cette procédure  peut prendre du temps (en particulier en l'absence de processus clairs ou d'outils adaptés), ou être extrêmement fluide et productive grâce à une application et un portail qui centralise l'information. Dans tous les cas, les obligations de l'employeur sont les mêmes. Retour sur quelques-unes d'entre elles.

L'obligation de remboursement

À partir du moment où une dépense est approuvée par l'entreprise et qu'elle est conforme à sa politique interne, celle-ci doit être remboursée par l’entité concernée , sans aucune condition ni réserve. Cela s’applique également aux frais engagés dans le cadre du trajet domicile-travail, souvent considéré comme une part essentielle des dépenses professionnelles. Même dans le cas où le salarié est licencié peu de temps après. Le versement de l’indemnisation pour ces trajets est un aspect important de la gestion des transports professionnels. Cette obligation de remboursement a été confirmée par les juges à de nombreuses reprises. Elle doit être effective et calculée à l'euro près dans le cadre d'un remboursement au réel, et être versée dans un délai raisonnable pour ne pas affecter durablement la situation financière du salarié.

Le respect du barème kilométrique

Lorsqu'un salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, le remboursement des indemnités kilométriques  s'effectue selon un tarif  calculé par l'administration fiscale. Dans certains cas, l’entreprise peut également prévoir une avance sur frais pour ces déplacements conformément aux modalités établies afin d’alléger la charge financière initiale pour le salarié. Ce dernier comprend la distance totale et la puissance fiscale du véhicule (plafonnée à 7cv) et doit être respecté. Impossible pour l’organisation de faire un cadeau à son collaborateur en gonflant le nombre de kilomètres parcourus ou le barème. À l'inverse, une société récalcitrante  ne peut, non plus, minimiser ce tarif pour le remboursement des frais de déplacement . Ce tarif fait d'ailleurs partie des points sensibles régulièrement vérifiés lors des contrôles.

L'archivage des justificatifs

Toutes les notes de frais doivent être dûment archivées, une fois le remboursement effectué. Cela inclut les justificatifs qui peuvent être demandés par les autorités de contrôle fiscal et social, particulièrement pour les dépenses liées à une activité professionnelle . Pour faciliter cette tâche, l’utilisation d’un modèle de note de frais de restaurant standardisé, souvent rencontré lors d’un trajet d’affaires, peut être utile. La gestion des justificatifs nécessite donc une organisation particulière, à la fois pour des questions de gestion, mais aussi pour protéger les données personnelles des salariés. C'est justement là où l'archivage numérique prend toute son importance. Désormais autorisé par la loi, il simplifie la gestion des justificatifs, à condition de suivre des règles précises.

L'hébergement des salariés

Lorsqu'ils sont en déplacement pour une mission professionnelle, les salariés qui sont à plus de 50 kilomètres ou de 90 minutes de transport en commun de leur lieu de résidence peuvent engager une dépense d'hébergement qui leur sera remboursée (dans le cadre de la politique de l'entreprise). C'est le principe de l'indemnité de grand déplacement, tel qu’établi par la réglementation en vigueur. Dans ce contexte, il est essentiel de connaître les droits et obligations des déplacements professionnels. Selon un accord collectif ou la politique interne de l’entreprise, le versement des indemnités kilométriques peut s’appliquer pour le trajet en voiture. Obliger son salarié à prendre la route et lui interdire de dormir à l'hôtel est donc illégal et puni par la loi dans ces conditions. À l'inverse, une nuit d'hôtel fastueuse et non justifiée par des questions de distance et/ou de motif professionnel sera tout aussi exclue de l’indemnisation.

Ouvrir ses portes et ses comptes à l'URSSAF

L’organisme public chargé du contrôle des notes de frais et des dépenses des entreprises a pour rôle de collecter les cotisations et les contributions sociales des entreprises dans le but d'assurer la gestion de la trésorerie de la Sécurité Sociale. Dans le cadre de ces contrôles, une question fréquente concerne l’admissibilité des dépenses telles que l’alcool en note de frais. Les modalités de cette admissibilité peuvent varier, notamment en l’absence de directives claires au sein de l’entreprise. Un contrôleur peut donc venir à l'improviste dans le cas d'une recherche de travail dissimulé, ou selon une date convenue d'avance pour un contrôle plus classique. L'employeur devra préparer tous les documents nécessaires pour la bonne marche de contrôle et faciliter le travail de l'inspecteur. Refuser l'entrée de l'inspecteur dans les locaux de l'entreprise ou ne pas lui faciliter le travail sont des actes punissables par la loi.

Le devoir de protection (duty of care)

Lors de tout déplacement, en particulier à l'étranger, l'entreprise a un devoir d'information et de protection. Si le remboursement des frais liés à une mission internationale doit suivre les mêmes règles qu'un remboursement des déplacements locaux ou nationaux, les obligations de l’entité employeuse  vont encore plus loin. En cas de problèmes sanitaire, climatique ou sécuritaire, l'entreprise doit s'assurer que ses collaborateurs puissent être en sécurité et tout faire pour les assister dans les meilleures conditions. Y compris en assumant les coûts qui y sont liés. La géolocalisation à partir d'une application mobile professionnelle pour smartphone permet d'apporter les réponses adaptées en cas de besoin, tout comme la souscription d'une assurance qui protège aussi bien les salariés que l'entreprise. Pour une gestion efficace des dépenses liées à l’activité professionnelle, la mise en place d’un journal pour les notes de frais est une pratique bénéfique. Ce journal inclut les indemnités kilométriques et peut aussi comporter des montants forfaitaires pour certaines catégories de dépenses, facilitant ainsi le suivi et la transparence des remboursements.

Défrayer ses collaborateurs pour les frais de voyages professionnels nécessite une structure et une organisation adaptées. C'est la raison pour laquelle un nombre croissant d'employeurs digitalisent la gestion de ces remboursements grâce à un portail sécurisé accessible sur tous les terminaux et à l'information stockées dans le cloud. Une bonne pratique pour faire face à ses obligations et créer un climat de confiance productif pour vos salariés en déplacement.

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