Covoiturage : comment calculer les frais ?

En matière d'indemnité kilométrique, le covoiturage est un moyen de transport un peu à part. S'il est devenu une solution de mobilité incontournable pour réduire les coûts de transport tout en adoptant une démarche écologique, il nécessite de calculer ses frais pour assurer sa conformité fiscale. Que vous soyez conducteur ou passager, comprendre comment estimer et calculer les frais de covoiturage est essentiel pour garantir une répartition équitable des dépenses et respecter les réglementations en vigueur. En effet, en matière de covoiturage, il existe des règles spécifiques selon la distance parcourue et les indemnités auxquelles vous pouvez prétendre.

Comprendre l'indemnité kilométrique domicile-travail

Tous les professionnels peuvent déduire de leur revenu imposable une partie des coûts dépensés pour le trajet domicile-travail. Seuls les frais justifiés et exposés à titre professionnel sont déductibles. Vous devez pouvoir justifier du montant des frais engagés (facture, ticket de péage, etc.), et ce quelle que soit la distance parcourue. Il existe deux options : 

• Vous habitez à moins de 40 km (ou à 40 km) de votre lieu de travail (soit 80 km aller-retour) : dans ce cas, vous pouvez prendre en compte l’intégralité du kilométrage dans le calcul de vos frais de transport.
• Vous habitez à plus de 40 km de votre lieu de travail : ici, la prise en compte du kilométrage ne s’effectue que pour 40 km (soit 80 km aller-retour). Cependant, l’intégralité de la distance peut être prise en compte si vous justifiez cet éloignement par des circonstances particulières liées notamment à l’emploi occupé ou à des circonstances familiales ou sociales particulières, autres que des convenances personnelles. C'est notamment le cas par des difficultés à trouver un nouvel emploi à proximité de votre domicile, ou l'exercice d’une activité professionnelle par votre conjoint à proximité du domicile commun. Dans ce cas, vous devez joindre une note explicative à votre déclaration de revenus, précisant les raisons de cet éloignement.

Quelle que soit la distance entre votre domicile et votre lieu de travail, on ne peut déduire qu'un seul aller-retour par jour, sauf s'il existe des contraintes particulières, telles que des problèmes personnels de santé, l’existence au domicile de personnes nécessitant votre présence, ou des horaires de travail atypiques.

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Méthodes de calcul des frais de covoiturage

Pour déterminer si les frais sont imposables, le conducteur doit respecter trois conditions. Si le conducteur pratique le covoiturage dans le cadre d’un déplacement qu'il effectue pour son propre compte, si le tarif complet n’excède pas le barème kilométrique forfaitaire divisé par le nombre de voyageurs effectuant ce trajet, et s'il garde à sa charge une quote-part de frais de carburant et de péage occasionnés par ce déplacement, alors cette activité de partage de frais n’est pas imposable. Les sommes perçues n’ont alors pas à être déclarées à l’administration fiscale.

En revanche, si au moins un de ces critères n'est pas respecté, le conducteur est tenu de déclarer ses recettes à l’administration fiscale.

Dans tous les cas, et quel que soit votre statut, le conducteur qui fait du covoiturage pour se rendre au travail est éligible au remboursement des indemnités kilométriques dès lors qu'il utilise son propre véhicule. À noter que dans le cas du covoiturage, le remboursement s’applique uniquement au propriétaire du véhicule utilisé. 

Bonnes pratiques pour optimiser ses frais de covoiturage

Afin d'optimiser ses remboursements et d'éviter tout litige avec l'administration fiscale, il est recommandé de suivre certaines bonnes pratiques. Il est important de conserver une trace écrite de chaque déplacement effectué, sous forme de carnet de route ou de relevé GPS, avec le nom et le nombre des personnes véhiculées, ainsi que le montant demandé en guise de compensation financière. Pour cela, vous pouvez utiliser un simple tableur Excel ou utiliser des outils numériques de gestion de dépenses pour automatiser la gestion des frais de déplacement.

En parallèle, vous pouvez demander une petite dose de formalisme à vos passagers, comme la signature ou la validation d'une note qui atteste bien qu'ils ont été transportés dans votre véhicule à telle date et telle heure. Vous pouvez aussi ajouter les kilomètres parcourus et le montant compensatoire demandé. Plus votre démarche sera documentée, plus elle sera facile à défendre en cas de contrôle fiscal.  

Le calcul des frais de covoiturage dans un cadre professionnel nécessite une compréhension approfondie des règles fiscales et des barèmes en vigueur. En adoptant les bonnes pratiques et en s'assurant de respecter les conditions d'éligibilité, les salariés peuvent bénéficier d'un remboursement optimisé tout en évitant des désagréments fiscaux. Assurez-vous de bien structurer vos justificatifs et d'utiliser les outils adéquats pour simplifier la gestion de vos déplacements.

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