Frais de déplacement
Concilier attentes des voyageurs et besoins de visibilité des entreprises, une équation possible
Lorsqu’ils partent en déplacement, les collaborateurs ont leur propre vision de l’expérience qu’ils souhaitent vivre et leurs propres envies. Pour répondre à cette exigence, SAP Concur a créé un écosystème connecté avec de nombreux partenaires comme Airbnb et Uber. Cet écosystème permet de réconcilier les attentes des voyageurs avec les besoins de visibilité de l’entreprise. Comment ? Témoignages de Airbnb et Uber lors des Business Class SAP Concur.
Aujourd’hui, deux tiers des voyageurs européens réservent en dehors des canaux privilégiés de l’entreprise ; et 15% des séjours réservés sur Airbnb le sont à titre professionnel*.
Les principales raisons qui motivent les voyageurs à réserver en dehors des canaux corporate ? Pour 44%, la possibilité d’avoir plus de choix et un meilleur prix, 41% trouvent cela plus pratique, et 39% apprécient les programmes de fidélité (GBTA, Research Study 2018). “Les attentes de ces voyageurs - vivre la même expérience de voyage que dans leur vie personnelle - et des Travel Managers - un maximum de contrôle et de visibilité - ne se rejoignent pas toujours. Ce n’est pas tant un problème que les salariés aient des comportements et des usages différents par rapport aux attentes de l’entreprise. D’ailleurs, ces derniers font souvent ces choix pour des questions de qualité de service et de prix plus avantageux pour leur société. En revanche, cela génère un manque de visibilité et de contrôle sur les déplacements et les dépenses”, souligne Marine Rivoire, Product Marketing Manager EMEA chez SAP Concur.
Une opportunité manquée
Ces nouveaux usages, Uber et Airbnb en sont les premiers témoins et acteurs. Chez le spécialiste du VTC, le premier et le dernier kilomètre représente 5% des budgets voyage et plus d’un tiers des dépenses dans les outils des entreprises. “Ces énormes volumes s’expliquent par des besoins de la part des utilisateurs, qui sont in fine, plutôt en phase avec ceux des Travel Managers : fiabilité, rapidité, sécurité, et coût", indique Franck Monsauret, Country Manager Uber for Business France d’Uber. Pour l’instant, il y a encore une dichotomie entre les usages des voyageurs et des entreprises ; c’est dommage, car c’est une véritable opportunité manquée pour les Travel Managers d’acheter mieux et de proposer plus d’options à leurs collaborateurs.”
Des modes de consommation qui évoluent
Chez Airbnb, le constat est sensiblement le même. Cette dichotomie existe ; en revanche, elle tend à se réduire. “Beaucoup d’entreprises, notamment des start-ups, ont fait un mouvement massif vers notre plateforme. Elles ont pris conscience des gains de productivité que cela peut engendrer : on peut louer un logement pour plusieurs personnes et favoriser la proximité des lieux de business. A Paris par exemple, l’arrondissement le plus plébiscité est le 14ème, du fait qu’il se trouve proche de la Porte de Versailles, lieu de nombreux salons, explique Emmanuel Marill, directeur général France et Belgique d’Airbnb. Il va y avoir à l’avenir un appel organique du fait d’un mouvement opéré par les générations Y qui va avoir un effet de ruissellement sur la globalité de l’entreprise.”
Ne pas aller à l’encontre des usages
Ces nouveaux usages ont un impact indéniable sur l’utilisation des outils de gestion du voyage, comme le confirme Franck Monsauret : “Ce que les utilisateurs apprécient, c’est l’instantanéité que procure l’application Uber. Difficile donc de leur demander de passer par la plateforme proposée par l’entreprise ; c’est contre-productif.” Même observation pour Emmanuel Marill : “On ne peut pas avoir la prétention de penser qu’on va pouvoir imposer un autre device que celui déjà utilisé de façon récurrente par les voyageurs.”
Une convergence des données pour favoriser la visibilité
Comment, dans ce cas, concilier à la fois ces habitudes ancrées et l’outil privilégié par l’entreprise ? A la demande des clients et de leurs collaborateurs, SAP Concur répond à cette problématique en intégrant les partenaires comme Airbnb et Uber. Cela permet ainsi, quand un collaborateur se connecte à son application Uber ou Airbnb, de traiter l’action directement et automatiquement depuis la plateforme de gestion. “Cette réconciliation peut se faire que ce soit dans le cadre de la réservation d’un vol, d’une nuit d’hôtel ou d’un logement Airbnb ou dans le cadre d’une dépense pour un déplacement en Uber. Chaque réservation ou dépense est remontée dans la plateforme SAP Concur et permet de créer une ligne de dépense, pour une traçabilité complète”, détaille Marine Rivoire.
Cette traçabilité, grâce à la convergence des données en quasi temps réel, permet aussi de répondre aux enjeux de protection et de sûreté, devoir juridique de l’entreprise, que ses salariés soient en déplacement ou dans les locaux.
Combler les attentes des voyageurs et des sociétés, telle est l’ambition de SAP Concur, de ses partenaires, mais aussi et surtout des entreprises clientes. Chacun y voit un véritable enjeu d’engagement des collaborateurs et de valorisation de la marque employeur. La solution selon Marine Rivoire : se mettre autour de la table, échanger sur les besoins de tous, pour réfléchir et construire la politique voyage de demain.
*Source: GBTA 2018 Étude “Comment la technologie influence le comportement et la sécurité des voyageurs”
