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Comment vous assurer que votre copie numérique est fiable ?
Alors que le numérique a pris une importance de plus en plus grande dans notre économie, les récentes modifications législatives permettent enfin d'appréhender une copie numérique comme un fichier ayant la même valeur qu'un document papier. Seulement, une simple photocopie ou une photo prise depuis un smartphone avec une application photo par défaut sont très loin d'être suffisantes. Et sans copie numérique en règle, l'administration fiscale est en droit de vous demander l'original papier.
Si cette transition vers la dématérialisation est une bonne chose, encore faut-il la faire dans les règles de l'art. Que ce soit pour vos notes de frais, vos dépenses professionnelles, ou vos factures émises ou reçues, apprenez-en plus sur la fiabilité de la copie numérique.
La copie numérique, pour dire adieu au papier
Différentes lois ont donné le coup de grâce au papier ces dernières années. On peut citer le décret n°2016-1673 « relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du Code civil » ou encore l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale ». Dans tous les cas, ces évolutions législatives visent à accompagner la transformation de notre économie face à la déferlante numérique en imposant un cadre et des normes autour de la copie numérique.
En France, c'est la norme Afnor NF Z42-026 homologuée en mai 2017 qui détaille les modalités spécifiques qu'une copie numérique doit remplir. La règle de base est simple : une copie numérique fidèle est une reproduction à l’identique de la forme et du contenu. Il existe plusieurs procédés permettant de considérer une copie comme étant une copie fiable :
- Elle doit être dotée d'une empreinte électronique ;
- Elle doit disposer d'un horodatage qualifié ;
- Elle doit intégrer un cachet électronique et une signature électronique qualifiés.
- Elle doit être conservée dans des conditions destinées à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
Que vos besoins soient orientés vers la facturation, les documents légaux, les contrats ou la gestion des notes de frais, la dématérialisation des documents permet d'établir une copie fidèle d’un original papier au format numérique. Une fois cette copie réalisée, les documents papier peuvent ensuite être détruits. Un gain de temps, de place et d'argent fort appréciable !
En général, il est toujours recommandé d'effectuer un contrôle qualité du document une fois numérisé. Ce travail peut se faire directement au sein des logiciels qui utilisent la copie numérique fiable. Des systèmes d'intelligence artificielle nourris par des algorithmes spécifiques parviennent à déterminer si un fichier est valide ou non. Un travail qui se fait en temps réel et qui apporte un niveau de confiance supplémentaire pour les salariés et l'entreprise.
Comment conserver une copie numérique ?
Malgré toutes ses précautions et fonctionnalités avancées, une copie numérique n'est, au final, rien d'autre qu'un fichier informatique. Ce dernier peut donc être stocké par l'entreprise selon sa politique interne. Là aussi, il existe des normes et des recommandations spécifiques d'un point de vue technique (en particulier la norme NF Z42-020), mais l'entreprise peut choisir le prestataire de son choix. Qu'il s'agisse d'un serveur local, d'une solution cloud française, européenne ou américaine, le fichier peut être archivé et classé facilement.
Le passage à la copie numérique facilite la gestion des archives. Ces dernières n'ont plus besoin d'occuper un espace physique dans un immeuble de bureau. C'est un gain de place et donc d'argent. Sans compter qu'avec le numérique, chaque copie dispose de métadonnées qui permettent de retrouver rapidement le document recherché selon des critères prédéfinis (type de document, signataire, date, fournisseur, montant, ordre de mission, etc.).
Enfin, à noter qu'il existe également des solutions de coffre-fort numérique permettant d’archiver ses documents de façon externalisée, dans un espace totalement confidentiel et accessible uniquement aux personnes autorisées.
Aujourd’hui, une copie électronique peut être reçue avec la même valeur probante que l’original papier par n'importe quelle autorité qui en ferait la demande. Qu'il s'agisse d'un juge, de l'administration fiscale ou des pouvoirs publics, une copie numérique fiable peut se substituer à un document en version papier. Ce changement d'importance facilite la vie des entreprises en réduisant le poids et la charge de travail liés à l'utilisation du papier. C'est aussi l'occasion de revoir ses méthodes de travail et ses processus internes pour digitaliser son organisation et travailler de manière plus agile.
La facturation électronique constitue une illustration concrète de l'impact de la transformation digitale qui touche toutes les organisations. Elle simplifie les usages, permet de facturer et d'être payé plus vite, tout en simplifiant la communication entre les différentes entités corporate. Il n'y a plus qu'à se lancer ! Pour en savoir plus consultez notre article sur la digitalisation à valeur probante
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