Comment traiter une note de frais Uber

Dans les grandes villes - que ce soit en France ou à l'étranger - chercher (et trouver) un taxi peut parfois s'avérer compliqué. En particulier si on ne connaît pas la configuration des lieux. De plus, tous les taxis n'acceptent pas forcément le paiement par carte bancaire - ou alors moyennant un supplément, et ajouter de l'incertitude à un déplacement professionnel n'est jamais une bonne chose. Enfin, dans les pays où l'on ne maîtrise pas la langue, s'orienter peut tourner au cauchemar. Alors quand il s'agit de demander une note de frais dans un alphabet inconnu, tout se complique.

Face à tous ces irritants, de plus en plus de professionnels utilisent Uber pour se déplacer en ville. C'est simple, rapide et efficace. L'application est connue et universelle, et facilite la gestion des déplacements grâce à la dématérialisation des procédures. Cette approche moderne adoptée par la compagnie Uber transforme l’expérience de déplacement urbain. Mais une fois arrivé à bon port, comment traiter une note de frais Uber ? Pour cela, il existe plusieurs cas de figure.

Votre entreprise n'a pas de plateforme dédiée

Certaines organisations ne disposent pas encore des outils adaptés pour centraliser et gérer les notes de frais dans une plateforme dédiée. La gestion des notes de frais passe alors par l'utilisation des méthodes traditionnelles comme des fichiers Excel ou des PDF remplissables, et les processus de validation s'effectuent via email ou messagerie instantanée. En plus des notes de frais liées aux transports, il est important de connaître les critères pour récupérer la TVA péage. C’est un aspect essentiel dans la gestion des coûts de déplacements.

Une note de frais Uber sera donc traitée comme n'importe quelle autre note de frais liée à un transport à visée professionnelle :

• Lorsque la note de frais Uber ne concerne qu'un déplacement simple (par exemple, un rendez-vous avec un client dans la même ville), on utilisera le compte 6251 « voyages et déplacements ».
• Lorsque la note de frais Uber fait partie d'un déplacement long et complet incluant d'autres moyens de transport (avion, train…), des frais de repas et des frais d'hébergement, on utilisera le compte 6256 « missions ».

Une fois que votre collaborateur reçoit son reçu par email, il pourra le joindre à sa note de frais selon le processus interne habituel. Pour faciliter cette tâche, l’utilisation de logiciels de gestion des notes de frais peut être envisagée, offrant des modalités pratiques et conformes au barème de l’URSSAF. Cette approche s’adapte particulièrement bien au contexte du télétravail, permettant une gestion efficace des notes de frais même à distance.

Pour aller plus loin, Uber propose également la possibilité de souscrire à une offre business à travers un outil qui centralise l'ensemble des déplacements Uber dans un seul et même endroit. Dans ce cas, le salarié peut indiquer un code de dépense qui sera reporté dans votre relevé mensuel reçu par l'entreprise. Chaque ticket de déplacement est ainsi enregistré, facilitant le travail de l’employeur et du service comptable dans la validation et le remboursement des frais. Votre service comptable peut consulter toutes les courses effectuées et gérer la facturation de façon optimale. Si vos salariés utilisent fréquemment Uber, c'est un bon moyen pour générer des rapports et analyser l'ensemble des dépenses et des déplacements depuis un tableau de bord unique.

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Votre entreprise travaille avec un outil centralisé

Si vous avez la chance de disposer d'un outil centralisé, Uber dispose d'une plateforme qui vient s'interfacer avec une solution de gestion de dépenses compatibles. Elle offre l’opportunité d’adopter des pratiques plus écologiques dans les voyages d’affaires. Des options comme le choix de véhicules polluants sont disponibles. De plus, l’analyse de l’empreinte carbone des déplacements est facilitée. Pour simplifier la gestion de trajet , les factures Uber sont dématérialisées et instantanément enregistrées comme une note de frais. En outre, comprendre le fonctionnement de la TVA sur les frais de transport est essentiel pour optimiser la gestion fiscale de ces dépenses au sein de l’entreprise. Cela implique notamment la déduction appropriée de la TVA sur chaque ticket de transports, une tâche souvent supervisée par les dirigeants ou le service comptable. Cette remontée des dépenses en temps réel permet d'apporter une visibilité immédiate sur les coûts et une meilleure maîtrise de la conformité des règles et des politiques de déplacements.

Vous pouvez nommer une personne en tant qu'administrative afin qu'elle puisse ajouter et retirer des employés de la liste. Vous pouvez aussi configurer des règles personnalisées, comme celles concernant la classe du véhicule VTC ou la limite de dépenses autorisée, en tenant compte de la réglementation actuelle sur la mobilité. Le résultat : votre équipe et vous n'avez pas à vous soucier des courses qui n'entrent pas dans le cadre de la politique. Le système le fait à votre place.

L’automatisation de la gestion des déplacements est un avantage clé, surtout pour les managers qui supervisent l’activité professionnelle. L'interconnexion entre Uber et un outil de gestion de frais professionnels est un avantage important pour automatiser les rapports, fluidifier le transfert de données et faciliter la gestion et la réservation des déplacements. D'autant que ce qui fonctionne avec Uber fonctionne aussi avec d'autres prestataires. C'est le cas des loueurs de voitures avec Hertz, des compagnies aériennes avec American Airlines ou British Airways, des hébergements avec Hyatt ou AirBnB, des billets de train avec Trainline, etc.

Le succès d'Uber s'explique notamment par la facilité avec laquelle il est possible de se faire transporter depuis une simple application mobile. Le travail et le soin apportés au design et à l'expérience utilisateur en font un outil devenu incontournable dans les grandes villes. C'est rapide, facile à utiliser et fonctionnel. C'est de ces bonnes pratiques que s'inspirent les applications de gestion de voyages professionnels. En transformant une mission complexe en tâche simple et conviviale, faire ses notes de frais - pour Uber ou pour tout autre service - devient un jeu d'enfant.

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