Contrôle des coûts de l’entreprise
Comment réduire le volume des déplacements des salariés ?
Chaque déplacement est à la fois un risque et un coût pour une entreprise si on prend les choses de manière très rationnelle. Un risque, car il est impossible de maîtriser le comportement d'un salarié et ses propos lorsqu'il n'est pas dans vos locaux. Un coût, car chaque kilomètre parcouru vous coûte de l'argent en frais professionnels, mais aussi en CO2. Sans compter que les déplacements participent aussi à induire une dose de stress qui n'est pas toujours compatible avec une politique de bien-être au travail. Cela ne veut pas dire qu'il ne faille plus se déplacer, mais il doit être possible de rationaliser les déplacements des collaborateurs pour trouver un bon équilibre.
Comment définir une politique de déplacement responsable ?
En matière de protection de l'environnement, les chiffres poussent parfois à réfléchir : selon l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe), plus de 50 % des émissions polluantes des entreprises sont liées aux déplacements professionnels. Les moyens de transport à privilégier lors des déplacements professionnels pour minimiser l’impact écologique nécessitent une attention particulière dans le choix des véhicules et modes de transport plus durables. Il est important pour l’employeur d’envisager des stratégies de mobilité adaptées au territoire de l’entreprise. Cette démarche contribue à réduire la pollution et à optimiser l’utilisation des transports collectifs et partagés. De son côté, le WWF estime que si chaque entreprise européenne réduisait de 20 % ses déplacements, cela représenterait une économie annuelle de plus de 22 millions de tonnes d’émissions nocives .
Pour réduire le volume des déplacements des salariés, il faut d'abord disposer des bonnes données. Pour cela, il est stratégique de pouvoir analyser les données des déplacements : qui se déplace le plus ? Pourquoi ? Avec quels coûts ? Pour aller où ? Et pour quels résultats ? Pour les acteurs concernés, il est essentiel de distinguer les télétravailleurs, qui nécessitent une approche différente en termes de déplacement. Ces données sont indispensables pour comprendre les enjeux et mettre en place un plan d'action. Or, sans logiciel professionnel de gestion des notes de frais, il est pratiquement impossible d'avoir une approche data driven.
Développer le télétravail, la solution la plus facile à mettre en place
Avec la pandémie de COVID-19, le télétravail est soudainement passé de l'exception à la règle. C'est une nouvelle formule de travail qui s'est installée dans la précipitation, mais qui a poussé les entreprises à revoir leur fonctionnement. Avec le temps, le travail à distance, ou le travail hybride, s'impose et est même plébiscité par les salariés. C'est une manière de mieux équilibrer sa vie personnelle et professionnelle, de réduire les dépenses pour les entreprises, mais aussi de limiter considérablement les déplacements, notamment les trajets domicile-travail. L’utilisation des transports publics pour ce type de trajet est également encouragée, favorisant une approche plus durable et responsable des déplacements professionnels.
Pourquoi rouler deux heures pour rencontrer un client, quand une réunion en ligne peut être parfois aussi utile et permet d'enchaîner les rendez-vous ? Pour réduire le volume des déplacements, le télétravail, ou l’organisation de rencontres virtuelles depuis son lieu de travail, constitue la meilleure solution.
Optimiser le nombre de réunions et de formations
Tout le monde n'a pas toujours besoin d'assister à une réunion. Parfois, les réunions sont même des pertes de temps qui nécessitent des déplacements inutiles. Avant de se déplacer, il est donc important de se poser les bonnes questions :
- Est-elle vraiment utile ? Quel est le sujet ? Y a-t-il un ordre du jour clair et validé ?
- Est-ce que tous les collaborateurs invités apportent de la valeur sur le sujet traité ? Est-ce une bonne manière d'occuper leur temps et leurs compétences ?
- Ne peut-elle pas se faire en visioconférence ? Pour quelle raison ?
- Si elle est indispensable, comment faire pour optimiser les déplacements ? Est-ce possible de faire du covoiturage, louer des véhicules électriques ou privilégier les moyens de transport collectif ?
- Comment traiter une note de frais Uber dans ce contexte est également une question pertinente, surtout quand il s’agit pour l’employeur de rationaliser les frais de déplacement des employés. La gestion efficace de ces frais s’inscrit dans une politique globale de mobilité, visant à optimiser les trajets d’utilisation des transports dans le cadre professionnel.
C'est la même chose pour les formations : en les regroupant ou les organisant au sein de votre entreprise, vos collaborateurs gagneront beaucoup de temps et vous éviterez des déplacements. Cette approche réduit non seulement les dépenses, mais aussi le risque d’accidents liés aux voyages fréquents. Ainsi, plutôt que de faire 5 journées de réunions ou de formation étalées sur l'année, il est plus pratique et moins coûteux de les organiser sur une ou deux sessions. L'impact sur votre budget et votre bilan carbone sera immédiat.
Relocaliser vos séminaires et team-building
Pourquoi prendre l'avion ou faire 3 heures de train pour assister à un team-building alors qu'il existe sans doute des lieux susceptibles de l'accueillir à moins d'une heure de votre entreprise ? Ce sera sans doute moins dépaysant, mais tout aussi efficace, moins coûteux et meilleur pour la planète. Comment les voyages d’affaires peuvent devenir écologiques est une autre interrogation importante. En choisissant des lieux plus proches et en adoptant des pratiques de mobilité plus durables pour les trajets d’affaires, les entreprises peuvent réduire significativement leur impact environnemental tout en réalisant des économies. L’utilisation efficace des transports publics ou des moyens de transport partagés pour ces trajets est également une approche écologique. L’évolution des comportements en matière de déplacements professionnels, l’adoption du coworking et l’utilisation des dernières technologies et équipements pour les réunions à distance peuvent également contribuer à cette transformation.
Le tourisme d'affaires et événementiel développe de plus en plus d'offres locales pour des projets corporate qui peuvent se transformer en bleisure. Ainsi, vos collaborateurs peuvent profiter d'un temps de repos pour eux en limitant les déplacements à l'issue de votre comité de direction par exemple. C'est aussi l'occasion de mieux découvrir sa région !
Réduire le volume des déplacements professionnels devient une nécessité face à l'urgence climatique. Ce qui est bon pour la planète est aussi bon pour le budget des entreprises et pour l'équilibre des salariés. Une approche gagnant-gagnant qui repose sur une gestion attentive des données des voyages professionnels afin que ces derniers s'inscrivent dans une politique durable et responsable à forte valeur ajoutée.
