Comment m’assurer que mes collaborateurs utilisent mon outil de gestion de voyage ?

Une fois mis en place, un outil de gestion de voyage ne sera utile que s'il est effectivement utilisé. Et c'est généralement la grande crainte de nombre d'organisations : investir dans un nouveau système qui ne sera finalement pas ou peu utilisé. Les habitudes anciennes et la résistance au changement sont de puissants catalyseurs d'inertie. Heureusement, il existe aussi des leviers vous permettant d'inciter vos collaborateurs à utiliser un outil de gestion de voyage.

Des formations exhaustives et régulières

En ligne ou en présentiel, pour tous les collaborateurs comme pour les nouveaux arrivants, la formation est un élément central de l'accompagnement au changement. Le but est de pousser les salariés à s'approprier l'outil à travers une présentation, une démonstration et des cas concrets.

Les formations doivent être personnalisées pour un maximum d'impact. On peut ainsi imaginer une formation pour les managers devant valider les notes de frais et les réservations des équipes, en plus de s'occuper des leurs, une pour le service comptable qui doit les intégrer dans un nouveau flux de travail, une pour les commerciaux qui peuvent être les utilisateurs les plus fréquents, et une pour ceux qui voyagent fréquemment à l'étranger, par exemple.

À l'issue du lancement et des premiers mois d'exploitation de l'outil, on pourra aussi vérifier les KPI d'utilisation, rechercher les feedbacks des utilisateurs et refaire des formations plus spécifiques auprès de personnes sélectionnées.

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Une plateforme d'aide richement documentée

Selon le proverbe, les paroles s'envolent et les écrits restent. C'est pourquoi une plateforme de support concentrant toutes les informations sur l'outil de gestion de voyage est complémentaire aux formations organisées en interne.

Selon votre budget, cela peut être un outil de selfcare totalement intégré, ou au contraire, une simple page sur votre intranet. Le but est de centraliser les données utiles au bon fonctionnement du nouveau système. Il faut bien sûr, le lien d'accès, les consignes pour l'utiliser, les liens de téléchargement des applications, les questions les plus fréquentes (FAQ) et les personnes-ressources à contacter en cas de problème. Il est aussi toujours utile de créer des scénarios par cas d'usage, par exemple :

• Comment réserver un billet de train et trois nuits d'hôtel ?
• Comment utiliser l'application mobile pour créer une note de frais ?
• Comment valider et transmettre une note de frais ?

Incentiver les managers opérationnels

En interne, transmettre les bons messages et favoriser les bonnes pratiques sont des démarches qui passent indiscutablement par le middle-management. Ce sont les gestionnaires qui sont en première ligne sur toutes les questions opérationnelles. C'est donc aussi à eux de promouvoir l'utilisation de l'outil de gestion de voyage.

Pour les encourager, vous pouvez fixer des objectifs à atteindre et récompenser les meilleurs managers par des primes ou des cartes cadeaux par exemple. Ces KPI peuvent tourner autour du nombre d'utilisateurs qui se sont connectés ou qui ont téléchargé l'application, le taux de notes de frais conformes, le taux de refus, etc.

Ne valider que les réservations passant par l'outil de gestion de voyage

Après une période de transition, il sera nécessaire d'abandonner l'ancien système. Si un collaborateur avait l'habitude d'acheter ses billets de train par l'intermédiaire d'une agence de voyages, par exemple, celui-ci devra changer ses habitudes. À terme, la politique voyage qui accompagne, explicite et détaille les usages doit être très claire : toutes les dépenses de voyage doivent passer par l'outil déployé. C'est une manière de gagner du temps, de travailler plus efficacement, de suivre l'historique des demandes, et d'accélérer la validation et le suivi des demandes.

Ne rembourser que les notes de frais qui utilisent l'outil de gestion de voyage

C'est le dernier ressort, et c'est souvent le plus efficace, car il concerne directement le portefeuille des utilisateurs. Il faudra donc oublier les PDF remplissables à la main, les tableurs Excel ou les systèmes internes obsolètes. Si une période de transition est bien sûr indispensable, il faut encourager tous les utilisateurs à utiliser l'outil de gestion de voyage mis en place.

Après quelques notes de frais refusées, les salariés n'auront pas d'autres choix que de se conformer à un nouvel outil. C'est la partie répressive de la démarche, et pas nécessairement la plus intéressante à mettre en place, mais heureusement, elle ne concerne qu'un petit nombre de collaborateurs réfractaires au changement.

Si l'outil de gestion de voyage est bien choisi et correctement implémenté, la transition est, en général, très fluide. L'expérience utilisateur, la mobilité, le cloud et le suivi des notes de frais apportent de grandes innovations qui facilitent la vie des salariés. De quoi faciliter le passage à un nouvel outil pour davantage d'agilité dans tous les services et à tous les niveaux.

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