Comment gérer les notes de frais de mon équipe commerciale ?

Tous les salariés sont amenés à se déplacer et à faire des notes de frais. Toutefois, s'il y a une catégorie de collaborateurs qui sont beaucoup plus régulièrement en déplacement que les autres, ce sont les commerciaux. La plupart parcourent des régions entières et peuvent passer quatre ou cinq jours par semaine sur la route pour faire leur travail. Et parfois, de longues heures en plus pour gérer leurs notes de frais. Hôtels, restaurants, tickets de péage, frais kilométriques… les notes de frais des équipes commerciales sont chronophages et coûteuses si elles ne sont pas bien gérées. Une gestion efficace de ces dépenses est essentielle pour maîtriser les coûts et assurer le calcul correct des cotisations sociales liées aux indemnités de déplacement. Pour limiter les frais et optimiser le temps de vos équipes, il existe pourtant des solutions.

Frais réels ou forfaitaires : trouvez la bonne formule

Avec les frais réels, un euro dépensé dans le cadre de la politique de l'entreprise est un euro remboursé. C'est une approche qui nécessite un suivi quasi quotidien pour les équipes commerciales, car les dépenses peuvent rapidement s'accumuler. Péage, carburant, parking, repas, hôtel… pour chaque transaction, le commercial doit garder les justificatifs pour créer ses notes de frais. En particulier pour les indemnités kilométriques, il peut être nécessaire de faire une attestation sur l'honneur d'une note de frais afin de valider l'authenticité des dépenses en l'absence de justificatifs. Entre la gestion de la TVA, le suivi des dépenses dans le cadre des plafonds en vigueur et la vérification des remboursements, cela représente un temps important à consacrer à la gestion administrative. Sans un outil dédié, cela devient rapidement une tâche assez lourde à gérer.

Avec les frais forfaitaires, l'entreprise définit un montant pour chaque type de dépense : par exemple 100 euros par nuit d'hôtel et 20 euros par repas. Elle donne cet argent, en avance et selon les déplacements professionnels prévus et approuvés, aux commerciaux. Que le commercial déjeune au restaurant ou non, l'argent lui est remis. Pour mieux gérer ces montants, l'utilisation d'un logiciel de gestion des notes de frais est recommandée. Ce système facilite le suivi et le remboursement forfaitaire. Il offre aussi une solution pour la dématérialisation des justificatifs et automatise la saisie des frais réels, rendant ainsi le processus plus efficace.

Cela n'empêche pas de rembourser aux frais réels d'autres dépenses comme les frais kilométriques, les péages, les stationnements, l'inscription à un colloque, l'invitation d'un client à déjeuner, etc. Pour ces types de déplacements professionnels, il existe des solutions alternatives qui peuvent réduire les coûts et les efforts administratifs  comme la voiture de fonction, le badge pour le péage ou la carte spéciale pour le carburant.

Plus les déplacements sont importants et normés, plus les frais forfaitaires seront dans l’intérêt de l’entreprise, car c'est un gain de productivité, de gestion et de suivi.

Équipez vos équipes d'une carte bancaire corporate

C'est une option intéressante pour les managers, les petites équipes ou les commerciaux travaillant avec des grands comptes. L'entreprise fournit à ses collaborateurs une carte bancaire professionnelle qu'ils peuvent utiliser pour payer toutes les dépenses liées aux déplacements. Ce qui va changer avec la dématérialisation des notes de frais, c'est que l'automatisation des processus permet d'éliminer la saisie manuelle des dépenses. Les transactions sont automatiquement enregistrées et catégorisées grâce à des logiciels dédiés, simplifiant ainsi le travail de suivi et de conformité avec les exigences de l'URSSAF. Si les justificatifs sont toujours nécessaires, cela évite d'incessants flux de trésorerie à gérer, et le processus bureaucratique est généralement un peu moins contraignant. Cela facilite également le remboursement des frais professionnels et protège le budget personnel des équipes, leur évitant d'avancer de l'argent pour des dépenses liées à l’activité professionnelle.

Du côté de l'entreprise, cela implique la création d'une charte de confiance avec les titulaires des cartes bancaires, que celle-ci soit formelle ou informelle. Cette charte peut également clarifier les attentes en matière de transports et d'utilisation des véhicules de service, soulignant l'importance d'une utilisation responsable dans le cadre professionnel.

Créez une codification efficace

Parce qu'ils représentent un poste de dépenses important, les frais professionnels sont souvent scrutés à la loupe, pour s'assurer de leur conformité. Ils sont également utiles en matière de contrôle de gestion pour analyser les dépenses par rapport à une tâche ou une mission précise. Savoir comment classer ses notes de frais devient donc essentiel pour une récupération facile et une attribution correcte. L'utilisation d'un barème standard pour la codification peut aider les employés à classer systématiquement leurs dépenses, ce qui facilite la vérification par l'URSSAF et l'employeur.

Les commerciaux doivent donc pouvoir affecter les frais engagés à une ligne budgétaire en particulier. Une codification du trajet par nom de client, groupe ou secteur d'activité facilite  le suivi. En outre, cela aide à organiser et classer les dépenses, ce qui permet de gagner du temps dans les analyses et les rapports. Qu'il s'agisse de mesurer le ROI des actions marketing et commerciales, ou de mieux comprendre et cartographier les structures de dépenses, la codification apporte une valeur ajoutée considérable. C'est une façon de rendre les données des notes de frais intelligentes et utiles pour vos affaires.

Automatisez les notes de frais

Il existe de nombreux outils qui rendent la vie plus facile des équipes commerciales en déplacement. Le remboursement des frais kilométriques, par exemple, est un casse-tête, car il implique un calcul a posteriori qui peut manquer de précision. Aujourd'hui, des applications professionnelles de gestion utilisent la géolocalisation et Google Maps pour faciliter les déplacements. Le commercial sait précisément combien il a parcouru de kilomètres et le calcul des indemnités est automatique. L'impact des erreurs de vos collaborateurs sur leurs notes de frais peut être significatif, entraînant des remboursements incorrects et des pertes de temps pour les corrections. Grâce à l'automatisation des notes de frais, les erreurs humaines sont réduites, assurant ainsi une gestion financière plus rigoureuse et transparente. Dans ce cadre, l'intégration des notes de frais des filiales se fait aisément grâce à des logiciels spécialisés. Cet outil représente un atout considérable, car il offre une vision globale et simplifiée des dépenses pour l'ensemble de l'entreprise. Cela est particulièrement bénéfique pour les entreprises avec de multiples branches, où la cohérence dans la gestion des frais est essentielle.

Pour les réservations des hôtels, un portail complet peut faciliter le travail avec un système de validation centralisé correspondant aux règles internes. Selon la destination, tous les hôtels disponibles s'affichent et intègrent le barème décidé par l’employeur pour le choix des chambres. Il est même possible de régler via la carte bancaire professionnelle déjà enregistrée. Ces systèmes centralisés sont d'autant plus bénéfiques pour la gestion des notes de frais en télétravail, où les équipes peuvent approuver et traiter les dépenses sans être physiquement présentes au bureau. Un gain de temps indispensable pour préparer ses déplacements !

La fluidité et l'efficacité des processus de gestion des notes de frais impactent directement le travail quotidien des équipes commerciales. Mais pas seulement. C'est aussi un gain de temps précieux pour les assistants commerciaux qui sont parfois mis à contribution, ainsi que pour les équipes comptables et les managers qui doivent valider, contrôler et rembourser les frais engagés. Dans les PME, où les ressources sont souvent limitées, optimiser le temps consacré aux notes de frais peut avoir un impact significatif sur la productivité globale. Au final, moins de temps à faire une note de frais, c'est plus de temps à consacrer à ses clients.

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