Frais de déplacement
Comment gérer les notes de frais de mes prestataires ?
Les notes de frais concernent tout le monde : les salariés, la direction et même le chef d'entreprise ou l’entrepreneur individuel. Toutefois, un cas auquel on pense moins souvent est celui des prestataires extérieurs. En effet, lorsqu'une organisation tierce engage des frais pour le compte d'un client, il arrive parfois que ceux-ci soient refacturés dans le cadre de la prestation. Ce sont généralement des ententes qui sont négociées au préalable dans un contrat, mais qu'il faut tout de même anticiper, tant d'un point de vue fonctionnel que d'un point de vue technique.
Comprendre la différence entre remboursements de frais et débours
Si votre fournisseur de service doit se déplacer pour effectuer une mission professionnelle pour vous ou en votre nom - ou engager tout autre type de frais, il peut vous les refacturer. Les frais professionnels constituent alors une ligne budgétaire qui s'ajoute au coût du service fourni. Il existe deux grands principes qui caractérisent cette démarche : le débours et le remboursement de frais. Il est important de prendre en compte le barème kilométrique 2023 pour le remboursement des frais de déplacement, assurant que le calcul soit à jour et conforme aux standards actuels. De plus, la déduction liée aux dépenses spécifiques à l'activité professionnelle doit être considérée, conformément aux directives de l'employeur et aux normes fiscales applicables.
Le débours
Le débours regroupe l'ensemble des frais engagés par un prestataire agissant pour le nom et pour le compte de son client. Le meilleur exemple est celui du cabinet d'avocat : ce dernier prend à sa charge certains frais juridiques qui vous seront ensuite refacturés. Dans cette démarche, la dématérialisation des justificatifs via des logiciels spécialisés, choisis avec soin par les dirigeants, facilite la comptabilisation et le suivi des dépenses engagées. En cas de non-paiement, ce ne sera pas l'avocat qui sera responsable, mais bien l'entreprise cliente. Il n'agit pas pour le client, mais à sa place et en son nom. Dans le cas d'un débours, un euro dépensé sera donc un euro facturé.
Les remboursements de frais
Il s'agit d'une dépense engagée par un partenaire externe pour réaliser une mission professionnelle. Les factures de transports, de restauration ou d'hébergement sont au nom du sous-traitant ou de l’entrepreneur qui devra alors régler la note avant de vous la refacturer. Cela inclut souvent les tickets de trajet et les autres coûts directement liés à l'exécution du travail. Selon le contrat et les habitudes des sous-traitants, toutes les dépenses ne sont pas forcément facturées à l'euro près. Pour s'assurer que ces remboursements ne soient pas interprétés comme un salaire déguisé, il est important de respecter des pratiques comptables rigoureuses et les directives fiscales en vigueur. Certaines organisations peuvent ajouter un taux arbitraire supplémentaire de 5 ou 10% en guise de frais de gestion ou de frais administratifs. C'est une marge sur les dépenses qui n'est d'ailleurs pas toujours appréciée, mais qui doit être prévue dans le cadre du contrat pour éviter les mauvaises surprises.
L’entreprise qui refacture des frais professionnels à son client enregistre les frais en compte de charges et la refacturation en compte de produits. À noter que la TVA viendra s'ajouter aux frais concernés.
TVA, notes de frais et refacturation
Au moment de procéder à la facturation des frais engagés, l’entrepreneur ou le fournisseur de services doit aussi gérer la question de la TVA. S'il la récupère, il devra refacturer les notes de frais sur la base de leur montant hors taxe. À l'inverse, la refacturation ne se fera que sur la base de leur montant TTC. Pour assurer la précision de cette refacturation, il est essentiel de comprendre comment calculer les frais réels. Les indemnités kilométriques sont un exemple de frais déductibles, souvent soumis au barème établi par l'employeur ou conformément aux régulations fiscales en vigueur.
Certains fournisseurs à l'éthique « flexible » tentent même de faire coup double : ils refacturent en hors taxes le montant TTC de la note de frais. C'est une technique permettant de réaliser une marge correspondant à la TVA récupérée dont il faut se méfier. Pour une gestion transparente, savoir enregistrer correctement les notes de frais en comptabilité est essentiel. Cela inclut les déplacements professionnels et les cotisations sociales.
Enfin, au niveau opérationnel, l’entrepreneur a deux options pour transmettre les frais à ses clients. Soit il les intègre directement dans la facture de vente sur une ligne budgétaire spécifique, soit il crée une facture à part qui comprend le montant et les détails des dépenses professionnelles. Il est crucial de différencier clairement les frais remboursables des avantages en nature. Ces derniers, même s'ils sont liés à l'activité professionnelle, sont traités différemment pour des raisons fiscales et comptables. Pour cela, se référer au barème de l'employeur est essentiel pour assurer une gestion appropriée.
Comment optimiser les notes de frais des prestataires ?
Le système de refacturation des notes de frais est toujours compliqué et lourd à mettre en place. Cela nécessite beaucoup d'aller-retour entre contractant et client, et en cas d'erreurs ou de contestation, la situation peut rapidement s'envenimer.
De votre côté, les frais doivent être validés et vérifiés avant de payer. Il faut également s'assurer que les dépenses de votre prestataire soient compatibles avec votre politique de note de frais. Autant de questions qu'il est toujours utile de soulever avant de signer un contrat avec une entreprise tierce. Utiliser un modèle de note de frais standardisé peut contribuer à simplifier le processus de validation et de remboursement. Par ailleurs, il est crucial de s'assurer que tous les tickets et justificatifs de trajet soient présentés de manière adéquate.
Le plus simple est donc que vous preniez directement en charge les frais de déplacement de vos prestataires. Cela représente un temps de coordination supplémentaire, mais qui sera largement rentabilisé par rapport au travail que représente la situation inverse sur le plan comptable. C'est également une bonne pratique pour respecter la conformité de la note de frais et un gain de temps en cas d'utilisation d'une solution de gestion des dépenses professionnelles. L'octroi d'indemnités kilométriques conformément au barème de l'employeur peut également faire partie de cette gestion. Il est aussi important de comprendre le fonctionnement de l'avance sur frais pour gérer efficacement ces paiements anticipés et éviter les malentendus ou les abus.
Gérer les notes de frais de ses fournisseurs est une démarche qui peut se complexifier rapidement sans les bons outils. Sans compter que la communication par email est rarement la plus efficace : des justificatifs se perdent dans les échanges, ne sont pas au bon format ou ne contiennent pas tous les détails demandés. La meilleure solution : une stratégie cohérente et une plateforme numérique utilisant toute la puissance et la flexibilité du cloud pour gérer toutes les notes de frais avec efficacité.
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