Frais de déplacement
Comment faciliter la vie de vos commerciaux avec leurs notes de frais ?
Les commerciaux font partie des personnes qui voyagent le plus en entreprise. Ils passent du temps sur la route, dans les trains et avions pour assister à des événements professionnels, rencontrer des clients, faire des présentations et accompagner le développement de certains projets.
Or, qui dit déplacements fréquents, dit aussi notes de frais à n'en plus finir. Locations de voitures ou frais kilométriques, parking, essence, péages, mais aussi billets de train, taxis, avions, VTC, restaurants, hôtels… chaque euro dépensé par vos commerciaux en déplacement constitue une perte de productivité à venir au moment de faire leurs notes de frais lorsqu'ils seront de retour dans vos locaux. À moins, bien sûr que vous soyez équipé avec le bon logiciel de gestion. Pour savoir comment faciliter la vie de vos commerciaux, il existe des bonnes pratiques à mettre en place pour toutes les entreprises de tous les secteurs.
L'allocation forfaitaire
Il existe deux grands moyens dans la gestion des notes de frais : le remboursement au réel, où chaque euro dûment payé et justifié est remboursé par l'employeur sur présentation du justificatif, ou l'allocation forfaitaire. Avec cette dernière, les commerciaux reçoivent un montant qui dépend du barème de déplacement à venir et qui couvre notamment les frais de repas, les dépenses de transport et les nuitées à l'extérieur du domicile. En complément, les avantages de la carte ticket restaurant peuvent être considérés, offrant une solution pratique et financièrement avantageuse aux commerciaux. Cela présente également un avantage en termes de cotisations sociales pour l'employeur et l'employé.
Ce montant est calculé selon les limites d'exonérations mises à jour tous les ans par les services de l'URSSAF. Le principal avantage de ce modèle est que vos commerciaux n'ont pas à produire de justificatifs ou de faire des demandes de remboursement qui peuvent être complexes et chronophages.
Vous fournissez à vos commerciaux en déplacement une allocation forfaitaire, et c'est ensuite à eux de gérer cette somme pour leur déplacement. Avec ce système, vous gagnez du temps dans la gestion des notes de frais, en particulier pour vos équipes qui sont fréquemment sur la route.
La carte bancaire corporate
C'est une option intéressante pour les managers, les petites équipes ou les commerciaux travaillant avec des grands comptes. L'entreprise fournit à ses collaborateurs une carte bancaire professionnelle qu'ils peuvent utiliser pour payer toutes les dépenses liées aux déplacements. Pour ceux qui utilisent leur véhicule personnel par exemple, cette carte peut également servir au remboursement des indemnités kilométriques. Si les justificatifs sont toujours nécessaires, cela évite d'incessants flux de trésorerie à gérer, et grâce à l’automatisation du processus bureaucratique, ce dernier est généralement un peu moins contraignant. De plus, cela permet de réduire les risques de fraude dans les notes de frais, car toutes les transactions sont directement visibles et contrôlables par le service comptable.
Une fois la dépense validée, c'est le service comptable qui s'occupe de gérer le rapprochement bancaire et cela constitue aussi une bonne pratique pour ne pas entamer le budget personnel des commerciaux. La carte bancaire corporate peut être réservée pour tout un service afin de réserver d'avance des billets de train ou des nuits d'hôtel, ou elle peut être attribuée à une personne en particulier, voire à un poste de dépense spécifique, comme le carburant par exemple. Du côté de l'entreprise, cela implique la gestion des modalités avec les titulaires des cartes bancaires, que celle-ci soit formelle ou informelle.
Enfin, autre solution pratique, le télépéage pour les commerciaux empruntant souvent l'autoroute. L'entreprise est directement débitée du montant du péage, toutes les données détaillées sont accessibles en ligne et le collaborateur n'a pas à avancer les frais requis.
Les avances sur note de frais
Tous les commerciaux ne peuvent toujours avancer des dépenses professionnelles sur leurs ressources personnelles . La solution pour leur faciliter la vie consiste à leur attribuer des avances sur note de frais, qui peuvent être permanentes ou ponctuelles. Si les avances permanentes ne sont pas forcément à recommander en raison de la gestion des fonds et des multiples aller-retour pour compenser le trop-perçu ou la somme manquante, l'avance ponctuelle peut être utile.
Les fonds sont alors remis au collaborateur avant une mission spécifique qui pourrait grever le budget du commercial. C'est notamment le cas pour les tournées longues de plusieurs jours ou les déplacements à l’étranger. Le montant de l’avance est déduit du remboursement des notes de frais ultérieures et permet une bonne traçabilité de l’opération en comptabilité. Cette pratique contribue également aux économies de l'entreprise et simplifie les systèmes de remboursement des frais de trajet.
La plateforme professionnelle de gestion des notes de frais
Dernière solution, et probablement la meilleure de toute : la mise en place d'un outil de gestion professionnelle des notes de frais. Ce système permet de digitaliser les notes de frais, avec les commerciaux qui peuvent rapidement créer une note de frais en 30 secondes à partir de leur smartphone. Il suffit juste de prendre en photo le reçu, et le logiciel assure la digitalisation en détectant automatiquement la date, l'heure, le lieu, le montant, les détails du fournisseur et la TVA. Cela simplifie considérablement la gestion des coûts pour tout déplacement professionnel. Ce qui change avec la dématérialisation des notes de frais est significatif. En quelques secondes, la ligne de dépense est créée et sauvegardée dans le cloud grâce à cette automatisation des processus. Les logiciels de gestion des notes de frais sont particulièrement avantageux pour les PME. Ils bénéficient ainsi d'une solution économique et efficace pour la gestion financière.
Votre commercial peut alors jeter son reçu et poursuivre son travail. À la fin de sa mission, il a juste à passer en revue les dépenses engendrées puis à les valider. La note de frais sera automatiquement transmise à son manager ou à son service comptable pour validation. Avec une plateforme dédiée, la gestion des voyages professionnels est simplifiée. Tout se fait en ligne, de la réservation au remboursement, pour une organisation optimale et un gain de temps significatif, y compris pour la gestion des tickets.
Entre la gestion des devis, des suivis clients et de la prospection, vos commerciaux ont déjà beaucoup à faire. En simplifiant les démarches administratives liées à la gestion des notes de frais, vous leur faites gagner du temps qu'ils pourront réinvestir sur des tâches à forte valeur ajoutée. De quoi transformer votre entreprise de l'intérieur pour un maximum d'efficacité.
