Comment enregistrer mes notes de frais en comptabilité ?

S'il y a bien un service qui est concerné par les notes de frais, c'est celui de la comptabilité. Pour le directeur administratif et financier (DAF) et ses collaborateurs, les fournitures de justificatifs liés aux notes de frais, tels que les tickets de caisse ou les factures, doivent faire l'objet d'une procédure très stricte et très normée. Parce qu'elles correspondent aux dépenses faites par un salarié à des fins professionnelles, les notes de frais sont normalement exonérées de charges sociales. Pour en vérifier la bonne imputation et la traçabilité, toutes les entreprises sont susceptibles d'être contrôlées par l'URSSAF. Une vérification qui porte notamment sur la manière dont les DAF gèrent et enregistrent les notes de frais. Un travail qui doit être parfaitement maîtrisé pour éviter tout risque de redressement fiscal.

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Les notes de frais dans le système comptable

D'un point de vue comptable, l'imputation des notes de frais utilise toujours les comptes de la classe 6. En dépit de leur diversité apparente (frais de déplacements, de mission, d’hébergement, de restauration, etc.), elles sont assez facilement catégorisables. Comment traiter une note de frais sans TVA devient une question pertinente lorsque les salariés engagent des dépenses pour lesquelles aucune TVA n'est facturée. Par ailleurs, une attention particulière doit être portée lorsque les tickets et justificatifs fournis ne permettent pas une comptabilisation précise de la TVA récupérable. Exemples et illustrations :

• Le compte 6251 « voyages et déplacements » : il est utilisé pour enregistrer les frais liés aux transports, quel que soit le moyen utilisé (avion, train, péage, frais kilométriques, etc.). Dans le cas des notes de frais kilométriques, il est essentiel de savoir calculer les indemnités kilométriques de manière précise. Ceci nécessite de se baser sur les barèmes officiels pour garantir une imputation correcte et éviter tout risque de redressement.
• Le compte 6256 « missions » : il est utilisé pour les frais de logement et de nourriture qui sont propres au salarié, qu'il s'agisse d'un hôtel, d'un appartement sur AirBnB, d'un repas au restaurant ou d'achats alimentaires au supermarché.
• Le compte 6257 « réceptions » : il est utilisé lorsque le salarié invite des clients de l’entreprise au restaurant.
• Le compte 6234 « cadeaux » : il est utilisé pour les produits ou services donnés à des clients de façon gracieuse pour créer ou entretenir une relation professionnelle et commerciale.
• Le compte 647 « autres charges sociales» : il est lié aux frais de transport entre le lieu du domicile et le lieu de travail.

En plus de ces comptes de charges au sein desquels on intègre le montant hors taxe, il est également nécessaire de débiter le compte 4456 « TVA déductible » avec le montant de la TVA que l'entreprise peut récupérer sur toutes les notes de frais.

En contrepartie, il convient de créditer le compte 421 « Personnel – rémunérations dues » avec le montant TTC remboursé aux salariés. À noter que ce jeu d'écriture comptable est valable dans les deux types de gestion des notes de frais (indemnisation forfaitaire et remboursement des frais au réel). Le choix entre frais réel ou forfaitaire est crucial, car il a des implications sur la gestion comptable et fiscale des notes de frais.

Dans le cas particulier des notes de frais de voiture liées aux déplacements professionnels, il est crucial de bien connaître le processus de remboursement forfaitaire que ce soit sur une base forfaitaire ou en fonction des indemnités kilométriques réelles. De plus, l'intervention d'un expert comptable peut être nécessaire pour assurer la validation des calculs et le respect des normes fiscales. Avec l'avènement de la dématérialisation, de plus en plus d'entreprises et d'entrepreneurs optent pour des solutions logicielles afin de gérer les acomptes et coûts relatifs aux notes de frais. Cette évolution facilite la comptabilisation et le suivi des fournitures administratives.

Le cas des cotisations sociales

La règle de base est simple : que ce soit au réel ou au forfait, les notes de frais ne sont pas assimilées à du salaire déguisé. Par conséquent, elles ne sont pas sujettes au paiement des charges sociales ou  de l'impôt sur le revenu, que ces dépenses soient engagées par les dirigeants ou les salariés. Toutefois, des exceptions existent dans les cas suivants :

• Pour les frais au forfait qui excèdent les seuils de l'administration fiscale.
• Pour des frais déraisonnables par rapport à l'activité de l'entreprise, qui peuvent être requalifiés en avantage en nature, et qui deviennent donc éligibles au paiement des charges (par exemple un remboursement pour une nuit d’hôtel à moins de 50 kilomètres ou de 90 minutes du domicile).
• Pour tous les frais contrôlés et déclarés comme étant frauduleux par l'administration fiscale, y compris les fraudes aux frais kilométriques liés aux déplacements professionnels.

Si le remboursement est soumis en partie ou en totalité aux charges, le compte 6414 « indemnités et avantages divers » devra alors être utilisé.

L'impact sur la feuille de salaire

Pour beaucoup d'entreprises, le remboursement des notes de frais se fait sur le bulletin de salaire : il figure en bas du bulletin en « net » s’il n'est pas assujetti à des charges supplémentaires ou, au contraire, en haut du bulletin en « brut » s’il y est soumis. Certaines entreprises ont des systèmes de remboursement indépendants du bulletin de salaire, où tous les détails sont communiqués au salarié, au moment du versement.

Pour les DAF, gérer les frais de déplacement se fait de plus en plus grâce à des outils spécialisés. En effet, quel que soit le système de gestion de paie ou de finance utilisé, la plupart des logiciels de gestion des notes de frais s'intègrent parfaitement bien dans une infrastructure existante. Une connexion qui facilite le travail du service comptable et qui revêt une importance stratégique pour le DAF et ses équipes.

L'enregistrement des notes de frais en comptabilité n'est qu'une partie du travail du DAF en ce qui concerne la question des frais de déplacement. Ce qui compte, c'est la dimension stratégique. Celle qui permet d'agréger des données pertinentes dans un outil unique pour un tableau de bord donnant accès à des rapports utiles. Une manière d'avoir davantage de visibilité sur ses dépenses pour optimiser les flux de trésorerie, et ainsi soutenir la croissance de l'entreprise.

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