Comment créer un plan de mise en œuvre de gestion des déplacements et des notes de frais réussi

Les intégrations logicielles peuvent trébucher. Les bonnes personnes ne sont pas impliquées. Le nouveau système répond aux besoins des équipes Finance et Déplacements, mais pas à ceux de l'équipe informatique qui doit le prendre en charge. La mise en œuvre de systèmes de gestion des déplacements et des notes de frais (ou de toute autre solution technologique) peut s'avérer difficile. Mais ce n'est pas une fatalité.

Avec les bonnes solutions et les bons processus, la mise en œuvre peut rapidement et efficacement atteindre l'objectif final d'un système facile à utiliser, qui fournit des insights et une clarté sur les dépenses, et rentable en termes d'efficacité et de retour sur investissement.

Éviter les difficultés de mise en œuvre

Les experts de SAP Concur et de TGC Consulting partagent six astuces pour une mise en œuvre rapide et efficace qui accélère également votre retour sur investissement.

Astuces pour une mise en œuvre réussie de gestion des T&E

Les équipes IT citent l'expertise en matière de mise en œuvre parmi les principales raisons ayant motivé le choix des solutions SAP Concur*. Elles mentionnent également les options d'intégration, les normes de sécurité, la simplicité d'authentification unique ainsi que l'expérience et l'engagement en matière d'intelligence artificielle (IA). Pour tirer pleinement parti de ces facteurs et planifier une mise en œuvre réussie, les responsables informatiques doivent envisager de se concentrer sur les domaines clés tels que la qualité des données, l'évaluation des workflows, la configurabilité du cloud et la représentation de toutes les parties prenantes stratégiques.

Commencer par les personnes

Impliquez les membres des équipes Finance, Déplacements, Achats ainsi que tous ceux, comme les représentants commerciaux, qui utilisent réellement la technologie, stimulent le changement et seront affectés par le nouveau système. Chargez ensuite ces mêmes personnes d'identifier leurs besoins, ce qui permet d'économiser les ressources de l'équipe informatique pour plus tard. Enfin, comme pour toute initiative réussie, obtenez le soutien des cadres dirigeants et tenez-les informés du plan.

Étudier vos données et vos workflows

Les processus de gestion des déplacements professionnels, des notes de frais et des factures concernent l'ensemble de votre entreprise et impliquent un grand nombre de personnes et de services. Les données proviennent de nombreuses sources et systèmes, des RH à l'ERP et bien plus encore. Établissez le profil des collaborateurs, le grand livre et d'autres sources de données, ainsi que leur emplacement dans les workflows. Accordez une attention particulière aux données RH, car elles sont souvent inexactes ou incomplètes. En disposant d'une vue d'ensemble complète des données et des workflows fiables, votre nouvelle solution sera plus facile à mettre en œuvre.

S'appuyer sur la force des solutions

En tant que solutions basées sur le cloud, elles sont facilement configurables et flexibles, et vous permettent de vous inspirer des bonnes pratiques des entreprises qui les utilisent dans le monde entier. C'est aussi l'occasion d'évaluer si la façon de procéder de l'entreprise est toujours la meilleure. Demandez-vous si le nouveau système offre une meilleure méthode. Et vous vous appuierez sur des solutions qui répondent aux normes de sécurité internationales, offrent une intégration native à SAP ERP et de nombreux connecteurs à d'autres systèmes, et permettent aux utilisateurs de se connecter à la plateforme en une seule fois.

Prendre le temps de faire des tests

Comme nous l'avons vu, la gestion des déplacements et des notes de frais touche presque tous les aspects de votre entreprise. Il est donc impératif que le calendrier de mise en œuvre prévoie suffisamment de temps pour effectuer des tests, afin de garantir que les connexions sont fluides et que le travail se déroule comme prévu. Créez des équipes de test pour vous assurer que les données circulent correctement.

En savoir plus sur la mise en œuvre et pourquoi les équipes IT choisissent SAP Concur

Les éléments clés pour intégrer un nouveau système, le mettre en œuvre, obtenir les avantages recherchés et préparer l'entreprise à l'avenir sont la planification, la collecte d'informations et le choix des bonnes solutions et du bon partenaire technologique.

• Lisez Préparez-vous pour le meilleur : six astuces pour une mise en œuvre réussie de SAP Concur afin de découvrir comment l'équipe informatique peut garantir le bon déroulement du processus.
• *Découvrez les principales raisons pour lesquelles les équipes informatiques choisissent SAP Concur pour mieux comprendre pourquoi nos solutions répondent aussi bien aux besoins IT qu'à ceux de l'entreprise.
• Rendez-vous sur la page Gestion des dépenses pour les responsables IT pour obtenir des ressources supplémentaires et découvrir comment SAP Concur peut contribuer au résultat net et améliorer l'efficacité de l'entreprise grâce à une plateforme cloud unique.