Frais de déplacement
Comment comprendre mes postes de dépenses en voyage ?
Tout déplacement professionnel génère des frais. Savoir les organiser et les comprendre est essentiel afin de pouvoir les contrôler en cas de besoin, de s'assurer de leur conformité à la réglementation en vigueur et d'affiner des analyses budgétaires internes.
Si bien catégoriser ses dépenses est important, tout dépend surtout du type de solution technique utilisée. Car lorsque votre supérieur ou le comité de direction vous demande une analyse par type de dépenses, les choses peuvent alors devenir compliquées, génératrices de stress et surtout chronophages.
Les principaux postes de dépenses
En amont, la plupart des coûts professionnels peuvent se ventiler au sein d'une dizaine de catégories différentes telles que les transports. Celles-ci représentent les dépenses les plus importantes, qui peuvent ensuite être filtrées de manière plus fine en cas de besoin. Ces foyers de dépenses sont énumérés dans la politique de voyage qui est un document qui encadre les déplacements professionnels.
- La restauration : ce sont toutes les dépenses de bouche qui sont payées par les collaborateurs à des fins professionnelles. Ce poste inclut également les invitations clients qui font notamment partie du travail des commerciaux en déplacement.
- Hébergement : que ce soit dans un hôtel ou un AirBnB ou même chez l’habitant en mode couchsurfing, les frais liés aux hébergements sont l'une des plus grosses dépenses dans les déplacements, en France ou à l'étranger.
- Les transports en commun : ce sont les dépenses qui incluent l'achat d'un billet ou d'un ticket afin de prendre un moyen de transport pour se rendre à un endroit particulier. On retrouve ici toutes les dépenses de métro, bus et train, mais également le bateau et l'avion. Petite astuce afin de faire des économies sur ce poste de dépense : se tourner vers un comparateur de prix de billet. Ce type de plate-forme propose un aperçu des offres des diverses compagnies de transport et de faire une réservation plus sereinement. Le comparateur permet, avant même d’être à l’aéroport, de connaître tous les services à disposition. Skyscanner est compté parmi les sites recommandés.
- Le taxi : consacré en général aux déplacements intramétropolitains, et souvent réalisé de manière individuelle, le taxi ou les services alternatifs comme Uber ou Kapten(ex-Chauffeur Privé), représente une dépense importante dans les grandes villes et à l'étranger. Que vous soyez en déplacement en Asie, en Amérique ou encore en Australie, prendre un taxi peut être incontournable.
- Le transport routier : on intègre ici les frais liés au déplacement automobile des collaborateurs. Il existe trois grandes options : le véhicule de fonction, les frais kilométriques pour utilisation du véhicule personnel ou la location de voiture auprès d’une compagnie spécialisée. Ce poste de dépense intègre aussi les frais inhérents comme le parking, le carburant et les péages (et sous certaines conditions, les amendes et contraventions). Ce poste de dépense prend ainsi en considération des facteurs importants comme les trajets effectués.
- Service tiers : il s'agit de petits montants qui contribuent à agrémenter ou faciliter le déplacement d'une collaborateur, comme le wi-fi payant dans un hôtel, l'entrée dans une convention ou un salon professionnel, ou l'achat d'un logiciel ou d'une application. Les loisirs effectués durant le déplacement professionnel ne sont pas pris en compte dans la liste des postes de dépenses à considérer. Les sorties telles que les visites de musées sont à la charge du salarié, à titre de dépense personnelle.
Chaque entreprise peut ensuite créer de multiples catégories ou sous-catégories. Ce qui compte, c'est que les postes budgétaires doivent répondre à une logique particulière. Trop les fragmenter serait contre-productif et peu pertinent, et trop les regrouper ferait perdre tout sens au travail d'analyse. Les budgets des entreprises devront être équilibrés.
Pourquoi comprendre les postes de dépenses en voyage ?
Pour un service comptable et un DAF, comprendre les dépenses professionnelles est l’une des meilleures façons de construire des tableaux de bord et des analyses utiles. C'est indispensable en matière de contrôle de gestion, mais pas uniquement. Exemples :
- Négociation : sans analyse pertinente, il est difficile de connaître la ventilation des postes de dépenses par fournisseur. Or, c'est un levier très important en termes de négociation commerciale. Si vos salariés vont toujours dans les mêmes hôtels ou les mêmes stations-service, il serait utile de négocier un tarif préférentiel.
- Fraude et faux frais : un tableau de bord par salarié, service ou business unit offre de nouvelles grilles de lecture. Cela peut-être utile pour comparer des dépenses, faire des statistiques et détecter d'éventuelles anomalies, comme une multiplicité de frais inappropriés ou des dépenses somptuaires qui seraient passées sous les radars des managers.
- Mise à jour de la politique de voyage : comprendre les postes de dépenses est un indicateur stratégique pour comprendre comme les salariés voyagent. Durée, habitudes de consommation, type de transport, destinations géographiques… ce sont des données précieuses pour adapter une politique de voyage à la réalité opérationnelle des déplacements.
Les bonnes pratiques pour comprendre les postes de dépenses professionnelles
Le cauchemar du DAF c'est la multiplicité et l'atomisation des données financières. Un tableau Excel ici, une base de données locales par là… consolider et regrouper ces informations est une perte de productivité immense. C'est la raison pour laquelle la centralisation des données de dépenses professionnelles dans une solution cloud est la solution idéale.
Il existe des applications qui sont capables d'organiser et de catégoriser les données en temps réel avec une intervention manuelle très réduite. C'est une bonne pratique pour gagner du temps dans la saisie et la validation des notes de frais, tout en donnant accès au service comptable à de nombreuses données pour mieux comprendre les postes de dépenses.
Les flux financiers des déplacements professionnels peuvent être conséquents et impacter la trésorerie d'une organisation. Pouvoir les anticiper et mieux les comprendre nécessite un outil et une technologie adaptée afin de transformer la gestion et l'analyse des dépenses de voyage en levier de compétitivité plutôt qu'en charge d'exploitation.
