Frais de déplacement
Comment compléter une note de frais de restaurant ? Modèle à télécharger
La restauration est un passage obligatoire en matière de frais professionnels. L’invitation à déjeuner est une pratique courante, surtout pour les managers et les représentants de PME, qui cherchent à renforcer les relations d’affaires. Inviter un client à déjeuner fait partie des grandes traditions dans le monde des affaires, même si la pandémie de COVID-19 et le travail hybride ont quelque peu changé les habitudes et les comportements. Derrière un simple repas professionnel se cachent pourtant de nombreuses règles à connaitre pour faire vos notes de frais, les contrôler et les enregistrer. L’automatisation des processus de notes de frais est de plus en plus adoptée, facilitant la soumission des justificatifs et l’attestation de leur conformité. Et pour vous y aider, nous avons même inclus un modèle à télécharger.
Quelles sont les notes de frais de repas acceptées ?
Pour qu'une note de frais de restaurant soit acceptée, celle-ci doit respecter trois grands critères :
- S'inscrire dans un cadre professionnel : un repas au restaurant peut-être remboursé par l'employeur uniquement s'il s'inscrit dans un contexte professionnel. Un repas avec un client, un fournisseur, un consultant, un candidat, un journaliste ou un partenaire d'affaires est un contexte professionnel. Le respect du barème kilométrique est également un aspect important à considérer lorsqu’il s’agit d’indemnité kilométrique pour les déplacements liés à ces invitations. C'est la même chose si un salarié est en déplacement pour son travail. Aller manger au restaurant entre collègues n'est pas le cas. Le repas doit donc servir à créer ou entretenir une relation d'affaires, ou s'inscrire dans un voyage d'affaires validé.
- Être raisonnable : inviter votre meilleur client une fois par an dans un très grand restaurant peut se justifier. Inviter tous vos clients au restaurant gastronomique n'est ni raisonnable ni justifiable vis-à-vis de l'URSSAF qui pourrait requalifier la dépense en avantage en nature. En plus de ces dépenses de repas, il est important de considérer les avantages en nature, tels que le logement lors de déplacements professionnels, qui peuvent également être soumis à des critères de raison et de légitimité. L’entreprise doit tenir compte des cotisations sociales associées à ces avantages en nature, conformément au barème en vigueur.
- Respecter la politique interne : certaines entreprises édictent des règles particulières qui doivent être respectées (plafond dans les dépenses de repas, liste de restaurateurs à privilégier, avec ou sans boissons alcoolisées, etc.). En outre, pour les déplacements en voiture associés à ces repas d’affaires, il est nécessaire de prendre en compte les frais kilométriques 2023 conformément aux normes en vigueur. Cette indemnité est calculée sur la base du trajet réalisé pour l’activité professionnelle, en tenant compte des cotisations sociales applicables.
Dans quel cas utiliser une note de frais de restaurant ?
Les notes de frais de restaurant peuvent être traitées selon deux méthodes : le réel ou le forfait (ou barème). C'est une distinction importante, car la manière dont la note de frais est utilisée est très différente. De plus, il est essentiel de savoir comment gérer une note de frais lorsqu’il n’y a pas de facture disponible. Cette situation peut survenir en cas de perte ou d’oubli du justificatif, notamment lors de déplacements professionnels. Dans ce cas, la conservation des tickets et des reçus de fournitures pour l’activité professionnelle est nécessaire.
- Pour le remboursement au réel, cela signifie que le salarié avance le montant du repas sur sa trésorerie personnelle. Il devra ensuite faire une note de frais qu'il soumettra à l’entreprise selon le processus en vigueur. Si la note de frais est bien conforme, le salarié sera remboursé de sa dépense au centime près. En général, cette méthode est utilisée pour les déplacements ponctuels et les repas auxquels sont invités des partenaires d'affaires de l'entreprise (clients, fournisseurs, consultants, etc.). Il est essentiel de connaître les droits et obligations associés aux déplacements professionnels, y compris les tarifs applicables aux trajets et les cotisations sociales qui peuvent en découler. Cela garantit une gestion conforme des notes de frais, tant pour les salariés que pour l’entreprise.
- Dans le cadre du remboursement au réel, il est important de disposer des bons outils pour limiter les risques de fraude dans les notes de frais au restaurant. C'est notamment le cas si le salarié prétend avoir perdu ou oublié le justificatif, s'il invite un proche et fait passer le repas pour un déjeuner d'affaires, s'il émet un faux justificatif ou s'il prend le justificatif de quelqu'un d'autre pour gonfler la note.
- Dans le cadre du remboursement forfaitaire, les choses sont un peu différentes. Une avance de fonds est octroyée au salarié selon un tarif réglementaire mis à jour tous les ans. Cette somme de 19,10 € par repas en 2021 est exonérée de cotisations sociales. L'employeur peut toujours donner plus, mais il devra payer des cotisations sur cette différence. Le salarié touche cette somme selon le nombre de repas prévu pendant son déplacement et est libre de l'utiliser ou non, en totalité ou partiellement. Il n'a aucun justificatif à transmettre ni aucune note de frais à envoyer. C'est une pratique très utilisée notamment pour les salariés qui sont souvent sur la route, comme les commerciaux, par exemple.
Comment gérer la note de frais de repas ?
Si les règles sont strictes sur la conformité des notes de frais, les entreprises restent libres de les gérer de la manière qu'elles l'entendent. Cela inclut les stratégies pour gérer efficacement ses notes de frais, y compris celles liées aux trajets et à l’activité professionnelle, en optimisant les processus administratifs. Pour certaines, le format papier prédomine. Les tickets de caisse et autres justificatifs doivent être soigneusement conservés pour assurer le remboursement des dépenses liées à chaque déplacement professionnel. Pour d'autres, c'est via des tableurs Excel qui circulent par e-mail, ou des applications professionnelles. Il est important de noter que ce qu’il est possible de faire passer en note de frais peut varier en fonction de la politique de l’entreprise et des règles en vigueur. Les cotisations sociales associées à ces frais de déplacement doivent également être prises en compte lors de la préparation des notes de frais.
Si vous n'avez pas de logiciel métier, il faut alors réaliser une note de frais à la main ou sur ordinateur.
Les entreprises les plus organisées utilisent une application professionnelle capable de gérer une note de frais de repas en quelques secondes depuis un smartphone. C'est une solution idéale qui limite les tâches administratives, les risques d'erreurs et de fraude, et qui fait gagner beaucoup de temps, tant dans la création de la note de frais que dans son traitement administratif, sa validation et son remboursement.
Pour cela, une fois la note réglée au restaurant, le salarié ouvre son application mobile de gestion des frais professionnels, prend une photo du reçu et tout est automatiquement intégré grâce à un système de reconnaissance des caractères (TVA, date, lieu, montant final, etc.). Il ne reste plus qu'à ajouter le nom et le prénom des invités, le cas échéant, et en 30 secondes, la note de frais est faite et le reçu peut être jeté à la poubelle. En plus des repas, il est essentiel de documenter d’autres types d’avantages en nature, tels que l’utilisation d’une voiture de fonction, pour une gestion adéquate des notes de frais. Cette documentation inclut le suivi du kilométrage effectué pour l’activité professionnelle, qui est important pour le calcul des cotisations sociales liées à cet avantage. En tenant compte des possibilités d’exonération, les avantages en nature doivent être traités avec attention.
Les repas au restaurant sont des dépenses professionnelles communes dont le traitement peut être optimisé avec les bons outils. Plutôt que de rapporter une enveloppe pleine de justificatifs à la fin d'un déplacement, le salarié traite ses notes de frais en temps réel, en toute conformité, et en continu afin d'être remboursé plus facilement.
