Comment choisir mes fournisseurs voyage ?

Les frais professionnels font partie des postes de dépense les plus importants des entreprises. C'est pourquoi le choix des partenaires de  voyage doit faire l'objet d'une attention toute particulière. Si le coût est un facteur important, ce n'est pas le seul. Il faut aussi prendre le temps de comparer les services, les couvertures, les options disponibles, la qualité et la réactivité du service client. Sans compter qu'entre opérateurs traditionnels et pure players du web, le choix est aussi une question d'état d'esprit et de culture d'entreprise. Comment s'assurer de bien choisir vos conseillers de  voyage ? Éléments de réponse dans cet article.

Bien définir les besoins

C'est la première étape importante, car le choix du travel manager ou du COO peut se révéler très différent des exigences, exprimées ou non, par les collaborateurs qui voyagent régulièrement. Pour ce faire, il est toujours utile de commencer par se familiariser avec la politique interne de voyage. Parfois, ce travail de réflexion est même l'occasion de réexaminer les coûts associés aux différents modes de transports et de remettre à jour la politique si elle n’a pas été révisée récemment. Notamment avec les compagnies aériennes, si elle n'a pas été mise à jour face aux réglementations changeantes. Celle-ci est un ensemble de règles et de bonnes pratiques qui s'appliquent à tous les collaborateurs en déplacement. Elle détaille les modalités de remboursement, les processus de validation et de réservation, ainsi que les recommandations liées aux achats. Choisir un fournisseur voyage sans se préoccuper de la politique interne risque de créer de la confusion, voire de la contradiction, si les décisions prises avec un fournisseur vont à l'encontre des pratiques habituelles de l'entreprise.
Définir les besoins passe aussi par identifier le volume et les grands postes qui représentent les dépenses les plus importantes. Si vos collaborateurs prennent très régulièrement l'avion, il est crucial de connaître le nombre de trajets moyens par année, ainsi que les destinations. Cela permet de réaliser des économies substantielles en négociant plus efficacement avec les opérateurs de services aériens face à la multitude de choix disponibles.

Pourquoi choisir des fournisseurs spécifiques pour les déplacements professionnels

En général, la réponse la plus évidente est pour des questions de prix, bien sûr. Plus votre volume de commandes est conséquent,  plus vos marges de manœuvre sont importantes. Celles-ci peuvent porter sur le montant global, mais pas uniquement. Vous pouvez aussi négocier des prestations  complémentaires qui seraient habituellement en supplément. Par ailleurs, l’adoption d’une stratégie d’open booking peut offrir plus de flexibilité aux collaborateurs. Cependant, cela présente des défis pour le suivi des dépenses et la concertation des coûts avec les différents prestataires.
Du côté des partenaires de voyage, c'est un moyen de fidéliser une entreprise dans l'utilisation des services proposés. D'autre part, un collaborateur qui serait habitué à voler avec une compagnie aérienne spécifique à titre professionnel serait aussi plus enclin à l'utiliser à titre personnel. C'est ainsi qu'Apple dépense chaque année 150 millions de dollars avec United Airlines, soit une cinquantaine de sièges en classe business chaque jour. Autant dire que le choix du fournisseur est important. De plus, de nombreux facteurs influent sur ce choix, allant de la fréquence des vols aux avantages fidélité proposés. Et pour faciliter cette négociation, vous devez avoir une vision claire sur vos postes de dépenses actuels. Or, sans outil centralisé de gestion de voyage, c'est une tâche qui peut s'avérer chronophage, complexe et qui risque de vous faire passer à côté de précieux KPI. Concur Travel propose des stratégies pour optimiser les dépenses de voyages d’affaires, notamment en ce qui concerne les transports. Ce service offre une plateforme unifiée qui aide à gérer et contrôler les coûts tout en simplifiant le processus de réservation pour les employés.

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Quels fournisseurs choisir pour ses voyages professionnels ?

Spontanément, on pense naturellement aux moyens de transport : avion, train, taxi et voitures de location. Pourtant, il existe de nombreux autres postes de dépenses qui devraient faire l'objet d'une concertation avec vos partenaires commerciaux. C'est le cas de l'hébergement, bien sûr, comme une chaîne d'hôtels en particulier ou un service du type AirBnB. On peut aussi penser à une station-service pour vos véhicules de location ou les voitures de fonction de vos collaborateurs.
N'oubliez pas, non plus, de comparer les prix des services tiers qui sont associés aux déplacements professionnels, comme les assurances voyage et les prestations bancaires pour les cartes corporate. Considérez également l’utilisation spécifique de la carte affaires, ainsi que les éventuels frais de change ou de retrait pour les voyages à l'étranger, qui peuvent significativement influer sur la trésorerie globale. Enfin, si vos collaborateurs voyagent fréquemment en dehors de l'Union Européenne, il peut être utile de revoir vos abonnements et forfaits pour vos téléphones portables professionnels.

Sur quels critères choisir ses fournisseurs voyage ?

Selon les besoins établis, c'est à vous d'énumérer et de prioriser vos options. Est-ce que la flexibilité (changement, annulation et modification d'un titre de transport) a plus d'importance que le coût ? Est-ce que le volume d'un poste de dépense est suffisant pour peser dans la négociation ? Préférez-vous travailler avec des prestataires ayant des enseignes physiques , comme les agences de voyages par exemple, où est-ce que le 100% en ligne est suffisant ? Si c'est le cas, comment comptez-vous gérer le risque lié aux éventuels plaintes et désagréments des collaborateurs ? Le fait d'avoir un chargé de clientèle attitré est-il important ?
Pour s'y retrouver, le travel manager doit à la fois maîtriser les grands enjeux des voyages professionnels, mais également posséder la connaissance du marché de l'intérieur. C'est pourquoi il doit être en charge de l'accompagnement projet dans le cadre, par exemple, du développement des nouveaux outils qui facilitent la réservation des voyages et l'enregistrement des notes de frais. En cas d’urgence, un prestataire avec une présence physique peut offrir une réactivité cruciale.

Le voyage professionnel n'est pas toujours vu comme un poste d'achats stratégique. C'est la raison pour laquelle le choix des partenaires de voyage nécessite aussi de savoir toucher le réseau interne pour se montrer convaincant et vendre ses choix, tout en coordonnant et accompagnant le changement sur le territoire de l’entreprise.