Comment calculer et gérer les frais pour les grands déplacements en intérim ?

Le statut d’intérimaire, par sa nature temporaire et flexible, soulève des questions spécifiques concernant les frais de grands déplacements. Les intérimaires peuvent être amenés à travailler sur différents sites selon les missions confiées par leur agence. Cela rend la gestion de leurs frais professionnels, notamment liés aux grands déplacements, particulièrement importante pour garantir leur équité et leur mobilité.

Qu’est-ce qu’un grand déplacement pour un intérimaire ?

Pour un intérimaire, un grand déplacement correspond à une mission nécessitant un éloignement temporaire du lieu de résidence habituel, avec des dépenses spécifiques pour se rendre sur le lieu de travail ou y séjourner. En intérim, les grands déplacements s’appliquent principalement lorsque :

• La distance entre le domicile et le lieu de mission dépasse 50 km.
• Le trajet aller-retour dépasse 1h30 de transport, incluant les changements de moyens de locomotion si nécessaires.

Ces critères sont identiques à ceux des salariés classiques, mais doivent être évalués à chaque nouvelle mission de l’intérimaire, car leur lieu de travail habituel peut varier.

Un grand déplacement correspond à une mission impliquant un éloignement significatif du lieu de résidence principale du salarié. Pour un intérimaire, cela se traduit généralement par des frais de transport, d’hébergement et de restauration. Cependant, la notion de lieu de travail habituel, définie par l’Urssaf, joue un rôle central dans la détermination des droits au remboursement.

Selon la Lettre Circulaire n° 2015-0000034, le lieu de travail habituel est défini en fonction de deux critères principaux :

1. La stabilité et le caractère fixe du poste occupé : si l’intérimaire est affecté à un poste stable dans un établissement client pour une durée significative, ce lieu peut être considéré comme son lieu de travail habituel.
2. Le caractère temporaire ou itinérant de la mission : si le poste est mobile ou si la durée de la mission est courte, la résidence principale de l’intérimaire reste la référence pour calculer les frais de déplacement.

Lorsque le lieu de mission est reconnu comme le lieu de travail habituel, les trajets domicile-lieu de mission ne sont pas considérés comme des déplacements professionnels. En revanche, si le lieu de mission est temporaire, les frais associés peuvent être remboursés en tant que frais professionnels.

Déterminer le lieu de travail habituel de l’intérimaire

Le lieu de travail habituel est une notion clé dans la gestion des frais de déplacement en intérim. Il est défini en fonction des critères suivants :

• Lieu de résidence principale de l’intérimaire : il est souvent considéré comme le point de départ pour calculer la distance entre le domicile et le lieu de mission.
• La durée de la mission : si une mission dépasse trois mois, le lieu de mission peut être considéré temporairement comme un lieu de travail principal. Cependant, cette notion ne s’applique pas toujours en intérim, car les missions restent souvent courtes.
• Agence d’intérim : pour certains intérimaires, le lieu de l’agence peut être pris en compte s’ils n’ont pas de résidence fixe ou s’ils sont régulièrement affectés à des missions proches de l’agence.

La définition du lieu de travail habituel doit être clairement communiquée entre l’agence et l’intérimaire pour éviter des malentendus dans le calcul des frais.

Les frais spécifiques liés aux grands déplacements

Les frais de transport : 

• Les trajets en véhicule personnel, remboursés selon le barème kilométrique fiscal.
• Les frais de transport en commun (train, bus, métro) sur présentation des justificatifs.
• Les frais annexes, comme les péages ou les parkings.

Les frais d’hébergement : lorsqu’un intérimaire ne peut pas rentrer chez lui le soir en raison de la distance, les frais d’hébergement (hôtel, location courte durée) sont remboursables. Ils doivent être justifiés par des factures.

Les indemnités de repas : les intérimaires en déplacement peuvent recevoir des indemnités forfaitaires pour leurs repas. Ces montants sont fixés selon les barèmes URSSAF et varient selon que les repas sont pris sur place ou dans des établissements extérieurs.

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Les modalités de remboursement des frais de grands déplacements en intérim

• Remboursement sur justificatifs : le remboursement sur justificatifs est fréquent en intérim. L’intérimaire doit conserver ses reçus (transport, hébergement, repas) pour obtenir un remboursement exact de ses dépenses.
• Remboursement forfaitaire : certaines agences d’intérim ou entreprises choisissent un remboursement forfaitaire, simplifiant la gestion des frais. Ce forfait est basé sur les barèmes URSSAF et exonéré de charges sociales s’il respecte les limites fixées.

À noter que le remboursement des frais ne constitue pas un complément de salaire. Ces indemnités couvrent uniquement les dépenses engagées dans le cadre professionnel et doivent être clairement distinguées de la rémunération.

Les bonnes pratiques pour gérer les frais de déplacement en intérim

• Construire une politique interne solide : c'est le document qui encadre et définit tous les processus liés aux dépenses professionnelles. Il faut le voir comme le règlement intérieur du déplacement professionnel. La politique précise comment voyager, par quel moyen, qui doit valider, comment demander son remboursement, et quelles sont les limites et les cadres imposés. Il s'agit souvent de la première étape.
• Aligner et contrôler les processus internes : de la réservation au remboursement en passant par les étapes de validation intermédiaires et la mesure de la conformité des requêtes, il est important de faire un contrôle qualité sur votre chaîne de valeur. Le but est d'identifier les points de friction, les étapes qui prennent du temps, les frustrations personnelles, etc. Cela peut aller, par exemple, d'un temps de remboursement trop long à des validations trop laxistes ou trop strictes. C'est un bon moyen d'optimiser ses flux de communication internes et de ne pas être pris en porte-à-faux par l'administration fiscale en cas de contrôle.
• Digitaliser la gestion des notes de frais  : le but est d'utiliser les outils technologiques afin de faciliter le traitement opérationnel des frais professionnels. L'usage le plus évident est souvent celui de la création des notes de frais, ce qui évite les fastidieux formulaires papier, Excel ou PDF, pour les remplacer par une application accessible depuis n'importe quel terminal. Mais on peut aussi faciliter la réservation des voyages en amont, dans le cadre de la politique de voyage, ainsi que la gestion du remboursement et post-comptable avec des tableaux de bord, des analyses et des KPI utiles pour piloter plus finement sa gestion des notes de frais.

La gestion des frais de grands déplacements en intérim nécessite une collaboration étroite entre l’agence d’intérim, l’entreprise cliente et le travailleur. Comprendre la notion de lieu de travail habituel et les spécificités liées au statut d’intérimaire est essentiel pour garantir un remboursement transparent et conforme à la réglementation. Et avec une plateforme qui permet d'optimiser la gestion des dépenses professionnelles, tout se fait en quelques clics.

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