Comment bien choisir sa TMC (Travel Management Company) ?

L'organisation d'un déplacement professionnel fait souvent l'objet de nombreuses contraintes. Toutes les entreprises ne disposent pas de professionnels formés à cette gestion. Traditionnellement, les petites et moyennes entreprises ont tendance à passer par des agences de voyages locales, suivant ainsi des habitudes bien ancrées. De leur côté, les grands groupes s'intéressent de plus en plus aux agences de gestion de voyages d’affaires. Ces dernières disposent d'un réseau international unique et d'un volume de réservation conséquent permettant de négocier des tarifs préférentiels sur le volume. Choisir son partenaire en voyages d’entreprise est donc un enjeu important, car il peut impacter durablement la gestion des réservations des voyages professionnels.

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Qu'est-ce qu'une TMC ?

La démocratisation des outils numériques a contribué à faire émerger de nouveaux acteurs en matière de réservation en ligne pour les déplacements professionnels. Ces pure players présentent souvent des outils dits de "self-booking" où les utilisateurs peuvent choisir et réserver eux-mêmes leurs voyages. Ils intègrent souvent des GDS (Global Distribution System) pour accéder à une vaste gamme d'options. Cela permet une plus grande flexibilité et peut potentiellement engendrer des économies sur les coûts de déplacement. Face à cette nouvelle concurrence, les agences de voyages n'ont pas d'autres choix que de se réorganiser pour proposer de nouvelles offres qui correspondent davantage aux attentes des voyageurs. Plus de conseils et moins d'opérationnel. Plus d'assistance et de confiance, et moins de tracasseries administratives. Les grands réseaux d'agences sont devenus des sociétés de gestion de voyages professionnels et peuvent désormais travailler sur une échelle globale. Parmi ces acteurs connus, on peut ainsi citer American Express et CWT, par exemple.

Choisir son fournisseur de voyages permet d'avoir un interlocuteur unique pour tous les voyages, qu'il s'agisse de la participation à un salon à la porte de Versailles à Paris, ou d'une tournée de trois semaines pour rencontrer des partenaires commerciaux en Chine ou en Australie. Cela facilite ainsi la négociation des coûts et la personnalisation des prestations selon les exigences spécifiques de chaque déplacement.

Les avantages de la TMC

Grâce à son réseau mondial, la société de gestion de voyages professionnels centralise les réservations et s'adapte à tous les besoins des entreprises, y compris les plus complexes. Hôtellerie classique ou unique, pour un simple voyage ou un séminaire interne de 50 personnes, pour prendre l'avion, le train ou louer une voiture… tout est coordonné par un même interlocuteur, ce qui simplifie considérablement les démarches internes. Pas besoin de démultiplier les paiements, ce qui permet au responsable des déplacements d'avoir une plus grande visibilité des dépenses engagées et à venir. 

Grâce à leur fonctionnement en réseau, les agences de voyages corporatives bénéficient de l'expertise des agences locales. Dans le cas de déplacements à l'étranger, elles font gagner du temps et proposent la meilleure offre pour les entreprises. Suivre les réservations offre également la possibilité de savoir où se trouvent les collaborateurs lorsqu'ils sont en déplacement. C'est indispensable pour assurer le devoir de diligence des entreprises et maintenir une relation étroite et sécurisée avec les employés en voyage d’affaires. Sans cela, la tâche est complexe lorsque les réservations sont fragmentées entre plusieurs prestataires différents.

Enfin, le conseiller en voyages d’affaires a aussi un rôle à jouer en matière de conseil et de services particuliers. Certains voyageurs peuvent se rendre par leur propre moyen à l'aéroport quand d'autres préfèreront un chauffeur à domicile qui aura pris le soin de charger les valises en avance à l'aéroport. Sur place, tous les types de service sont disponibles. Guide accompagnateur, traduction et interprétariat, changement de dernière minute, ajout d'une étape à un voyage… toutes les options deviennent faciles à mettre en place et à organiser grâce au prestataire de service de voyages d’affaires qui peut,, par certains aspects, parfois se transformer en conciergerie de luxe pour voyageurs exigeants.

Quels sont les critères importants pour bien choisir sa TMC ?

Une agence de gestion de voyages d’affaires n'est pas une marque, un label ou un logo. Par conséquent, n'importe quelle agence de voyages peut se définir comme une société de gestion de voyages professionnels. Pour bien la choisir, il est donc important de connaître ses clients, le volume des demandes qu'elle est capable de traiter, et les éventuelles limites de ses prestations. Il est également crucial de s'assurer qu'elle a établi des relations solides avec différents acteurs du secteur, y compris les hôtels et autres fournisseurs de services. Les 3 enjeux du Business Travel entrent également en ligne de compte : la flexibilité, la maîtrise des coûts et la sécurité des voyageurs.

L'aspect technologique joue aussi un rôle important. Alors que tout se dématérialise - des moyens de paiement aux reçus, en passant par les titres de transport - le fournisseur de solutions de voyages d’affaires doit être capable de proposer une technologie fiable, moderne et sécurisée. La gestion des notes de frais peut être automatisée et améliorée grâce à un logiciel de note de frais. Cela représente un atout majeur pour les managers, et tout particulièrement dans les PME, cherchant à optimiser le temps consacré aux tâches administratives. Être capable de connecter les données du prestataire de services de voyages d’affaires avec une plateforme de gestion des voyages professionnels, gérant notamment la réservation et les notes de frais, constitue un avantage significatif.

D'autre part, la notion de service est cruciale. Avec un prestataire en voyages d’entreprise, il faut avoir un interlocuteur capable de vous assister en tout temps et sur toutes les problématiques. Un accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à un service dédié permet de répondre à toutes les questions et d'assurer des services d'assistance, de gérer des changements, de poser des questions particulières ou d'intervenir en cas d'incident grave.

Un organisateur de voyage d’entreprise représente le meilleur allié du Travel Manager. C'est grâce à elle, qu'il est possible d'organiser avec peu de ressources internes, des déplacements complexes et sensibles. Du commercial en région au comité de direction à l'international, s'appuyer sur un conseiller en voyages d’affaires , c'est profiter d'une expertise unique où la technologie, les systèmes de réservation avancés et le service fusionnent pour une expérience réussie.

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