Combien coûte réellement une note de frais ?

Savez-vous à combien s’élèvent réellement vos notes de frais ? Derrière le remboursement d'un repas, de quelques nuitées à l'hôtel et d'un aller-retour en train se cache une réalité complexe qui impacte directement votre performance. Pour en savoir plus, il faut parler de TCO, pour « Total Cost of Ownership » ou, en français, du prix total de possession. Concrètement, cela signifie qu'il existe d'importants frais cachés qui font partie du cycle de vie de vos notes de frais qui peuvent impacter considérablement votre budget, car ils sont souvent sous-estimés. La meilleure image pour comprendre le concept de TCO est celle de la partie immergée de l'iceberg : 90% du bloc de glace géant est invisible à l'œil nu, car situé sous l'eau. Avec les notes de frais, c'est un peu la même chose.

1. Note de frais : le TCO pour avoir une vision globale sur vos coûts réels
2. Quels sont les coûts directs d'une note de frais ?
3. Quels sont les coûts cachés d'une note de frais ?
4. Comment optimiser le coût des notes de frais ?

Note de frais : le TCO pour avoir une vision globale sur vos coûts réels

Le TCO fait prendre conscience des dépenses cachées d'un achat, d'une activité ou d'un processus. En effet, au moment d'agir, on se concentre souvent sur l'essentiel : vérifier, traiter et rembourser rapidement une note de frais. Or, derrière cette démarche simple en apparence, qui concerne toutes les organisations, se cachent de nombreuses étapes chronophages. Parmi elles, le calcul des indemnités kilométriques pour les déplacements professionnels représente une tâche conséquente. Les identifier est important pour imaginer des solutions capables de pallier ces problèmes. De plus, une gestion efficace de vos notes de frais s'avère nécessaire surtout en ce qui concerne le barème kilométrique et les remboursements liés à l'activité professionnelle.

La dématérialisation des notes de frais transforme radicalement la gestion de ces documents. En utilisant des logiciels spécifiques, la gestion des tickets et des justificatifs devient beaucoup plus simple et efficace. Parallèlement, cette approche facilite le respect du barème kilométrique établi par l'employeur, assurant ainsi une plus grande conformité et précision dans le traitement des frais. De plus, vous pouvez même trouver un modèle de note de frais préconçu qui simplifie encore davantage ce processus.

Cette démarche contribue non seulement à une meilleure trésorerie et productivité de l’organisation, mais simplifie également les modalités de remboursement pour les employés. Pour mieux comprendre l'impact de l'utilisation du vélo dans le cadre de votre activité professionnelle, notamment en ce qui concerne les indemnités kilométriques, consultez le barème kilométrique 2023 pour les vélos.

Un TCO sous contrôle, c'est aussi un moyen d'accompagner votre organisation dans sa transformation digitale et dans la conduite du changement. Prendre le temps de s'interroger sur le TCO, c'est prendre le recul nécessaire pour optimiser sa stratégie de développement, envisager des économies substantielles et améliorer la productivité générale.

Quels sont les coûts directs d'une note de frais ?

Les coûts directs d'une note de frais sont sans doute bien plus nombreux que vous ne l'imaginez, en particulier quand on y ajoute le temps productif perdu par vos équipes à effectuer des tâches sans valeur. Exemples :

• Le remboursement à prévoir du montant dépensé
• Le temps à passer :
  • pour le salarié à remplir la note de frais, réunir les justificatifs de paiement et transmettre le tout à son supérieur ;
  • pour le manager à valider et vérifier chaque note de frais ;
  • pour l'équipe administrative et financière qui vérifie les informations, les justificatifs, qui enregistre la note de frais et prend en charge le remboursement.
• Le prix des licences des outils utilisés, qu'il s'agisse d'une solution métier ou d'un tableur Excel.
• Les dépenses afférentes au stockage des notes de frais :
  • dans le cadre d'un stockage physique, il faut prévoir un système de classement, et une pièce dédiée avec un système de sécurité ;
  • dans le cadre d'un stockage dans le cloud, la tarification de l'infrastructure ou de la licence selon que la solution soit internalisée, hybride ou externalisée.

Les déductions forfaitaires liées aux trajets professionnels peuvent également être considérées comme des charges directes.

De plus, lorsque vous gérez les notes de frais liées à votre activité professionnelle, il est essentiel de comprendre les différences entre le ticket restaurant et la note de frais. Ces deux solutions ont des finalités totalement différentes, et confondre leurs usages peut avoir des conséquences fiscales et légales importantes pour votre entreprise.

Les coûts cachés des notes de frais

Prenez-vous en compte les « angles morts » — les coûts cachés du "Travel & Expense" qui auront un impact sur vos résultats ?

Gérer les dépenses invisibles

Quels sont les coûts cachés d'une note de frais ?

Les coûts indirects sont ceux qui ont un impact souvent méconnu sur votre organisation, que ce soit sur le plan financier, organisationnel ou juridique. Petit florilège :

• L'insatisfaction des employés si vos processus ne sont pas au point, ce qui peut impacter votre capacité de fidélisation de vos talents et augmenter vos budgets RH en cas de turnover important. Personne ne quittera une entreprise à cause d'une mauvaise gestion des notes de frais, mais c'est une frustration qui peut venir s'ajouter à d'autres afin de précipiter un départ.
• Le temps à passer pour le traitement administratif en cas d'erreur, de problème, ou de contrôle URSSAF. Sans les bons outils, ce qui pourrait être fait en quelques minutes peut prendre des heures.
• Le risque de ne pas réclamer toute la TVA déductible due, ce qui est une perte nette sur le plan financier.
• Les risques de cyberattaque et de fuite de données personnelles si le système utilisé est « traditionnel » (comme avec un fichier Excel ou un PDF stocké sur Sharepoint par exemple).
• Les risques de fraude comme le remboursement de dépenses non justifiées ou qui ne sont pas en lien avec une mission professionnelle.

Lorsque vous gérez les notes de frais liées à l'activité professionnelle de vos employés, notamment celles liées aux repas au restaurant, il est essentiel de connaître les règles et les méthodes de gestion appropriées. Vous pouvez commencer par en savoir plus sur la manière de compléter correctement une note de frais de restaurant selon le barème en vigueur.

Comment optimiser le coût des notes de frais ?

Il existe deux grands leviers : un bon outil et des procédures claires. L'un est au service de l'autre et les deux visent à gérer les frais professionnels avec responsabilité.

Choisir un logiciel métier professionnel représente un gain de temps à chaque étape et limite les risques de fraude. Accessible depuis n'importe quel terminal, il permet aux salariés de compléter leurs notes de frais depuis un simple smartphone et automatise la question de la TVA. De plus, une solution numérique de gestion des notes de frais stocke dans le cloud tous les justificatifs en cas de contrôle par l’organisme de recouvrement des cotisations sociales.

Mettre à jour sa politique interne permet de mieux contrôler et rationaliser vos dépenses. Vous pouvez ainsi imposer des fournisseurs présélectionnés, et mettre en place des plafonds ou des restrictions pour les dépenses de déplacement, de repas ou d'hébergement. Votre politique interne a un rôle clé à jouer dans ce contexte. Elle peut clarifier et simplifier vos processus en lien avec votre logiciel professionnel. En même temps, elle doit s'assurer du respect des modalités et barèmes établis par l'employeur pour certaines déductions liées à l'activité professionnelle. Il est d'ailleurs important de connaître les obligations de l'employeur en matière de défraiement. 

La gestion des notes de frais est un sujet qui concerne toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité. La différence se joue donc sur la manière dont elles appréhendent le sujet. Une problématique qui concerne à la fois la transformation digitale des organisations, mais aussi la DRH, la DAF et les dirigeants au niveau du top-management. Vous avez également la possibilité de protéger votre entreprise contre les risques de fraude liés aux frais, aux indemnités kilométriques et aux cotisations sociales.

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

Logiciel note de frais

Ces articles pourraient également vous intéresser : 

• Modèle de note de frais : exemple et explications
• Quel est le délai de prescription d'une note de frais ?
• Comment faire une note de frais kilométrique ?
• Comment choisir entre note de frais et ticket restaurant ?
• Fraude et note de frais : quels sont les risques ?
• Qu’est-il possible de faire passer en note de frais durant les voyages d’affaires ?
• Comment classer mes notes de frais ?
• Frais réel ou forfait : comment rembourser mes salariés ?
• Notes de frais : les limites de remboursement