Ce que tout Responsable Achats devrait savoir sur les dépenses des employés

Si la mission du service Achats est de négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs en n’hésitant pas, le cas échéant, à exercer une certaine pression, nombre de responsables Achats sont également censés aider leur entreprise à identifier les nouvelles tendances en matière de dépenses afin d’innover et de contribuer à la rentabilité future de l’entreprise, selon un récent article de Forbes.

Si la transformation des processus d’achat et des projets de Big Data peut paraître impressionnante, nombre de services Achats avisés se contentent des résultats qu’il est possible d’obtenir rapidement au niveau des dépenses des employés. Pourtant, s’ils regardent de plus près la manière dont l’argent est dépensé dans l’entreprise, ils observent une véritable mutation : les employés dépensent plus d’argent dans plus de catégories et en utilisant plus de moyens de paiement que par le passé (cartes bancaires, cartes fantômes, chèques, liquide et cartes d’achat).

De plus, tous ces modes de paiement sont probablement gérés par plusieurs systèmes qui ne font pas le lien entre les données et ne les partagent pas dans l’entreprise. Les Responsables Achats doivent interroger leurs équipes : Comment faire face à cette mutation ? Quel est le coût de l’inaction ?»

Les entreprises qui ne font pas le lien entre les processus et les dépenses finissent par ne plus pouvoir gérer et prévoir correctement les dépenses. C’est pourquoi au cours du dernier trimestre de leur exercice fiscal, elles envoient à tous les chefs de service une note les incitant à réduire les dépenses pour que l’entreprise puisse se maintenir à flot. Les programmes de déplacements professionnels et autres dépenses généralement supervisés par le service Achats en raison de son rôle de fournisseur sont bien souvent visés.

Les autres entreprises, qui estiment qu’il est inutile de changer quoi que ce soit, finissent par être moins rentables. Récemment, Oxford Economics Research a mené une enquête auprès de 1500 responsables financiers dans le monde. Conclusion : les entreprises les plus rentables sont celles qui sont les plus susceptibles d’utiliser les outils d’analyse, et 82 % de celles dont la marge bénéficiaire croît de plus de 5% trouvent les outils d’analyse des déplacements et frais professionnels extrêmement ou très utiles.

Quel devrait donc être le rôle des Responsables Achats et de leurs équipes pour mieux cerner les dépenses dans l’entreprise ? Voici trois questions que les Responsables Achats devraient poser à leurs équipes.
 

1. Faisons-nous le lien entre les données de gestion des déplacements et des frais professionnels afin d’avoir d’une vision globale des dépenses réelles ?

Dans un premier temps, il faut se pencher sur les réservations de voyages et les dépenses réelles pour mieux cerner et contrôler les dépenses effectives des collaborateurs. Cela peut sembler facile de prime abord mais il est parfois compliqué de générer des rapports sur ces dépenses si deux équipes avec des priorités différentes ont la main sur le processus ou que, pire, les données sont cloisonnées. Il arrive que ces données soient conservées hors de l’entreprise, dans les rapports d’utilisation des fournisseurs. Le service Achats peut travailler avec les différents acteurs (finance, voyages, comptabilité, etc.) afin d’œuvrer à la consolidation de ces données pour que les différentes parties prenantes aient plus de visibilité. Cela permet de réaliser des économies, de fournir des données de meilleure qualité pour la gestion et la prévision des dépenses et, éventuellement, de négocier de meilleures conditions avec les prestataires de voyages et les fournisseurs. En donnant accès à des tableaux de reporting qui montrent les dépenses réelles et prévues, les coûts baissent inévitablement.
 

2. Sur quels canaux les employés doivent-ils dépenser l’argent de l’entreprise, et quels sont les systèmes qui assurent le suivi de ces dépenses ?

D’aucuns admettent que les employés utilisent de plus en plus de canaux pour le paiement des biens et services (cartes bancaires, cartes fantômes, cartes virtuelles, chèques, liquide et cartesd’achat). Ces modes de paiement sont probablement gérés par plusieurs systèmes qui ne fédèrent pas et ne partagent pas les données. Pour identifier l’ampleur du problème, il peut s’avérer utile de procéder à une évaluation des canaux et de leur suivi par l’entreprise. L’étape suivante consistera très certainement à automatiser chaque partie du processus de dépense, en commençant par les notes de frais, pour passer ensuite aux déplacements, puis à connecter tous ces processus et toutes les sources de dépenses.

Chez SAP Concur, nous avons constaté que la numérisation des données était au cœur des préoccupations de nombreux dirigeants, et que certains Responsables Achats et Directeurs Financiers avisés assuraient la connexion des données dans le cadre de cette initiative d’entreprise parfois qualifiée de «Big Data».
 

3. Avons-nous une bonne visibilité sur les dépenses et réservations hors-circuit et facilitons-nous le partage de ces données par les collaborateurs ?

Malgré une politique et des procédures très strictes en matière de déplacements, les collaborateurs réservent des voyages sans respecter les consignes de l’entreprise - pour des raisons de commodité, de coût ou d’obligation professionnelle - et sont néanmoins remboursés. Il existe indubitablement un problème de «fuite des données» dans chaque entreprise, d’autant plus que les prestataires de voyages investissent des millions dans des programmes de marketing et de fidélité intelligents qui incitent vos employés à réserver directement auprès de la compagnie aérienne, de l’hôtel et du service de taxis de leur choix. Grâce à une nouvelle technologie, les entreprises peuvent détecter cette «fuite» et la rapprocher des dépenses réelles sans faire la chasse aux collaborateurs ou leur imposer une nouvelle politique. Pour pouvoir recueillir des données précises, les entreprises doivent également proposer aux employés des expériences mobiles comparables à celles qu’ils vivent dans le cadre privé.

Selon un rapport de Forrester, «les employés adoptent dans leur vie personnelle de nouvelles technologies numériques pour faire leurs achats. Ils s’attendent donc à bénéficier des mêmes technologies pour les dépenses professionnelles qu’ils engagent ». Les faits montrent par ailleurs que les collaborateurs sont beaucoup plus productifs lorsque les données des cartes bancaires sont directement renseignées dans les notes de frais, ou qu’il est possible d’intégrer des images des reçus. Par exemple, selon une étude IDC, les entreprises qui vont au-delà de l’automatisation et qui tirent profit d’un écosystème de partenaires enregistrent à terme un gain de temps de 49 % sur la planification des déplacements et de 70% sur les notes de frais. En outre, les collaborateurs sont 35 % plus nombreux à se conformer aux règles internes en matière de notes de frais et de déplacements.

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