Avance sur frais : comment cela fonctionne ?

Certains déplacements professionnels peuvent devenir onéreux. Transport, hébergement, restauration… Dès lors qu'un collaborateur s'absente pour plusieurs jours, il doit souvent prendre à sa charge, sur sa trésorerie personnelle, les frais professionnels qui lui seront ensuite remboursés. Le problème, c'est que dans certains cas, l'employeur peut mettre de longues semaines avant de procéder au remboursement. Cette réalité peut générer des frustrations et des problèmes financiers. Pour éviter que le salarié n’en  pâtisse, il est possible de procéder à une avance sur frais ou un acompte. C'est une solution pratique pour limiter l'impact financier des voyages d'affaires sur les salariés. Pour en savoir plus, entrons dans le détail.

SELF GUIDED DEMO

Quelques minutes pour tout comprendre

Testez la solution

Qu'est-ce qu'une avance sur frais ?

Il s'agit d'une méthode consistant à avancer une somme d'argent à un collaborateur avant qu'il ne parte en déplacement pour son activité professionnelle, afin de limiter la pression sur ses finances personnelles. Contrairement au remboursement au réel basé sur une note de frais, cette avance, parfois régie par une convention collective ou une convention interne à l'entreprise, est estimée selon les dépenses prévisionnelles anticipées en amont. De ce fait, elle aide à prévenir les tensions potentielles sur la trésorerie de l'entreprise. Le versement est donc une avance sur des situations prévisionnelles.

Ainsi, le salarié peut utiliser cet argent librement, dans son intégralité ou en partie, pour financer son voyage. À la fin de sa mission, il doit tout de même produire ses notes de frais et les faire valider afin de les inscrire dans le journal approprié. Par exemple, sont calculées selon des barèmes spécifiques les indemnités kilométriques, et elles peuvent faire partie de ces frais. La différence entre le montant versé et le montant réellement dépensé, y compris les tickets de caisses et autres justificatifs, sera soit remboursée par l'entreprise (si l'avance était insuffisante), soit rétrocédée par le salarié, voire déduite comme un acompte. Le calcul du coût du voyage se base alors uniquement sur les factures et les justificatifs conformes à la réglementation en vigueur.

Les deux types d'avances : permanente et ponctuelle

Une avance sur frais dépend des types de voyage et des missions des collaborateurs. Dans le cadre de voyages peu fréquents, mais coûteux (en particulier pour un déplacement à l'étranger), l'avance peut être ponctuelle. Le salarié et l'employeur s'entendent pour calculer une estimation des frais  qui seront à payer, et l'entreprise effectue un virement bancaire sur le compte du salarié. Parfois, des allocations forfaitaires ou une indemnité forfaitaire peuvent être accordées selon le type de dépense prévue. Il est important de noter qu'une avance sur frais ponctuelle n'exclut pas de devoir faire une note de frais formelle. En effet, c'est elle qui servira de justificatif pour établir le budget final du déplacement et ajuster l'avance aux frais réellement dépensés.

Une avance sur frais permanente est courante pour les collaborateurs qui sont très souvent en déplacement. C'est le cas des commerciaux ou des consultants par exemple. Elle est fixée chaque mois selon les voyages prévus et peut fluctuer d'un mois à l'autre. Cette avance vient donc s'ajouter au salaire reçu, mais là aussi, la création d'une note de frais reste obligatoire pour régulariser la situation selon le trop payé ou le trop-perçu.

Comment minimiser les recours aux avances de frais ?

Pour l'entreprise, l'avance sur frais peut être problématique pour deux raisons : en cas de gestion déficiente de la trésorerie disponible - limitant ainsi les marges de manoeuvre possible - et parce qu'elle ajoute une couche de complexité supplémentaire. Avant chaque déplacement, il faut prendre le temps de calculer les dépenses estimées, les faire valider, puis remonter l'information jusqu'au service comptable qui doit faire le nécessaire. Le calcul du solde et sa régulation prennent aussi du temps pour mettre à jour les données comptables. 

Pour limiter les recours aux avances de frais, il existe plusieurs options qui peuvent être applicables selon l'organisation des entreprises :

• Limiter les déplacements physiques et encourager - tant que c'est possible - les rencontres virtuelles (vidéoconférences, audioconférence, etc.), et faire venir les fournisseurs à soi plutôt que d'aller à eux.
• Utiliser des cartes bancaires corporate pour payer les grands postes des déplacements (logement et transport notamment). L'employeur a l'obligation légale de veiller à ce que les dépenses engagées avec ces cartes soient strictement professionnelles. Il est aussi possible de payer avec des cartes spécifiques que l'entreprise met à la disposition des salariés pour des postes de dépenses particuliers, comme le plein de carburant pour les véhicules de fonction. De plus, les abonnements au service de télépéage facilitent la gestion des paiements sur les autoroutes. Enfin, certaines chaînes d'hôtel peuvent accepter d'envoyer la facture directement à l'entreprise en cas d'accord préalable et sous réserve de disposer de toutes les garanties nécessaires.
• Encourager les salariés à disposer d'une carte bancaire à débit différé pour limiter l'impact des frais de voyages sur leurs finances personnelles. Dans certains cas, si nécessaire, l'entreprise pourrait considérer la prise en charge partielle de cette carte comme acompte sur les frais réels du salarié.

Si les avances sur frais ne sont pas des systèmes parfaits, elles ont toutefois le mérite de limiter l'impact financier sur le collaborateur lors d'un déplacement. Certaines plateformes de gestion de frais professionnels peuvent même les intégrer automatiquement dans le calcul des notes de frais, réduisant ainsi les coûts et les tâches administratives associées. De la même manière, mais dans d’autres contextes comme le télétravail, elles peuvent également faciliter la gestion des notes de frais, offrant des modalités simplifiées pour le salarié et l’entreprise.

Pour aller plus loin, vous pouvez découvrir notre blog Quelle devrait être la durée de traitement d'une note de frais ?

Gestion des notes de frais

Automatisez et améliorez le processus de gestion des notes de frais

Logiciel note de frais