5 façons d'économiser et d'éviter les tracas dans la gestion des kilometrages

La vérification et le contrôle des kilometrages professionnels posent problème aux entreprises alors que ces kilométrages sont souvent, d'après nos constatations, à l'origine d'une de leurs principales catégories de dépenses.¹

La gestion des kilométrages est un défi pour diverses raisons. Les collaborateurs trouvent le suivi pénible car ils doivent se rappeler de noter chaque déplacement et ne pas oublier ensuite de faire les calculs des notes de frais. Certains y voient l'occasion de « gonfler » leurs demandes de remboursements. D'autres ne s'embarrassent pas et se montrent imprécis. Et, bien sûr, d'autres encore font tout simplement des erreurs de calcul ou confondent déplacements professionnels et personnels.

Pour les entreprises, cela se traduit par une perte d'opportunités, des coûts inutiles et du temps perdu pour les collaborateurs. Les collaborateurs sont frustrés, et leur attention et énergie sont détournées des tâches plus importantes. Or selon une estimation, les programmes de suivi automatisé du kilométrage permettent de gagner jusqu'à 21 heures par an par collaborateur.²

Un suivi automatique via une application mobile offre, en une simple étape, une gestion plus efficace des frais kilométriques, avec à la clé des économies et moins de frustration. Notre e-Book Optimisez votre gestion des kilométrages, présente le suivi automatique et quatre autres bonnes pratiques pour vous aider à optimiser vos dépenses, avec une visibilité totale.

 1. Clarifiez vos politiques en matière de kilometrages

Définissez des règles (et rendez-les facilement accessibles) notamment concernant le moment où les dépenses doivent être soumises, l'utilisation d'une voiture personnelle ou de location, et les types de déplacements qui seront ou non remboursés.

2. Misez sur la clarté et le contrôle

Bien sûr, le suivi des kilométrages peut être difficile, mais votre entreprise ne doit pas s'avouer vaincue. Les collaborateurs doivent connaître vos attentes, et votre entreprise doit rechercher des outils (ou explorer les données qu'elle possède déjà) pour enregistrer les kilométrages et disposer de la visibilité requise sur les dépenses. Avec les connaissances requises à portée de main, les problèmes peuvent être résolus.

3. Faites de la précision kilométrique une exigence primordiale

En plus d'outils automatisés (et de collaborateurs incités à les utiliser), envisagez par exemple un programme de remboursement basé sur des taux fixes et variables (FAVR). Ces programmes permettent une réduction des coûts kilométriques par collaborateur pouvant aller jusqu'à 26 %³.

4. Rendez le suivi des kilométrages mobile et facile

Une fois habitués, vos collaborateurs apprécieront toute la simplicité d'une application de suivi qui permet d'enregistrer les déplacements via leur téléphone portable. Avec cet outil simple et intuitif, et une connexion à votre système de gestion des dépenses, ils pourront facilement soumettre leurs kilométrages, avec toute la précision requise. Ainsi votre entreprise aura plus vite un état des lieux en la matière.

5. Mesurez la durabilité

Réduire l'impact environnemental devient de plus en plus un impératif pour les entreprises. Les kilomètres que vos collaborateurs accumulent sont certainement un facteur, et un indicateur clé, de l'empreinte carbone de votre entreprise. Un décompte kilométrique précis offre un moyen de plus pour mesurer, et éventuellement réduire, les émissions.

Téléchargez cet e-Book pour en savoir plus sur les bonnes pratiques et découvrir comment Drive, intégré à l'application mobile SAP Concur, permet un suivi automatique des kilometrages et une réduction des tâches administratives, tout en offrant aux entreprises plus de précision et de remarquables économies.

1.   Données comparatives clients SAP Concur, 2022.

2.   Motus, Podcast gros voyageurs, 2023

3.   Motus, « Mobile Workforce Benchmark Report » (Rapport comparatif collaborateurs mobiles), 2021.