3 façons dont les dépenses invisibles peuvent avoir un impact sur votre programme de voyage

La gestion des voyages d'affaires a beaucoup changé au cours des dernières décennies - et l'évolution spectaculaire des besoins commerciaux, des attentes des employés et du paysage technologique n'a fait qu'accélérer ces changements au cours des dernières années. Les Travel Managers de toutes les entreprises trouvent qu'il est difficile de se tenir au courant des applications et des appareils qui offrent des centaines de nouvelles façons de réserver des voyages et de dépenser l'argent de l'entreprise. Ces nouvelles méthodes de réservation de voyages constituent ce que l'on appelle souvent les dépenses invisibles, qui sont définies comme des " données sur les voyages d'affaires qui ne sont pas saisies par les moyens traditionnels tels que les rapports TMC ". Anticiper l'évolution des voyages d'affaires est un objectif louable pour votre entreprise, car les dépenses invisibles peuvent également nuire à votre entreprise de manière invisible.

Dans un rapport récent, l'institut de recherche Phocuswright, qui étudie comment les voyageurs, les fournisseurs et les intermédiaires se connectent, a mis des données concrètes derrière les changements sismiques qui ont eu lieu dans l'industrie du voyage. Par exemple, l'entreprise a interrogé 2 300 voyageurs d'affaires et a constaté que 88 % d'entre eux utilisaient des smartphones lors de leurs voyages d'affaires, ce qui a entraîné de nouveaux comportements chez les voyageurs et la difficulté de mesurer l'adoption et la conformité.

Sans la capacité d'identifier et de saisir ces données, pour améliorer votre politique voyage et vous assurer une plus grande conformité, les entreprises courent le risque d'être victimes de certaines complications surprenantes. Par exemple, voici quelques-uns des obstacles que les dépenses invisibles créent :

1. Cela peut nuire à vos négociations avec vos fournisseurs :

Le fait d'avoir des employés qui se conforment à la politique est d'une importance primordiale pour de solides négociations avec les fournisseurs. Lorsque les voyageurs s'assurent que toutes leurs données de voyage sont saisies, cela signifie que l'entreprise est en mesure d'utiliser la totalité de son volume de déplacements pendant les négociations avec les fournisseurs. Il est essentiel d'obtenir les meilleurs taux possibles pour les entreprises afin de contrôler leurs coûts, et les dépenses invisibles peuvent constituer un obstacle de taille à cet égard.

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Derrière le remboursement d'un repas, de quelques nuitées à l'hôtel et d'un aller-retour en train se cache une réalité complexe qui impacte directement votre performance.

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2. Cela peut entraîner des problèmes de conformité :

L'un des défis que doivent relever les gestionnaires de voyages est l'équilibre subtil qui consiste à répondre aux besoins de l'entreprise tout en maintenant la satisfaction des voyageurs à un niveau élevé. Les employés seront moins susceptibles de s'écarter de la politique de voyage de l'entreprise s'ils ont les outils qu'ils préfèrent. Mais s'ils ne disposent pas de ces outils, cela ne les empêchera peut-être pas de réserver comme ils le souhaitent de toute façon, non seulement en contribuant aux problèmes de conformité aux politiques, mais aussi en violant les obligations comptables légales.

3. Elle peut présenter des risques pour la sécurité des voyageurs :

La sécurité physique des employés est plus importante que l'argent ou la politique, mais les dépenses invisibles peuvent aussi mettre cela en péril. La capacité de saisir les dépenses de voyages invisibles ne donne pas seulement aux gestionnaires de voyages et aux comptables toute l'information financière dont ils ont besoin, mais elle leur permet également de localiser plus facilement les employés si la situation l'exige.

Pour en savoir plus sur l'impact des réservations invisibles sur la gestion des voyages, télécharger l'étude Phocuswright, et ce que vous pouvez faire à ce sujet, consultez notre eBook, Apportez de la visibilité aux réservations invisibles de vos collaborateurs.