Contrôle des coûts de l’entreprise
Qu’est-ce que la digitalisation à valeur probante ?
Infobésité.
C'est le néologisme qui désigne une production et un partage toujours plus important des informations en ligne. Or, si le fait de trouver facilement beaucoup d'informations à forte valeur ajoutée simplifie la vie pour la plupart des professionnels, cette démarche peut aussi avoir des effets pervers. Il y a trop de choses à voir, on a peur de passer à côté d'une information pertinente et on se sent littéralement submergé.
Cette obésité numérique n'est pas uniquement liée au contenu publié en ligne. Elle concerne aussi les nombreuses données produites par les entreprises au quotidien. Emails, factures, comptes-rendus, procès-verbaux, business plan, présentation PowerPoint, justificatifs de notes de frais, documentation… jamais les organisations n'auront produit autant d'informations. Et savoir les gérer efficacement nécessite une bonne gouvernance des données numériques. Un des outils clés concerne d'ailleurs la digitalisation à valeur probante. Explications.
Digitalisation à valeur probante : retour aux fondamentaux
La digitalisation (ou « numérisation » selon les débats linguistiques du moment) désigne le fait de transformer un document papier, un processus ou une méthode de travail en version numérique. Un compte-rendu rédigé à la main devient un document Word. Un planning de production devient un outil de gestion de projet. Une facture papier devient un fichier stocké dans le cloud.
La valeur probante qualifie, quant à elle, l'assurance de la conformité d'un document. Transformer un fichier papier en fichier numérique est aujourd'hui à la portée de tout le monde. Le modifier aussi. La digitalisation à valeur probante signifie donc qu'un fichier numérique a exactement la même valeur qu'un document papier, et qu'il en est la représentation fidèle et inaltérée. En clair, c'est un sceau de qualité et un marqueur de traçabilité.
Avec la valeur probante, l'entreprise s'engage d'un point de vue juridique. Les versions numérique et papier d'un même document sont donc considérées comme le même document. L'enjeu avec la valeur probante consiste à s'assurer que les conditions de conservation soient aussi qualitatives, quel que soit le format. À cet égard, notre guide de l'archivage numérique vous sera utile !
La digitalisation : un long voyage entamé dans les années 2000
Les premiers textes de loi concernant la digitalisation à valeur probante remontent aux débuts des années 2000, en particulier avec la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant sur l'adaptation du droit de la preuve aux nouvelles technologies de l’information. Ce texte indiquait qu'un document électronique pouvait avoir la même force probante qu’un document papier, à condition qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Toutefois, il a fallu attendre l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale » pour que la digitalisation puisse aussi s'étendre aux reçus et justificatifs des notes de frais.
Digitalisation à valeur probante : comment faire ?
Numériser un document est facile en apparence. Mais il est aussi facile de le modifier. C'est pourquoi la loi fixe un cadre particulier afin de faciliter la digitalisation de manière sûre et efficace :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
- Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
Une fois les documents numérisés, il existe deux grandes manières de les stocker :
- Un système de stockage corporate : cela peut être un serveur informatique local ou dans le cloud. En général, c'est là où sont stockés la plupart des documents de travail qui n'ont pas de forts enjeux en matière de confidentialité.
- Un coffre-fort numérique : il ajoute une couche de protection supplémentaire pour conserver des documents dématérialisés. Comme un coffre-fort physique, son accès est uniquement limité aux utilisateurs autorisés et identifiés, et l’intégrité des fichiers est protégée avec des systèmes avancés d'horodatage et de scellés. Cela peut être utile pour les documents nécessitant des protections particulières pour une confidentialité avancée.
Avec la digitalisation à valeur probante, il est désormais rapide et facile de numériser tous vos documents via un outil dédié. Qu'il s'agisse des justificatifs de notes de frais, des dépenses professionnelles, ou des factures et devis, une application professionnelle installée sur un smartphone peut simplifier la vie de votre DAF et de vos collaborateurs, tout en renforçant votre niveau de conformité et de sécurité.
Pour en savoir plus, n'hésitez pas essayer notre Demo Interactive pour découvrir Concur Expense et comment fonctionne la digitalisation à valeur probante
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