Devoir de protection
Quelle assurance prendre pour les voyages d'affaires ?
Que ce soit dans ses murs ou à l'extérieur, lorsqu'un salarié travaille pour un employeur, ce dernier est responsable de sa sécurité. S'il peut facilement contrôler les facteurs de risques au sein des bureaux, entrepôts, usines ou laboratoires, la question n'est pas la même en cas de déplacements professionnels. C'est la raison pour laquelle une assurance pour les voyages d'affaires est souvent indispensable afin que l'employeur fasse jouer son « duty of care », c'est-à-dire sa capacité à protéger ses collaborateurs.
Quels sont les déplacements professionnels concernés par les assurances ?
S'il est fréquent de disposer de couvertures pour les voyages d'affaires professionnels à l'étranger, sachez que des déplacements en France peuvent aussi être couverts. Ici, la question des frais de santé ne se pose pas vraiment, mais l'assurance peut couvrir des annulations dans les transports, des pertes de bagages ou encore des rapatriements (si un commercial a un accident de voiture à Marseille, il peut être rapatrié à côté de son domicile situé à Besançon, par exemple). En plus de ces aspects, la question de la responsabilité en cas d’accident lors d’un voyage professionnel est primordiale. Il est essentiel de comprendre dans quelles circonstances l’employeur peut être tenu responsable des incidents survenus lors de déplacements professionnels et quelles sont les modalités d’indemnisation. Cette compréhension aide à mieux choisir les garanties nécessaires pour protéger à la fois l’employeur et le salarié, en assurant que les prestations offertes couvrent efficacement les besoins en cas de sinistre.
À l'international, l'assurance est très fortement recommandée, bien que non obligatoire. Selon les textes de loi, l’entreprise est responsable de ses employés envoyés en déplacement, même lorsqu'ils sont à l’étranger. Par conséquent, s’il arrive quelque chose à un collaborateur, la responsabilité de l'employeur pourrait être engagée. C'est donc pour limiter ces risques et mieux protéger les salariés que les entreprises souscrivent à des contrats individuels ou collectifs selon les besoins, les destinations et la fréquence des déplacements. Notamment pour les déplacements au sein de l’Union Européenne, les compagnies d’assurance comme Chapka ou ACS offrent des solutions spécifiques. Ces dernières incluent des attestations de couvertures qui répondent aux exigences de ces territoires.
À noter que la pandémie de COVID-19 impose certaines restrictions. Alors qu'une hospitalisation en cas d'épidémie pourrait être couverte dans un pays où le virus circule peu, cela pourrait ne pas être le cas si le déplacement se situe dans un pays où les voyages sont fortement déconseillés. Cela nécessite souvent une modification des contrats existants pour s’adapter aux conseils de voyage actuels. Les professionnels envisageant le programme Vacances-Travail (PVT), particulièrement en Australie, doivent être conscients que ces expériences uniques attirent des centaines de candidats. Il est essentiel que les garanties soient ajustées par les organismes spécialisés pour répondre à ces besoins spécifiques.
Comme toujours avec les contrats d'assurance, il est important de bien lire et vérifier toutes les clauses et les conditions, surtout dans le cas de la pandémie avec une situation qui évolue constamment.
Quelle durée de séjour pour être couvert par une assurance professionnelle ?
Si chaque déplacement est différent, les assureurs distinguent généralement trois grandes catégories, avec des options propres à chacune :
- Les contrats « courts », pour un voyage unique (de moins de 3 mois en général).
- Les contrats à l’année qui couvrent le professionnel, quel que soit le nombre de déplacements. La couverture peut toutefois imposer certaines limites, comme le fait de ne pas voyager plus de 180 jours de voyage par an.
- Les contrats de longue durée : on entre ici dans le cadre des polices d'expatriation ou de détachement avec des garanties plus étendues pour couvrir les soins du quotidien, là où l’assurance voyage a plutôt vocation à couvrir les frais d’urgence. Un contrat de longue durée vous sera donc utile si, par exemple, vous envoyez un salarié développer une joint-venture en Chine pendant 6 mois.
Quelles sont les garanties d’une assurance voyage professionnelle ?
Chaque compagnie d’assurance possède ses propres formules et options, et il est important de comparer. La grande majorité des contrats conserve tout de même un socle de base, composé de 3 garanties :
- La responsabilité civile à l’étranger qui couvre les dommages causés à autrui.
- La prise en charge des frais médicaux et d’hospitalisation (avec certaines limites ou des plafonds selon les pays où les situations).
- L’assistance rapatriement qui permet d’être rapatrié promptement en France si la situation le requiert (maladie, sinistre, décès d’un proche en France, fermeture inopinée des frontières, etc.).
Parce que le marché de l'assurance pour les déplacements professionnels est très concurrentiel, les grands acteurs en présence intègrent aussi de nombreuses autres garanties pour se différencier. Selon les contrats, elles peuvent être en option ou comprises dans le package de base. C'est notamment le cas d'une assurance en cas d'annulation de déplacement (y compris pour cause de COVID-19) ou en cas d'interruption de séjour. Certaines incluent aussi un capital décès du travailleur, la protection juridique à l’étranger, des garanties d’assistance en cas de perte ou vol des papiers ou des bagages, mais aussi la prolongation de la protection si le salarié souhaite rester sur place à titre personnel. Il est également crucial de se munir d’une attestation de couverture adaptée au territoire de destination, garantissant que toutes les exigences légales et pratiques sont satisfaites pour le déplacement.
Ainsi, un salarié qui passe 5 jours en déplacement sera aussi couvert s'il souhaite passer le week-end sur le lieu de son déplacement avant de retourner au bureau. Ce qu'on appelle le bleisure (contraction de business et leisure) est d'ailleurs un levier de motivation et de récompense qui peut être activé par les entreprises, à condition que les frais dépensés dans un cadre personnel ne fassent pas l'objet d'un remboursement professionnel.
Bien choisir une assurance pour un voyage d'affaires dépend donc de multiples facteurs (fréquence, destinations, acceptation du risque, etc.). Pour les entreprises dont les salariés sont fréquemment en déplacement, un contrat de groupe permet d'en faciliter la gestion et, selon le volume, d'économiser sur ses frais d'assurances. Dans tous les cas, pensez à comparer et négocier, sans négliger l'importance du risque encouru par vos salariés.
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