Préparer son projet grâce à un intégrateur : le témoignage de Pernod Ricard

Comment éviter le surcoût d’un projet mal pensé ?

Il arrive qu’un projet d’intégration ne se déroule pas toujours comme prévu. En effet, les entreprises doivent parfois faire face à de mauvaises surprises :

• Des interlocuteurs inappropriés (nombre, quantité, qualité)
• Des difficultés de pilotage et de mise en œuvre 
• Des changements en cours de déploiement
• De la résistance au changement
• Des délais qui s’allongent

Ce genre de désagréments a inévitablement un impact sur les ressources, les délais, les coûts et le budget initial. Pour les éviter, SAP Concur s’est entouré d’intégrateurs partenaires et certifiés, en capacité d’apporter le support et le conseil nécessaires en fonction des différentes phases du projet d’intégration, de la préparation jusqu’à l’accompagnement auprès des utilisateurs. 

Pour ce faire, ces prestataires ont une approche éprouvée. Comment procèdent-ils et quelles sont les clés de succès ? C’est à ces questions que sont venus répondre Pernod Ricard et son intégrateur Arago Consulting, lors d’une session animée par Stanley Hayes, Senior Director EMEA Services de SAP Concur, à l’occasion de Fusion Exchange Paris 2018.

Une expertise légitime qui s’adresse à tous les métiers

“Par expérience nous savions que bénéficier de l’expertise d’un intégrateur est un facteur clé de succès qui permet, au-delà de sécuriser la réussite d’un projet, d’atteindre également d’autres objectifs”, a expliqué Nicolas Huynh, Project Manager chez Pernod Ricard. Le groupe de spiritueux a choisi l’outil de gestion des notes de frais et déplacement professionnels de SAP Concur. Pour la phase de préparation et d’implémentation de ce projet, le choix de Pernod Ricard s’est porté sur la société Arago Consulting.

Ce choix répondait à plusieurs objectifs :

• Sécuriser le timing et les ressources du projet, tant en termes de budget que de disponibilité des équipes métiers ;
• Profiter de l’opportunité pour remettre à plat les process, les simplifier et les harmoniser ;
• Acquérir de la maturité sur le design et le déploiement de plateformes groupes, exercice toujours challenging notamment dans un groupe décentralisé comme Pernod Ricard avec un paysage multi-marques, multi-pays, de fortes identités et donc des façons différentes de travailler.

“Pour atteindre ces objectifs nous avons recherché une expertise légitime à la fois fonctionnelle, sachant discuter avec la finance, les achats, les RH et technique avec une véritable connaissance de la solution”, a détaillé Nicolas Huynh. 

Identifier les interlocuteurs clés pour la suite du projet d’intégration

La mission principale d’Arago Consulting consistait à accompagner Pernod Ricard dans l’analyse de l’existant et notamment l’identification des process qui fonctionnaient au préalable. Autre partie du projet : rencontrer un maximum d’acteurs différents en central ou localement auprès des filiales (collaborateur, manager, comptables et IT) pour détecter les faiblesses des flux et outils actuels.

Un autre pan de la mission consistait à présenter le projet aux entités. “L’objectif de la plateforme SAP Concur est d’homogénéiser et d’harmoniser les pratiques et outils. La présentation de ce projet en amont, plutôt que d’attendre le démarrage du projet avec SAP, a permis de préparer les acteurs locaux au changement et d’influer une dynamique positive en leur montrant le nouvel outil (avec des fonctionnalités comme ExpenseIt), a souligné Damien Morvan, Senior Consultant chez Arago Consulting. Cela nous a aussi permis d’identifier quels pourraient être les points d’attention voire de blocage pour chaque entité. Le fait de rencontrer les entités chez eux, nous a donné la possibilité de repérer les futurs acteurs clés du projet et quels pourraient être les relais locaux.”

Cette approche a ainsi permis d’appréhender le projet d’implémentation en douceur et de le préparer au mieux. Pernod Ricard et Arago Consulting vont désormais démarrer l’intégration de la solution SAP Concur d’ici la fin de l’année 2018.