Devoir de protection
Comment organiser un déplacement professionnel à l'étranger ?
Alors que la pandémie de COVID-19 entre dans sa troisième année, toutes les entreprises sont obligées de composer en permanence avec des changements législatifs et des adaptations constantes. Dans ce futur toujours incertain, organiser un déplacement professionnel à l'étranger peut donc s'avérer complexe, mais pas nécessairement impossible. Du moins, tout dépend de votre destination, de l'évolution de la pandémie et du barème d’indemnisation liés au trajet !
Il est toutefois important, dans cette actualité mouvante, de toujours vérifier l'application des dernières règles en vigueur avant de partir. Aujourd'hui, la règle de base est, dans la mesure du possible, d'éviter les déplacements professionnels internationaux. Toutefois, selon les besoins et les lieux, ils peuvent toujours s'organiser. Il faut simplement faire preuve de patience, d'organisation et envisager les aspects de compensation en cas d'annulation ou de modification des plans de voyage.
L'incontournable pass vaccinal
Sans lui, vos salariés ne pourront pas aller loin. Comme son nom l'indique, le pass vaccinal équivaut à un passeport qui permet de voyager et d'accéder à des événements avec un nombre limité de personnes, mais aussi de se rendre au restaurant ou à l'hôtel. Il est obligatoire pour tous les moyens de déplacement collectifs pour partir à l'étranger comme le train ou l'avion. Concrètement, pour vous rendre à Bruxelles, à Berlin ou à New York, il sera obligatoire depuis la France. En complément, il est essentiel de gérer efficacement les notes de frais de taxi pour les déplacements professionnels. Cela inclut la mise en place de directives claires concernant le remboursement de ces frais en adéquation avec les politiques de l’entreprise et les réglementations locales. Il convient de prendre en compte les coûts réels et d’appliquer le barème adéquat pour chaque trajet professionnel. Le pass vaccinal s'obtient en présentant une de ces trois options :
- Un certificat de vaccination attestant d’un schéma vaccinal complet.
- Un certificat de rétablissement au COVID-19 datant d'au moins 11 jours et de moins de 4 mois (à partir du 15 février 2022).
- Un certificat de contre-indication médicale faisant obstacle à la vaccination.
L'alternative pourrait être d'utiliser un véhicule, mais le coût lié au déplacement serait rédhibitoire pour l'employeur, à moins de se déplacer dans un rayon proche du lieu de travail, comme une expatriation temporaire ou un transfert (par exemple, dans le cas où un salarié de Metz se rendrait à Luxembourg, ou un Strasbourgeois irait à Stuttgart).
À noter qu'au-delà du pass vaccinal français, qui fonctionne aussi au niveau européen, chaque pays, territoire, État ou province dispose de ses propres règles en lien, ou non, avec le pass vaccinal. Ainsi, une fois sur place, le pass vaccinal français ne vous sera d'aucune utilité si vous vous rendez à Toronto par exemple. En revanche, la preuve d'un schéma vaccinal complet sera nécessaire. Cette situation nécessite souvent une modification en amont des plans de voyage, en consultation avec le ministère des Affaires étrangères, pour éviter tout accident ou désagrément. En contrepartie, une planification soigneuse peut conduire à des économies significatives.
Identifier les risques par pays
Les modalités des déplacements depuis et vers l’étranger varient en fonction de la situation sanitaire des pays et de la vaccination des voyageurs. La France a ainsi séparé le monde en trois catégories de pays :
- Les pays verts désignent ceux où il n’y a pas de circulation active du virus et pas de variants préoccupants recensés.
- Les pays oranges sont ceux où il y a une circulation active du virus dans des proportions maitrisées, sans diffusion de variants préoccupants.
- Les pays rouges sont ceux où il y a une circulation active du virus et la présence de variants préoccupants.
Avant de partir en déplacement, il est donc indispensable de vérifier la couleur de votre pays de destination sur le site web du gouvernement consacré à la pandémie. Voyager dans un pays classé orange ou rouge peut être beaucoup plus risqué, voire impliquer des responsabilités légales en cas de problème. Dans ce contexte, il est également crucial de construire ou de réviser la politique de note de frais de l’entreprise. Cela implique de définir clairement les critères de remboursement des frais de déplacement en tenant compte des spécificités des destinations et des conditions actuelles. Il est important d’intégrer le barème de l’URSSAF applicable aux différents types de trajet dans cette politique.
L'assurance voyage : plus indispensable que jamais
De plus en plus d'assurances pour les voyages professionnels couvrent les désagréments causés par la pandémie de COVID-19. C'est le cas pour les annulations de vol ou de séjours, jusqu'à l'hospitalisation à l'étranger, les soins médicaux ou le rapatriement et l'assistance. Pour l'employeur, une assurance voyage est indispensable s'il décide d'envoyer un collaborateur en déplacement professionnel à l'étranger, malgré les risques et les restrictions en cours. Il est aussi important de définir les procédures pour se faire rembourser ses notes de frais en train, conformément au barème établi par l’URSSAF pour ce type de trajet. Cela garantit que les employés comprennent clairement les modalités de remboursement pour les voyages en train lors de leurs déplacements professionnels.
La checklist pour partir à l'étranger sereinement
Une fois la partie « COVID » sous contrôle, organiser un déplacement professionnel à l'étranger nécessite d'autres étapes. Pour vous faire gagner du temps, nous les avons compilées dans une checklist à consulter avant toute réservation pour soi-même ou pour un collaborateur.
- Vérifier la politique interne de voyage qui comprend toutes les grandes règles à connaître.
- Valider la mission, le budget de déplacement et les dates retenues avec son manager.
- Réserver les hébergements tels que les hôtels et les transports soi-même, ou passer par un intermédiaire, comme une agence de voyages.
- Planifier son programme avec les rendez-vous prévus ou à prévoir et les contraintes de déplacements.
- Inclure dans la planification financière les indemnités de grand déplacement qui couvrent les coûts supplémentaires engendrés par un trajet prolongé. Il est important de se référer au barème d’indemnisation approprié loin du lieu habituel de travail.
- Organiser la gestion des frais professionnels sur place, que ce soit au réel ou au forfait, en respectant le barème établi par l’URSSAF pour les déplacements professionnels.
- Évaluer le coût d’une note de frais en prenant compte de tous les éléments nécessaires pour une gestion transparente et conforme aux réglementations.
- Aborder la gestion d’une note de frais sans facture en établissant des procédures claires pour le remboursement. Ceci est particulièrement important pour les déplacements professionnels tels que les trajets où les justificatifs peuvent être difficiles à obtenir.
- Anticiper la question des notes de frais : si votre entreprise dispose d'un outil moderne, vous pourrez les faire sur place en quelques secondes depuis un smartphone. Sinon, il vous faudra conserver chaque reçu précautionneusement avec tous les détails en question, afin de faire vos notes de frais à votre retour.
- Coordonner l'absence avec son service ou ses collègues.
- Préparer les documents de voyage nécessaires et faire des copies en cas de besoin.
- Connaître la procédure en cas de problème sur place (problème de santé, fermeture des frontières, attentat, événement climatique, etc.).
Organiser un déplacement professionnel à l'étranger, en particulier en période de pandémie, peut être un défi conséquent pour les entreprises. D'où l'importance de bien s'organiser avec les bons outils afin d'avoir toute l'information nécessaire qui pourrait être utile à l'employeur pour activer son duty of care en cas de problème sur place.
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