Comment accroître la satisfaction de vos collaborateurs avec la numérisation de vos notes de frais?

Frustrant, agaçant, énervant, décourageant…

Quand il s'agit de parler des notes de frais, les adjectifs ne manquent jamais. Et dans la majorité des cas, ils ne sont pas très positifs. Pourquoi ? Car les salariés doivent passer beaucoup de temps pour une chose simple : se faire rembourser leur propre argent qu'ils ont dépensé pour une mission professionnelle. Pour réclamer son dû, il faut donc parfois lutter des semaines, se battre avec une bureaucratie kafkaïenne et attendre (trop) longtemps un simple remboursement. 

Étude WAKEFIELD : Les attentes de vos collaborateurs en déplacements professionnels

Mieux comprendre les défis auxquels sont confrontés vos employés lorsqu’ils voyagent

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Serait-ce donc impossible de satisfaire ses collaborateurs aux prises avec des notes de frais difficiles à traiter ? Justement non. Mais la tendance est récente. En fait, elle est rendue possible grâce au développement des technologies numériques mobiles de ces dernières années qui a accompagné la transformation digitale des organisations. Et si vos collaborateurs aimaient faire leurs notes de frais ?

Un processus facile

Toutes les interactions entre un salarié et son entreprise font partie de ce que l'on nomme « l'expérience collaborateur ». Il s'agit de la manière dont fonctionnent tous les processus internes, et quels sont les émotions véhiculées et les efforts générés pour parvenir à ses fins. Plus c'est complexe, plus ça prend du temps, et moins les salariés s'impliquent sur des tâches à forte valeur ajoutée. Pire, ils sont aussi susceptibles de se perdre, de partager l'image d'une entreprise dysfonctionnelle et au final, de partir. 

Pour accroître la satisfaction de vos collaborateurs, il faut donc miser sur un processus facile. Quelque chose de simple qui se base notamment sur les grands outils utilisés au quotidien dans la vie personnelle (messagerie, réseaux sociaux, banque en ligne, etc.). La notion d'UI, ou d'interface utilisateur, a ici toute son importance.

Un remboursement rapide

Tout le monde n'a pas la trésorerie permettant de dépenser des sommes conséquentes et d'attendre plusieurs semaines que son employeur veuille bien le rembourser. Garantir un remboursement sous quelques jours est aussi une manière d'honorer un contrat de confiance entre une entreprise et ses salariés. Or, pour y parvenir, il faut aller au-delà de la numérisation des notes de frais. Il faut digitaliser votre processus de gestion de frais professionnels. Si tout est numérisé et que l'information passe rapidement d'un poste à l'autre, le remboursement sera alors plus rapide. Et c'est la moindre des choses pour des salariés qui ne ménagent pas leurs efforts lorsqu'ils sont en déplacement.

Des approbations sans friction

Relancer à plusieurs reprises, en personne et par email, un manager pour valider une note de frais devrait être quelque chose d'inconcevable aujourd'hui. Si vos notes de frais sont numérisées, elles ont normalement la capacité de voyager facilement au sein de votre entreprise. Ainsi les managers responsables de la validation des demandes peuvent les approuver en quelques secondes depuis leur smartphone. Avec un workflow adapté, les approbations sont rapides et sans friction. De quoi éviter qu'elles se perdent dans un flot d'emails non lus.

Une expérience nouvelle

La mobilité n'est pas uniquement le fait de partir en déplacement professionnel. C'est aussi la possibilité de travailler depuis chez soi, chez un client, ou même dans un espace de co-working à l'extérieur de l'entreprise. Or, ce n'est pas parce qu'un salarié est en mobilité qu'il ne peut pas créer et suivre ses notes de frais. 

Intégrer la mobilité à ses notes de frais crée une expérience nouvelle et très appréciée, en particulier pour les générations Y et Z, très sensibles à cette notion.

Fin des tâches manuelles à faible valeur ajoutée

Il n'est pas rare que la mission de certaines personnes soit de vérifier manuellement les reçus et justificatifs, de faire des copier-coller entre deux tableaux Excel ou de contrôler des formulaires PDF.

Toutes ces tâches chronophages sont terminées avec la numérisation des notes de frais. Vos collaborateurs peuvent enfin travailler sur des missions plus stratégiques à forte valeur ajoutée. En effet, avec la numérisation vient aussi le temps de l'automatisation. La note de frais circule donc dans un format unique, avec des contraintes qui respectent la politique interne. Votre service comptable peut ainsi se concentrer sur des fonctions plus analytiques plutôt que vérifier qu'un reçu corresponde bien à une ligne saisie. Laissez la machine faire ce travail pour vous !

La satisfaction des collaborateurs est une approche complexe, mais importante pour les entreprises qui doivent se battre au quotidien pour attirer et fidéliser les meilleurs talents. Or, si tout le monde n'a pas la même appétence vis-à-vis de la technologie, on aime lorsque les règles sont simples et les outils utiles, non seulement pour l'entreprise, mais aussi pour les salariés. Et c'est justement là qu'une application professionnelle de gestion des notes de frais peut faire toute la différence.

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