Voyage d'affaires : Optimisez vos dépenses avec Concur Travel

Lors de Concur Fusion Exchange 2017, les équipes de Concur ont consacré une session aux meilleures pratiques de Travel & Expense. Cette sélection s’articule autour de quatre grandes thématiques : Économies, Respect de la politique voyage, Satisfaction de la communauté voyageur et des assistants, et Sécurité. Zoom sur ces bonnes pratiques.

Économies

C’est grâce à un bon pilotage de votre budget voyage et une bonne visibilité qu’il est possible de dégager des économies. Voici quelques unes des fonctionnalités utiles :

Le coupon SNCF  

Parmi les nouveautés, le coupon SNCF peut désormais être utilisé dans la solution. Suite à un retard, la SNCF a automatisé les coupons de remboursement. Il vous est donc possible depuis le mois de juin de les réutiliser dans Concur Travel, de façon à déduire automatiquement le montant lors de la réservation.

Pour maximiser les économies sur les voyages d’affaires, il est crucial de comprendre quels frais peuvent être inclus dans les notes de frais. Concur Travel simplifie la gestion de ces notes en mettant en évidence les coûts éligibles incluant l’hébergement, les repas et les trajets liés aux réunions ou déplacements spécifiques.

Le booking switch

Contrôler son budget passe notamment par la centralisation des réservations ON/OFF à travers un seul point d’entrée, afin de guider les voyageurs vers le canal le plus approprié. En intégrant Concur Travel & Request, les utilisateurs n’ont plus à réfléchir si leur demande est éligible ou non au « online » mais vont être dirigés automatiquement en fonction de leurs critères de recherche. 

Réserver facilement un déplacement lors d’un voyage d’affaires, que ce soit pour des réunions ou des transports vers un lieu spécifique, devient alors direct et intuitif. Ce processus simplifie le choix du trajet le plus efficace tout en minimisant les coûts associés. Cette approche garantit l’utilisation des options les plus conformes à la politique de l’entreprise et économiquement avantageuses. Finis donc les voyages simples réservés en offline qui entraînent des frais d’agence online, mais aussi les voyages complexes (multi-stops). Il est techniquement possible de réserver le multi-stop dans l’outil avec l’intervention d’un agent qui permet sans aucun doute d’optimiser le prix moyen (ATP).

Best Buy - Location de voiture

Bien que la voiture arrive souvent après les dépenses de vols et d’hôtels en termes de volume, le prix double rapidement lorsqu’il s’agit d’une livraison/reprise à des endroits différents ou d’un type de véhicule supérieur (ex : SUV). Concur Travel permet d’affiner les résultats en fonction de la politique tarifaire : en sélectionnant de manière dynamique le meilleur tarif disponible ou tout simplement un tarif fixe, public ou négocié.

Cette validation contribue à l’importance de la productivité et à une gestion efficace de la trésorerie pour l’employeur. En situation d’urgence, la négociation avec les compagnies aériennes pour des conditions avantageuses devient cruciale. À partir de là, il sera possible de calculer un montant de tolérance et y ajouter un suivi des réservations hors politiques.

Reporting

Voici les différents moyens que Concur met à votre disposition pour faciliter les remboursements de train ou d’avion. Ce système joue un rôle clé dans la gestion des coûts associés aux déplacements professionnels, simplifiant ainsi le suivi des dépenses. En plus de cette simplification, Concur Travel permet de se faire rembourser ses notes de frais d’avion rapidement et sans complication. 

• À travers les rapports Travel : obtenez la visibilité des réservations directes grâce à Triplink.
• Si vous avez souscrit à Travel & Expense, la plateforme de Business Intelligence permet de créer, des rapports T&E et surtout des segments de voyages (vol, hôtel, voiture…) qui ont fait l’objet de notes de frais, mais qui ont été réservés en dehors des canaux de distribution  : SBT ou agence. Cela vous permet ainsi d’identifier les sources de «  leakage  » et donc de détecter les possibles négociations avec les fournisseurs.

Respect de la politique de voyage

En établissant une politique de voyage, l’entreprise favorise l’autonomie des collaborateurs dans la sélection de leurs trajets et modes de transports. Cette démarche assure également la flexibilité nécessaire pour répondre aux besoins des déplacements professionnels. En conséquence, elle s’engage à contrôler efficacement les budgets et les coûts associés à ces déplacements. Cette politique a été mise en place lors du déploiement de la solution et vous la maintenez à jour régulièrement. Malgré cela, vos collaborateurs continuent à réserver auprès de prestataires qui ne sont pas ceux que vous souhaitez mettre en avant ou bien, ils réservent des tarifs que ne sont pas ou plus ceux que vous avez négociés . Cette situation vous empêche de véritablement contrôler l’allocation du volume des dépenses sur le nombre restreint de prestataires que vous avez choisi et ainsi de réaliser des économies potentielles.

Chassez les squatters et assurer le respect de vos contrats

Pour rappel, un squatter est un hôtelier que vous avez retiré de votre programme hôtel, mais qui continue à charger un tarif négocié. En vous permettant de monitorer vos contrats et de cibler la remontée des tarifs négociés uniquement pour les parties avec lesquelles vous avez un accord en cours de validité, l’outil vous permet de supprimer les squatters de la liste des résultats concernant les établissements d’hébergement.

Vous pouvez pour chacun de vos contrats, indiquez votre code contrat pour chaque établissement ou chaîne avec lesquels vous avez négocié Vous pouvez donc supprimer de votre programme hôtel les anciens contrats et ainsi empêcher la remontée de vos anciens accords. 

En parallèle, sur l’aérien, il est possible de masquer ou d’afficher sans permettre la réservation - “show but do not allow” - une classe de service à haute contribution (full-flex business par exemple) sur une compagnie donnée. Choisir une TMC (Travel Management Company) compétente amplifie l’efficacité des politiques de voyage. Elle assure une adéquation précise entre les choix de voyage et les directives de l’entreprise, offrant ainsi une flexibilité accrue pour les déplacements professionnels.

Adresser le « leakage »

Dans le cas où les voyageurs souhaitent, par exemple, réserver un hôtel qu’ils affectionnent, l’outil leur demande de justifier pourquoi l’hôtel préalablement sélectionné n’a pas été réservé. Cela est prédéfini dans une liste de réponses : pas besoin, logement dans la famille, préférence pour un hôtel hors des prestataires sélectionnés, etc.

Satisfaction de la « Travel Community »

Comment satisfaire les utilisateurs pour qu’ils dépensent mieux ? Une des clés réside avant tout dans un bon accompagnement et une bonne compréhension des raisons de la politique voyage définies dans l’outil.

Vous avez défini une politique voyage, mais il reste encore à faire adhérer vos voyageurs. La solution vous offre des moyens simples de communication  : 

• Info-Message (rappel de la politique voyage ou aide à la navigation) : chaque étape de la réservation sous forme de fenêtre pop-up, par exemple (aérien, hôtel ou voiture)
• Espace permettant de consulter toute la politique voyage (lien en bas à gauche de la fenêtre qui renvoie vers un URL interne). Il est préférable de le personnaliser (user friendly).
• Vue assistante : les assistants doivent être chouchoutés, car ils/elles sont de grand(e)s utilisateurs/utilisatrices de T&E. L’outil propose un espace où est disponible la liste de tous les voyages, avec la possibilité de laisser un message aux autres assistants et assigner une tâche à une personne.
• Multi-pax SNCF : pour aider à la gestion des réservations des multi-pax, il suffit d’activer une fonctionnalité en amont, avec un champ du nombre de passagers (4 au maximum) dans la fenêtre de recherche. Il est aussi possible d’ajouter un collaborateur ou une personne de l’externe. Le prix prend en compte les différents voyageurs.

Intégrer l’écoresponsabilité des déplacements professionnels, y compris les réunions et le trajet vers les sites de projet dans la politique voyage est essentiel. Cela encourage des pratiques qui réduisent l’empreinte écologique des activités tout en maintenant une qualité de service élevée pour les voyageurs engagés dans ces déplacements. Découvrir comment les voyageurs d’affaires peuvent devenir écologiques en privilégiant des transports responsables ajoute une dimension supplémentaire à cette initiative.

Sécurité des voyageurs

Devoir d’information

L’entreprise est responsable de ses employés lors de l’exécution de leur fonction pendant un déplacement professionnel. Afin d’assurer ce devoir de protection, ils doivent être informés  dès la planification du voyage. Concur Travel & Request permet de lui indiquer le niveau de risque du ou des pays de destination. Vous avez la possibilité de personnaliser ces niveaux de risque, ainsi que le contenu de la fiche pays.

Consentement du voyageur

Afin de s’assurer que la fiche pays est lue, il est possible d’obliger le voyageur à consentir qu’il est bien informé de la destination où il se rend et des risques potentiels encourus. De même, il ne lui est pas possible de cocher la case, si la fiche pays n’a pas été parcourue.

Bien entendu, en fonction du niveau de risque du pays, le processus d’approbation peut intégrer un niveau supplémentaire lorsqu’un département Sécurité (en central ou en local) nécessiterait d’être informé et de donner son accord.

Plus d’informations sur Concur Locate

Dans les mois à venir, de nouvelles fonctionnalités (paiement virtuel, express check-out, augmentation du nombre de partenaires connectés, etc.) vont voir le jour, pour encore et toujours, faciliter la vie de tous les utilisateurs de Concur. 

Si cet article vous a plu, nous vous invitons à découvrir notre offre Concur Travel ainsi que nos bonnes astuces pour encourager les collaborateurs à choisir des voyages d'affaires durables !