Voiture de fonction : comment fonctionne cet avantage en nature en 2023 ?

Dans un contexte d'inflation galopante et d'augmentation du prix du carburant, la question du transport est importante pour les salariés qui doivent se rendre sur leur lieu de travail et se déplacer. La voiture de fonction peut aussi jouer un rôle clé pour recruter et fidéliser des salariés à des postes spécifiques. C'est notamment le cas des managers, directeurs, mais aussi, et surtout, des commerciaux ou techniciens qui sont constamment en déplacement. Parce qu'elle est un avantage en nature, l'attribution d'une voiture de fonction doit répondre à certaines règles, en particulier sur le plan fiscal. On vous explique tout ce qu'il faut savoir sur ce sujet en 2023.

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Quelles sont les différences entre une voiture de fonction et de service ?

Il est important de bien clarifier plusieurs sujets quand on évoque la voiture de fonction. Parmi celles-ci, la distinction entre voiture de fonction et voiture de service est importante.

Qu'est-ce qu'une voiture de fonction ?

Une voiture de fonction est un bénéfice en nature qui est octroyé par le chef d’entreprise à un salarié. Cette décision revient à l'employeur, qui décide, selon sa politique interne, des personnes bénéficiaires. En général, cela concerne :

• Les salariés qui sont amenés à faire beaucoup de route et à se déplacer fréquemment, comme les représentants commerciaux professionnels.
• Les directeurs ou cadres dirigeants en raison de leur statut, mission, ou besoins de déplacement.

L'attribution d'une voiture de fonction est mentionnée dans le contrat de travail. Il est donc impossible de retirer le véhicule à l’employé sans son accord. Et lorsque c'est le cas, le retrait doit faire l’objet d’un avenant et d’une revalorisation salariale, afin de compenser la perte de cet atout.

Si une voiture de fonction est utilisable par le salarié pour ses déplacements professionnels, c'est aussi le cas pour ses déplacements privés, y compris les soirs, les week-ends et pendant les vacances. L'employeur peut alors financer le carburant, ou non, sur les déplacements privés, ainsi que l'avantage nature logement. Comme tous les avantages en nature, la voiture de fonction est imposable. Elle figure donc sur le bulletin de salaire des personnes concernées et est soumise aux cotisations sociales et aux charges patronales.

Pour un salarié, la voiture de fonction est un avantage considérable, car elle remplace son véhicule personnel, et les frais d'entretien, d'assurance et de carburant sont pris en charge par l'entreprise.

Qu'est-ce qu'une voiture de service ?

Une voiture de service est un véhicule utilisé à titre professionnel. Son usage professionnel se limite donc aux impératifs de la mission du salarié - voire, dans certains cas et avec l’accord du chef d’entreprise - aux trajets domicile - travail. Une voiture de service est mise à la disposition permanente des salariés qui se déplacent souvent ou non, et elle est partagée entre tous les usagers. Elle peut ainsi être utilisée le matin par un technicien en intervention, en début d'après-midi par un manager qui doit voir un client, et en soirée par le responsable marketing qui part sur un salon professionnel prévu le lendemain. L'utilisation des voitures de service ne constitue pas un bénéfice en nature. Il s'agit plutôt d'un bon moyen pour remplacer les frais de déplacement liés à l’activité professionnelle. Les salariés n'ont ainsi pas besoin d'utiliser leur propre véhicule ou de louer une voiture, et de faire les notes de frais afférentes.

Voiture de fonction vs. voiture de service, en résumé

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Les deux méthodes pour calculer la voiture en tant qu'avantage en nature

Pour calculer cet avantage, il existe deux options : une évaluation au réel ou au forfait. Explications.

Méthode 1 : l'évaluation de l'avantage en nature aux frais réels

Les règles de calcul varient selon que la voiture ait été achetée ou louée par l'employeur. À noter que s’il paie le carburant pour les déplacements privés, ce budget sera à majorer pour sa valeur réelle.

Si le véhicule est acheté par l’entreprise

Dans le cas d’un véhicule acheté, les dépenses réelles comprennent l’amortissement du véhicule TTC sur 5 ans à hauteur de 20 % par an, l’assurance et tous les frais TTC. Si le véhicule a plus de 5 ans, le pourcentage d’amortissement est de 10 %.

Exemple avec un véhicule acheté neuf il y a 3 ans pour un montant de 60 000 euros sans prise en charge du carburant : l'avantage aux frais réels  est de (20 % du coût d’achat + assurance + frais d’entretien) × nombre de km parcourus à titre privé ÷ total de km parcourus par le véhicule pour la même période.

• 20% du coût d'achat: 12 000 €
• Assurance et frais d'entretien : 2 000 €
• Kilomètres parcourus à titre privé : 12 000
• Kilomètres totaux parcourus : 52 000

L'avantage aux frais réels est donc de 14 000 x 12 000 / 52 000 = 3 230,77 €.

Si le véhicule est loué par l’entreprise

Dans le cas d’un véhicule loué ou en location avec option d’achat, les dépenses réelles comprennent le coût global annuel de la location, auquel s’ajoutent l’assurance, et les frais d’entretien TTC. Ce montant est ensuite rapporté au kilométrage parcouru. Exemple :

• Location annuelle du véhicule : 5 000 €
• Assurance et frais d'entretien : 2 000 €
• Kilomètres parcourus à titre privé : 12 000
• Kilomètres totaux parcourus : 52 000

L'avantage aux frais réels pour ce véhicule loué sera donc de 7000 x 12 000/ 52 000 = 1 615,38 €

Méthode 2 : l'évaluation de l'avantage en nature au forfait

Là aussi, les règles de calcul changent selon que le véhicule de fonction soit acheté ou loué par le patron, et selon si le carburant pour les déplacements privés est payé par l'entreprise.

Si le véhicule est acheté par l’entreprise

Pour un véhicule acheté, cette évaluation forfaitaire de l'avantage non monétaire correspond à :

• 9 % du prix d’achat TTC (12% si l'employeur paie le carburant).
• 6 % si le véhicule a plus de 5 ans (9% si l'employeur paie le carburant).

Pour prendre l'exemple d'un véhicule de 50 000 € acheté il y a 2 ans, où le responsable d’entreprise paie le carburant pour tous les déplacements, l'avantage en nature sera de 50 000 x 0,12 = 6 000 €.

À noter que le forfait annuel doit être proratisé si le véhicule a été mis à la disposition du salarié en cours d’année.

Si le véhicule est loué par l’entreprise

Lorsque le salarié paie ses frais de carburant, l’évaluation résultant de l’usage privé est égale à 30 % du coût global annuel TTC comprenant la location, l’entretien et l’assurance, basée sur sa valeur réelle.

Lorsque l’employeur paie le carburant, l’évaluation se fait sur 30 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurances) plus frais réels (sur factures) de carburant utilisé à des fins personnelles, ou sur 40 % du coût global annuel pour la location (location, entretien, assurance et coût global du carburant utilisé à des fins professionnelles et personnelles).

Cette évaluation est plafonnée à celle qui résulte de la règle applicable en cas de véhicule acheté (le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat).

Le cas du calcul de l’avantage en nature pour les voitures électriques

Lorsque le chef d’entreprise met à la disposition d’un salarié, entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2024, un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique, l'URSSAF précise que les frais d’électricité payés par le gestionnaire n’entrent pas en compte dans le calcul de cet avantage, et qu'un abattement de 50 % est à effectuer sur ce bénéfice dans sa globalité (abattement plafonné à 1 800 € par an). Les bornes de recharge pour véhicules électriques peuvent également jouer un rôle crucial dans le calcul de cet avantage, notamment lorsque le salarié utilise la voiture de fonction à des fins personnelles.

Aussi pratique qu'elle puisse être pour les salariés concernés, la voiture de fonction nécessite toutefois de mettre en place les processus internes pour déterminer les bons calculs et s'assurer de sa conformité. C'est pourquoi il est stratégique d'être doté des bons outils, que ce soit pour calculer les avantages en nature, comme pour mieux gérer ses notes de frais.

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