Valoriser ses collaborateurs pour leur offrir une meilleure expérience collaborateur

Plus que jamais, vos employés savent ce qu'ils attendent de leur travail, où ils veulent travailler et ce qu'ils pourront tolérer. Il semblerait que la pandémie a eu cet effet-là.

S'il y a une grande leçon à tirer en matière d'emploi ces dernières années, c'est que le travail à distance peut s'avérer efficace et que les employés l'apprécient. Mais le fait est qu'il ne fonctionne pas aussi bien qu'il le pourrait. C'est ce qui ressort du nouveau rapport d'Oxford Economics et de SAP Concur intitulé Valoriser ses collaborateurs, basé sur une enquête mondiale menée auprès de collaborateurs et de responsables de services financiers et informatiques.

L'enquête montre que de nombreux responsables sont bien conscients de leurs lacunes en matière de gestion de la flexibilité du travail et en matière de traitement des processus et technologies des notes de frais et voyages d'affaires. Il en va de même pour leurs collaborateurs. Et parfois, il existe des écarts notables entre ce que les collaborateurs croient et ce que les employeurs perçoivent.

Les attentes des collaborateurs.

Six travailleurs sur 10 affirment que la plupart des employés ont réévalué ce qu'ils apprécient dans un lieu de travail, mais les responsables sont moins nombreux (46 %) à penser qu'une telle remise en question liée à la pandémie a eu lieu.

Si vous pensez qu'il ne s'agit que d'argent et d'avantages sociaux, détrompez-vous : les collaborateurs sont beaucoup plus nombreux que les responsables à penser que leur entreprise offre un bon équilibre entre les deux.

La flexibilité du travail : une réalité bien ancrée.

La moitié des responsables et des collaborateurs s'attendent à ce que le travail s'effectue totalement ou partiellement à distance au cours des deux prochaines années. Près de 7 collaborateurs sur 10 affirment être plus performants lorsqu'ils peuvent choisir leur lieu de travail et leurs horaires. Mais la plupart pensent ne pas disposer des outils nécessaires : seuls 38 % d'entre eux affirment que la technologie et les politiques de leur entreprise favorisent la flexibilité du travail.

Des lacunes en matière de technologie et de processus.

Seulement 42 % des collaborateurs travaillant à distance déclarent bénéficier d'une technologie suffisamment fluide pour effectuer le travail correctement. Parmi les processus non optimisés pour le travail flexible : les politiques de conformité, la facturation, les rapports de notes de frais et voyages d'affaires, la vérification des rapports et la diffusion de conseils liés à la pandémie de COVID-19.

Seul 1 responsable sur 8 estime gérer efficacement la cybersécurité : un constat qui donne à réfléchir en matière de gestion des risques et de travail à distance.

Le manque d'attention.

Seulement 4 collaborateurs sur 10 déclarent que leur entreprise utilise des enquêtes officielles pour évaluer l'opinion des employés. Et moins de la moitié des responsables (46 %) mettent à profit les commentaires des collaborateurs pour mettre à jour les politiques de notes de frais et voyages d'affaires.

Il est difficile de déterminer exactement ce que veulent les collaborateurs, mais vous n'y parviendrez certainement pas si vous ne leur demandez pas ou si vous ne tenez pas compte de leurs commentaires lorsque vous le faites.

Prêts à partir.

Seulement 37 % des collaborateurs ne recherchent pas activement un nouvel emploi. C'est un chiffre frappant si l'on considère les choses sous cet angle : moins de 4 membres de votre équipe sur 10 sont tellement satisfaits qu'ils ont l'intention de rester.

Tandis que la fidélisation et l'expérience collaborateur sont au centre de l'attention dans le contexte de ce que certains appellent la « Grande Démission », une question importante demeure : êtes-vous à l'écoute et prêt à agir ?

Meilleures pratiques pour un travail satisfaisant et productif

Vos collaborateurs sont experts dans l'art de saisir des chiffres et de procéder à des transactions de faible envergure, mais ce type de travail n'est pas très gratifiant au fil du temps. Ils préféreraient consacrer leur temps à des tâches intéressantes et plus importantes plutôt qu'à des tâches fastidieuses. Vous en convenez probablement.

Les collaborateurs des autres services souhaitent également se concentrer sur leur véritable travail au lieu de collecter des reçus, de corriger des notes de frais et de jongler entre un système et un autre. Ils désirent éviter les frustrations et accordent de plus en plus la priorité à la durabilité, tout comme le fait l'entreprise. Étant donné le rôle que jouent les notes de frais et les voyages d'affaires dans tous ces domaines, et dans l'optique de la fidélisation, cela ne représente pas seulement un défi pour les RH. C'est aussi un défi pour vous, d'autant que les finances jouent aujourd'hui un rôle plus important que par le passé.

Le rapport d'Oxford Economics et un nouvel eBook SAP Concur, intitulé Gestion des frais et déplacements professionnels pour une prise en charge intégrale, de la productivité à la fidélisation, abordent le défi que représente l'amélioration de l'expérience collaborateur face à l'évolution du travail et des lieux de travail.

Optimisez vos processus.

De nos jours, les processus doivent fonctionner aussi bien à distance qu'au bureau. Envisagez d'automatiser les workflows d'approbation et de centraliser les informations sur les les notes de frais et les voyages d'affaires, afin que les collaborateurs puissent faire des choix sûrs et intelligents avant et pendant leurs déplacements. Offrez à vos collaborateurs une technologie permettant de photographier un reçu, puis de collecter les chiffres et de les placer dans les bonnes catégories sur les notes de frais. Une note de frais qui s'écrit toute seule est la définition même d'une meilleure expérience collaborateur.

Utilisez des technologies avancées.

Les solutions basées sur le cloud sont essentielles pour assurer la flexibilité du travail, mais vous pouvez aller plus loin. Envisagez des solutions qui intègrent l'intelligence artificielle et le Machine Learning pour analyser les notes de frais avant le règlement et, par la suite, rechercher des schémas que les auditeurs humains ne peuvent pas voir. Intégrez vos systèmes de gestion des notes de frais et voyages d'affaires à vos systèmes ERP et de gestion des dépenses, tout en permettant aux utilisateurs finaux de passer facilement d'un système à l'autre. Globalement, vous gagnez en visibilité et en efficacité et les utilisateurs finaux bénéficient d'une meilleure expérience.

Orientez et formez.

Les collaborateurs disent (et les dirigeants le reconnaissent) qu'ils n'ont pas la formation nécessaire pour suivre l'évolution des politiques et des processus. Un manque de formation rendu plus difficile encore par la dispersion des effectifs. La formation et l'orientation intégrées aux applications et au système peuvent guider les collaborateurs tout au long du processus au lieu de les interrompre de manière frustrante. Vos collaborateurs apprennent et s'adaptent au fur et à mesure à l'évolution des politiques et des processus, tandis que vous améliorez la conformité et les orientez vers les bons choix.

Soyez à l'écoute.

Les attentes de vos collaborateurs peuvent varier considérablement et représenter un objectif en constante évolution. Mais cela ne signifie pas que vous ne devez pas essayer. Réalisez régulièrement des enquêtes sur vos processus et technologies et sur le ressenti des collaborateurs à leur égard. Pour vous aider, vous pouvez intégrer des outils de commentaires intuitifs dans vos solutions technologiques afin de collecter les avis, d'y répondre et de vous adapter.

Il existe de nombreuses approches pour tenter de rendre le travail et l'environnement de travail meilleurs pour les collaborateurs. Mais adopter une position attentiste n'en fait probablement pas partie.

Pour en savoir plus sur l'évolution des attentes des employés, les meilleures pratiques pour y répondre et la façon dont les solutions SAP Concur peuvent simplifier les processus, procurez-vous des exemplaires du rapport Valoriser ses collaborateurs et de l'eBook Gestion des frais et déplacements professionnels pour une prise en charge intégrale, de la productivité à la fidélisation.

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