Frais de déplacement
Valeur probante d’un document : comment ça marche ?
La valeur probante d'un document numérique est la garantie que sa valeur - et les droits qui lui sont conférés - est strictement identique à sa version papier. Pour parler de valeur probante, il faut donc avant tout parler de dématérialisation et de numérisation. C'est-à-dire transformer ses processus internes pour davantage d'efficience organisationnelle.
Avec le numérique, tout va plus vite pour tous les acteurs de la chaîne concernée. Dans le cas des notes de frais, cela concerne les salariés en déplacement, les managers en charge de validation, le service comptable qui doit enregistrer et traiter les frais professionnels, et le DAF qui souhaite avoir des tableaux de bord mis à jour en temps réel. Pour parvenir à ce niveau d'excellence, l’entreprise peut faire appel à un prestataire spécialisé pour s'assurer de la qualité des informations transmises d'une étape à l'autre. Et la valeur probante d'un document sert justement à ajouter un sceau de qualité qui assure la bonne conformité des informations partagées.
Qu'est-ce que la valeur probante ?
D'un point de vue juridique, le terme « probant » a trait à ce qui constitue une preuve. C'est donc un document dont on peut prouver la valeur légale et l'inaltérabilité. Un document à valeur probante permet de prouver un fait particulier. En l'occurrence, que la dépense effectuée corresponde bien à la réalité, et que ce qui la justifie constitue une preuve irréfutable de cette dépense. Cette notion renforce la valeur juridique des documents numériques dans le cadre de la transformation digitale des entreprises.
Si la valeur probante est si cruciale aujourd'hui, c'est que depuis 2017 pour l'administration fiscale et 2019 pour l'URSSAF, les documents électroniques peuvent avoir la même valeur qu'un document papier. Cela signifie qu'il est possible de numériser un document papier de manière conforme à la réglementation en vigueur, notamment le règlement eIDAS, afin de disposer d'une version numérique qui soit en tout point identique à la version d'origine. Mais pour que celle-ci soit reconnue par les pouvoirs publics, il faut que le document soit à valeur probante. C'est-à-dire que l’originalité d’un document archivé numériquement doit être prouvable en cas de besoin, afin de lever tout doute concernant un potentiel d'altération. La valeur probante vaut d'ailleurs autant pour les documents numériques natifs que pour les documents papier transformés en fichiers informatiques, assurant leur lisibilité et intégrité sur n’importe quel ordinateur.
L’enjeu ici est de garantir que la signature numérique, à l’instar de la signature manuscrite, soit reconnue pour sa valeur probante en s’appuyant sur des prestataires certifiés par une autorité compétente. Cela souligne l’importance d’une approche rigoureuse dans la sélection des technologies et des partenaires dans le processus de numérisation.
Pourquoi la valeur probante est-elle si importante ?
Un fichier numérique peut être facilement altéré et modifié. Il existe des centaines d'applications - dont certaines sont utilisables par le grand public - qui peuvent retoucher et éditer des documents. Le scénario de base est simple : un commercial peu scrupuleux prend le reçu d'un restaurant en photo avec son smartphone. Il modifie ensuite les chiffres via une application de retouche puis enregistre le reçu. Résultat : il peut se faire rembourser une note de frais qui ne correspond pas à la réalité.
C'est parce que toute information numérique peut être modifiée que la valeur probante est importante. Elle permet d'ajouter un niveau de contrôle supplémentaire pour une conformité à toute épreuve. Ainsi, elle évite la fraude, tout en s'intégrant dans un logiciel professionnel. Conformément aux exigences de la loi sur la dématérialisation des notes de frais, l’utilisation d’une signature électronique renforce l’intégrité des documents en créant une empreinte numérique unique. Lorsque le justificatif de la note de frais arrive au service comptable, ce dernier à l'assurance de la bonne conformité du reçu et peut procéder plus rapidement à son traitement.
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Découvrez les insights des voyageurs d'affairesComment rendre un document probant ?
Il faut utiliser une solution professionnelle, qui peut être une imprimante multifonction disposant de la technologie nécessaire, ou une application pour smartphone capable, là aussi, de respecter les critères imposés par la loi. Ces derniers sont au nombre de trois :
- Une reproduction à l'identique : la copie doit être conforme à l'original en image et en contenu. Rien ne doit être altéré, retouché ou modifié. Si le fichier doit être compressé pour en réduire son poids, cela doit se faire sans perte d'information.
- Un format unique : tous les documents doivent être numérisés et conservés sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données.
- Un système de sécurité, de conformité ou d'horodatage correspondant au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile doit être mis en place, intégrant notamment les dates des différentes opérations réalisées.
Pour s’assurer que sa copie numérique est fiable, il est essentiel de suivre ces critères à la lettre. Ces solutions doivent offrir un système de traçabilité permettant de retracer toute opération effectuée sur le document, y compris l’utilisation d’une empreinte électronique pour renforcer l’intégrité des données. En outre, il est recommandé d’utiliser des outils et des services certifiés qui garantissent l’intégrité et l’authenticité des documents numérisés.
Au sein de l’Union Européenne, la valeur juridique d’un document numérique certifié est reconnue, à condition que certaines normes soient respectées. Cela inclut l’application d’une signature électronique avancée ou qualifiée, qui confirme l’identité du signataire et assure que les modifications apportées au document après signature sont détectables.
Depuis un smartphone, il est donc possible de numériser un justificatif original de notes de frais en papier pour disposer d’un original digital « certifié conforme ». Il contient les mêmes propriétés juridiques et légales que l’original papier et n’est plus modifiable sans qu’une trace de la modification ne soit enregistrée.
Lorsqu'un document est certifié à valeur probante, il peut ensuite s'intégrer dans un processus de digitalisation interne. Dans le cadre des notes de frais, il est ainsi possible de transformer un reçu numérisé en ligne de dépense grâce à un logiciel capable d'identifier les montants TTC et HT, le nom du fournisseur, la date, etc.
En quelques secondes, l'application peut ainsi remiser la gestion chaotique des notes de frais au placard pour un nouveau système efficace, rapide, facile d'utilisation et… à valeur probante.
