TVA sur les frais de repas : guide pour la récupérer

Un repas au restaurant fait souvent partie des dépenses incontournables lors d'un déplacement professionnel. Repas d'équipe, déjeuner avec un fournisseur, dîner avec un client, repas sur le pouce lors d'une tournée commerciale en solo… les repas au restaurant font partie du quotidien des professionnels en déplacement, et leur gestion doit être parfaitement cadrée pour optimiser vos processus internes. La question de la déduction de la TVA sur repas est d'ailleurs un sujet à part entière, car les règles de récupération peuvent être complexes. Explications.

Les conditions pour récupérer la TVA sur les repas

Par défaut, les frais de repas font partie des dépenses ouvrant droit à récupération de la TVA pour les entreprises. Toutefois, il existe certaines règles à suivre :

• Le repas doit être pris dans un cadre professionnel : par exemple lors d’une réunion professionnelle avec des fournisseurs ou au sein d’un cabinet pour discuter des intérêts de l’activité, inutile de songer à inviter son conjoint ou sa famille aux frais de l'entreprise.
• Le montant doit être raisonnable : cette notion est sujette à interprétation et la politique interne de l'entreprise peut clarifier le montant recommandé ou le montant maximal qui sera soumis à remboursement.
• La facture ou le reçu doit clairement préciser la date, le lieu, le nombre de couverts, les détails des repas et la TVA. En général, si un salarié invite un tiers dans un cadre professionnel, il est recommandé de noter son nom et le contexte de l'invitation. Plus la note est élevée, plus elle peut être susceptible d'attirer l'attention des agents de l'administration en cas de contrôle. Il est donc important de justifier et documenter toutes les dépenses. De plus, la TVA ne peut être récupérée que si son montant est indiqué sur la facture ou le reçu.
• En cas d'établissement d'une facture (généralement pour les dépenses conséquentes), celle-ci doit être établie au nom de la compagnie et non à celui de salarié. Une décision du Conseil d’État* précise d'ailleurs que si la facture est au nom personnel du salarié, la TVA ne peut pas être récupérée. Il s’agit d’une exclusion qui souligne l’importance de respecter la fiscalité en vigueur.

Pour les situations où une note de frais est présentée sans TVA, il est essentiel de comprendre les procédures spécifiques à suivre pour traiter ces dépenses correctement. Lorsqu’il s’agit de tickets de caisse ou de dépenses mineures liées à l’activité de l’entreprise, adopter une approche rigoureuse est nécessaire pour la conformité fiscale.

Pour la récupération de TVA au restaurant, il existe deux grandes options : le remboursement au réel ou au forfait.

Le remboursement au réel signifie que l’employeur rembourse les dépenses de repas réellement engagées par le salarié. Pour cela, ce dernier doit soumettre une note de frais valide avec les justificatifs associés. Avec le remboursement au réel, le salarié paye le repas et la TVA et sera remboursé de la totalité de la dépense liée à son activité professionnelle. Au moment du traitement de la note de frais, l'employeur peut récupérer la TVA sous réserve de validation par un expert comptable afin de s’assurer de la conformité avec les règles fiscales. À noter que le remboursement des frais de repas est exonéré de cotisations pour un salarié.

Avec le forfait, l'employeur donne aux salariés une somme d'argent dont le montant est fixé par l'URSSAF, et qui doit couvrir les dépenses à engager pour les repas lors d'un déplacement. Le salarié peut utiliser ou non cette somme, ou plus ou moins selon ses besoins, et n'a pas à produire de note de frais. Par conséquent, il n'y a pas de récupération de TVA possible dans ce cadre.

TVA sur repas restaurant : quelles sont les dépenses éligibles à la déduction ?

Tant qu'un repas professionnel répond à tous les critères de l'administration fiscale et de la politique de l'entreprise, les dépenses engagées doivent être remboursées par l'employeur. Cela concerne également la consommation d'alcool, dont l'usage peut être restreint selon les règles internes. Pour assurer la déductibilité de ces dépenses, il est conseillé de consulter un expert comptable qui pourra valider leur lien direct avec l’intérêt de l’entreprise. En parallèle, les règles pour récupérer la TVA sur les cadeaux d’affaires exigent que ces derniers soient directement liés à l’activité professionnelle et respectent certaines limites de valeur. Les dépenses de repas du salarié en déplacement, soit dans un restaurant, soit dans son hôtel, ouvrent droit à la récupération de la TVA  (même si ce n'est pas le cas pour la nuitée).

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Que récupérer sur les frais de repas ?

Le taux de TVA sur les repas est variable selon ce qui est consommé et le contexte :

• 20 % pour les boissons alcooliques.
• 10 % pour un produit vendu pour une consommation immédiate (un repas au restaurant ou à emporter qui doit se manger dès l'achat, des boissons non alcoolisées servies au verre, etc.)
• 5,5% pour un produit conditionné dans des contenants permettant leur conservation et leur consommation différée (pain/ viennoiseries et pâtisseries, produits préparés chez un traiteur et vendus à emporter ou à livrer, etc.).

Si vous prenez donc une salade à manger sur place, une canette de soda, un verre de vin et une pâtisserie à emporter, la TVA du repas sera de 10% pour la salade, 20% pour le vin et 5,5% pour la pâtisserie et la canette de soda. Concernant la TVA sur les frais de déplacement, son applicabilité et son taux dépendent de divers facteurs tels que le type de dépense et la politique de l’entreprise en matière de déplacement. La déductibilité de la TVA sur ces frais peut également être influencée par la nature de la prestation liée au déplacement.

Pour les frais d’hôtel, la récupération de la TVA hôtel nécessite une attention particulière aux justificatifs fournis afin de vérifier leur lien direct avec l’intérêt de l’activité professionnelle de l’entreprise. L’intervention d’un expert comptable peut être utile pour valider l’adéquation des dépenses avec les critères de déductibilité. Cela est particulièrement vrai pour les dépenses liées à des tickets ou à l’utilisation de véhicules utilitaires, y compris les véhicules de tourisme sous certaines conditions. Cette spécificité souligne l’importance d’une gestion attentive des frais de déplacement pour optimiser la récupération de la TVA, incluant la déduction forfaitaire là où elle s’applique.

La TVA récupérable est un sujet important pour les frais professionnels, car elle peut s'appliquer ou non sur les péages, frais de transport, carburant, hôtel, cadeaux clients et parking. L'utilisation d'un outil professionnel permet d'éviter les risques d'erreurs et de confusion, tout en faisant gagner du temps aux salariés et aux directions administratives et financières qui doivent faire les suivis, validations, archivages et remboursements.

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* www.legifrance.gouv.fr/ceta/id/CETATEXT000027328302